淺談長慶石化公司采購與付款的內部控制制度

王萍

摘要：長慶石化公司作為一家煉油工業企業，產生成本最多的一個環節就是物資采購與付款，而由于采購環節牽扯到的部門比較多，容易出現舞弊等情況，故采購與付款環節采取良好的內部控制可以有效地降低采購成本，進而間接提高企業利潤。文章介紹了采購與付款環節的關鍵內部控制點，從采購計劃、過程、選商、入庫驗收及付款等五個方面深入研究長慶石化公司采購與付款業務內部控制現狀，分析采購、付款環節的內部控制存在的問題，提出內部控制優化建議，切實提高物資采購效率效能，實現公司更加穩健、更有效率、更可持續的發展。

關鍵詞：采購;付款;內部控制

一、引言

長慶石化公司目前采購與付款業務各環節存在計劃上報不及時，準確率不高影響采購周期，采購成本核算滯后，采購過程中周期過長，采購成本過高，供應商選擇過程中制造商比例過低，入庫驗收庫過程中倉儲服務不周，庫存比不合理及暫估金額太大，付款周期長，供應商積極性不高等問題，因此完善公司采購與付款業務的內部會計控制制度，健全公司業務記錄控制系統，加強關鍵控制點的控制，加強采購實施環節的相互制約和監督，對控制公司采購成本，提高經濟效益格外重要。

二、采購與付款的內部控制關鍵控制點

（一）需求計劃控制

物資采購實行計劃管理。所有采購物資必須由使用單位依據下達的投資計劃或財務預算安排編制需求計劃，按照分類管理權限，經規劃計劃部門或財務部門審核后提報物資采購部門，物資采購部門按計劃實施采購。采購需求計劃未經有效審批不得實施采購。

（二）選商過程控制

物資采購選商由公司物資采購部門組織。除公開招標采購項目外，技術復雜、關鍵及重要物資、專用物資的選商，采購部門應組織使用單位、專業管理部門等部門主要技術人員共同評審確定。其他一般及通用物資，由采購部門相關崗位人員評審確定。選商評審應審查供應商資質條件是否符合要求，綜合考慮供應商的技術水平、產品質量、行業信譽、同類型企業應用業績和售后服務等情況。

（三）采購過程控制

采購部門依據批準后的物資采購計劃及擬選擇的供應商名單，按照股份公司及公司相關管理規定選擇采購方式（包括目錄采購、招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等），編制采購方案。采購方案審核完成后實施采購，公司物資采購組織形式包括委托采購、自行采購。

（四）驗收入庫控制

采購完成的物資抵達或提供的勞務完成后，由獨立的倉儲驗收人員對照采購訂單或合同對貨物或勞務的規格、數量、質量及其他相關內容進行驗收，并出具到貨驗收單，為了達到控制目的，驗收人員必須是獨立于計劃提報，采購和財務部門的人。采購收貨具有雙重性質，不僅控制購買環節的經營活動，同時也控制收貨環節的管理工作。

（五）付款管理控制

采購部門在辦理結算業務時，要嚴格審核合同、發票及到貨驗收證明相關憑證的真實性，有效性及合規性。建立預付款和進度款審批制度，加強各類預付款、進度款的管理。定期與供應商核對應付賬款、預付賬款及應付票據等往來款項。如有不符，應查明原因并及時處理。

三、長慶石化公司采購與付款內部控制現狀及問題分析

（一）采購計劃內部控制現狀及問題

目前按照物資60大類將物資采購劃分為化工原材料、管閥配件、設備和金屬材料、儀器儀表及勞保雜項五個部分，每個部分都有專人管理。經各部門負責人審核通過的需求計劃匯總到采購部門計劃崗位，經計劃崗位平庫之后，生成采購計劃，經部門負責人審批后執行。物資采購管理中存在需求部門需求計劃提報不及時、計劃準確率低，導致采購周期不足，合同不能及時簽訂、材料成本核算滯后等問題。

公司2018年共提報需求計劃5777項，其中錯誤計劃114項，占總需求計劃的1.97%，實際有效需求計劃5663項;有效需求計劃中，已實施采購計劃4470項、代儲代銷計劃1193項。截至2018年11月末，采購計劃已落實4578項，占有效需求計劃的80.8;采購結果3267項，采購進度73.1%。計算數據表明，截至2018年11月末，采購計劃落實率僅為80.8%、采購進度僅為73.1%，嚴重影響財務結算及時率。

（二）采購過程內部控制現狀及問題

公司物資采購實行兩級集中采購管理，一級物資按照集團公司授權集中采購結果，進行目錄價格或短名單方式采購;對無集中采購結果物資，嚴格按照集團公司物資集中采購文件規定自行采購并履行相關審批、備案手續。二級通用物資采用“三集中”招標采購模式，與中標供應商簽訂年度框架協議或代儲代銷協議，形成二級物資采購價格目錄，依據實際采購計劃分批供貨結算;其它二級物資堅持“性價比最優”原則，采用招標、詢比價等方式實施采購。

但目前公司采購部分環節歷時較長，從而使采購周期時間長。根據2018年物資采購運行大表，共有444個項目， 2018年已到貨物資141項，平均到貨物資采購周期96.85天，其中單一來源平均采購周期95.43天、公開招標平均采購周期139.64天、目錄采購58.57天、詢價采購94.2天。

（三）供應商管理內部控制現狀及問題

截至2018年年底，隸屬于長慶石化管理的供應商共有125家。按照供應商類型分，制造商63家，占總數的50.4%、代理商6家，占總數的4.8%、貿易商56家，占總數的44.8%;按照供應商區域來劃分，陜西省境內供應商共有59家，占總數的47%，其他省份供應商66家，占總數的52.8%。

對目前的供應商庫進行分析，存在以下幾方面問題，一是從供應商庫的質量來說存在資質到期的供應商、異常經營供應商，供應商庫的質量不高;二是從供應商分類的占比來說，制造商僅占50.4%，與股份公司的要求存在一定差距;三是從供應商區域的合理性來講，異地供應商占了52.8%，與股份公司的要求也存在一定差距。

（四）采購驗收與入庫內部控制現狀及問題

2015年以前，公司未配套建設倉儲機構和庫房，主要輔材化工原材料采用裝置現場儲備形式，其它物資實施及時采購制，到貨直達使用現場，由使用部門按照屬地管理原則進行管理。2015年10月，公司與中油一建簽訂物資倉儲管理委托服務協議，由委托方管理公司倉儲物資。

經過四年的管理運行，基本滿足公司物資服務保障需要，仍有許多不足之處，一是制度、標準執行還需要不斷強化，雖然初步建立了倉儲管理體系，但是制度、標準的學習、宣貫仍然不夠，運行有效性有待進一步驗證，制度、標準需持續完善、優化;二是倉儲庫存金額與庫存結構不合理，需要進一步優化。2018年期末庫存金額為2477.08萬元，對比同規模煉廠，公司倉儲庫存金額仍然較低;倉儲庫存物資結構與公司日常生產結合不夠緊密，需進一步優化。三是倉儲服務水平有待進一步提高，公司倉儲管理由中油一公司承辦，其人員結構及業務素質參差不齊且人員變動頻繁，直接影響倉儲管理效率及服務水平，需進一步協調解決。

（五）付款環節內部控制現狀及問題

公司采購物資付款流程為采購崗位將已經驗收入庫并開具發票的結算資料統一上交至部門結算崗位，結算崗位檢查合同、發票及到貨驗收單等資料是否無誤，確認無誤后在財務共享平臺做ERP發票預制，經過部門領導，財務、合同部門及集團共享中心審核后完成掛賬，按照公司資金運行方案付款條件的要求，提交資金計劃后完成付款。

當前公司付款環節主要存在另方面的問題，一是付款條件復雜，付款期限太長，造成采購選商時供應商積極性不高，惡意抬高采購單價，增加采購物資成本。二是目前物資采購應付暫估金額大，為完成暫估考核指標，倉儲人員提前在ERP做入庫操作，造成大量的采購物資暫估掛賬，供應商拖延交貨和物資型號不符造成退貨等問題，從而造成成本不實，無法反映當期利潤，使企業會計信息失真，增加稅收風險（康晶，2015）。

四、長慶石化公司采購與付款環節內部控制優化建議

（一）計劃管理優化建議

做好計劃統籌管理工作，及時整理物資需求計劃，做好平庫利庫及采購計劃的編制，定期對采購需求計劃提報、執行的進度進行跟蹤統計。抓好監督考核，提升計劃管控嚴肅性。各單位按通知要求時間上報需求計劃。需求計劃內容要準確、詳實，便于采購執行，減少多次溝通。加大對使用單位計劃及時率、準確率、回退率的考核力度，確保計劃剛性執行。

（二）采購過程優化建議

強化采購前期管理，嚴格可不招標和單一來源的控制和審批，避免獨家比例過大、變相指定廠家和招標率低等問題。招標限額以下采購，堅持商務談判前價格分析工作，為在商務談判掌握主動權，發掘價格談判突破點。

加快采購流程各環節的進度，如按要求縮短詢價、談判、編制尋源結果（采購結果）時間，縮短審批時間等，以使物資在正常的采購周期內能順利到貨，全面保供。必要時可升級相關系統，從物資需求的到貨時間及正常采購周期倒推各節點辦理時間，在業務辦理及審批環節增加業務節點處理時間的提醒功能，緊急業務及處理時間短的業務優先提醒。

（三）供應商管理內控優化建議

嚴格按照集團公司管理規定，把好供應商準入關，同時堅持日常考評與考核評價相結合，建立“一單一評”的實時評價模式，扎實開展供應商考評工作，確保準入供應商資源質量可靠過硬。持續開展供應商現場考察工作，了解供應商的實際生產制造水平、質量情況和加工能力，也使供應商了解公司生產經營中遇到的難題，實現公司與供應商的雙向交流，全面提升庫內二級制造商資源質量，

（四）采購驗收與入庫內控優化建議

堅持到貨物資必須經過物資超市驗收方可入庫原則。物資到貨必須經過聯合驗收或者第三方檢測（含庫房保管員）入庫或送貨，嚴禁未經超市檢驗直接送貨到現場，確保物資到貨合理、受控。

加強第三方倉儲人員管理、制定制度流程、定期召開倉儲例會、強化日常考核，提高倉儲人員素質，服務質量;強化庫存物資保管、保養，嚴格按照物資保管、保養管理規定對物資進行管理，定期統計物資庫存情況，做好庫存時間在9個月以上物資的統計，避免形成積壓物資。

（五）結算付款內控優化建議

加強財務共享資金用戶的業務及操作應用培訓，適時優化調整財務共享資金審批流程，提高各部門（單位）資金付款效率。定期開展應付暫估專項清理工作，對暫估期限超過三個月的應付暫估款逐個訂單進行分析，要求供應商及時開具發票，結算崗位掛賬沖銷，并定期進行通報考核，后期采購物資嚴格做到“貨到票到”，嚴格履行合同，確有要求預付款的，應嚴格履行合同條款。采購部門負責與供應商進行有效溝通，從采購招標、合同簽訂入手，引導供應商主動接受票據結算的方式。與公司生產經營建設緊密相關的長期戰略合作單位，可適度放寬相關付款政策。

參考文獻：

[1]康晶.淺析應付暫估款存在的風險及對策[J].中國集體經濟，2015（28）.

[2]曾瀟雨.LK公司采購與付款內部控制評價與優化研究[D].沈陽工業大學濟，2017.

[3]吳彥.A公司采購與付款內部控制優化研究[D].江蘇大學，2017.

（作者單位：中國石油長慶石化公司物資采購部）