新形勢下加強電力企業檔案現代化管理的思考

吳小玲

摘要：檔案是電力企業發展史的真實記錄，為了適應高速發展的信息化社會需求，企業應注重自身的檔案管理工作。基于此，本文分析了新形勢下加強電力企業檔案現代化管理的措施，包括明確檔案管理工作的重要性、提高管理人員綜合素質、完善管理規章制度等，以期為有關人士提供參考與借鑒。

關鍵詞：電力企業;檔案;現代化管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-00-01

引言

企業檔案管理隨時代進步而不斷完善，逐漸擁有了更好的管理檔案體系。在信息化技術支持下，電力企業也開啟了現代化的檔案管理，但實際管理工作中仍存在諸多的不足，因此，分析新形勢下電力企業檔案管理是必要的，應結合實況，提升管理水平。

一、明確檔案管理工作的重要性

檔案作為一種信息資源，與企業生存、發展息息相關，對現代企業健康發展起著重要作用，其不僅是保存各種記錄的載體，同時也是對相關工作的考察，更是領導決策的依據。檔案管理工作是一項專業性較強的工作，企業應充分認識到這項工作的重要性。

電力企業檔案包括了諸多內容，類型多、信息量大，例如：科技資源、聲音圖像、企業內部資料和各種訊息。規范的檔案管理是衡量企業管理水平的重要依據，企業的檔案如果未保存好，則會影響自身的發展，下文將圍繞兩個方面來闡述檔案管理工作的重要性。

一方面，是檔案資料。檔案資料是查實的有力手段和必要佐證，現階段，通過各種類型檔案資料的快捷整理及日益完善，確保可以隨時調取相關信息，利于更快速地了解企業發展狀況。

另一方面，是檔案管理的真實性。檔案真實地記錄著不同類別的相關事宜，保護了企業與員工的利益保障，在法律上也是得到了強有力的保障，減少了不必要的糾紛[1]。

二、提升檔案管理人員綜合素質

檔案管理人員是企業的“執行官”，掌握企業檔案管理現代化流程，例如檔案的歸納、分類、編號以及現代化信息錄入等，因此，對管理人員素質有著較為全面的要求。

第一，政治素質。熱愛人民，堅決執行國家各項法律法規，遵守職業道德，服從領導安排，遵守紀律，此外，更應具備較高的機密性和政治性，嚴守國家法律法規。

第二，良好的知識體系。檔案管理人員需要具備極高的專業文化水平，同時也應具備一定的協調、寫作和管理能力，有較強的事業心，懂得一定的檔案管理學知識，包括：中外檔案史，檔案保護學等，并且要熟悉大部分檔案的業務法規，具備良好的學習心態，再者還應該掌握一定的領導學和管理學知識，從而滿足工作需要。

第三，身體素質。檔案人員應具有充沛的精力，檔案管理工作需要收集信息、編寫等，決定了該工作具有較高強度，不論是腦體、還是體力，均會有較大的消耗，而良好的身體素質，可以緩解人員工作緊張狀態。

第四，轉變管理理念。經調查發現，部分檔案管理人員還停留在傳統理念里，不能滿足實際管理需求，因此，應改變傳統觀念，結合現時代創新，加快提高檔案管理人員綜合素質。

三、建立健全檔案管理規章制度

檔案管理工作提倡按步驟有序進行，信息錄入應具有一定的規范性。同時，應注重結合管理檔案人員的具體情況，建立全新的規章制度，從而使其更高效地完成本職工作。

1.培訓制度

第一，培訓和學習是提高檔案管理人員素質的必要途徑，因此，應將培訓、學習納入企業未來規劃中，制定明確的培訓目標，展開一系列實踐培訓工作。例如：可以借助參觀、實習、交流等不同形式進行培訓，也可采取聽報告形式進行學習，為管理人員營造良好的學習氛圍，調動其積極性，深入開展以終身學習為目標。在學習培訓期間，可規范管理人員學習課程時的出勤率，有效組織開展人員高效學習，學習內容應包括專業技能、專業知識、法律法規等。此外，實踐中可采取成員互幫互助，推廣小組形式進行，同時，以實踐來調動檔案管理人員學習熱情。

第二，培訓過程中，應對管理人員做出相對應測試，測時可以小組或個人展開，具體內容應包括兩方面，分別是“能力”“意識”。

第三，培訓后期，對檔案管理人員進行考核，通常以團隊模式進行，以此滿足全員參加的需求，同時，可指定對員工的評估，內容應包括服務態度、安全保密、學習成果、管理水平等，并設定不同評分標準。此外，員工的課程情況、考勤記錄、水平測試都可記為人員后期考核成績[2]。

2.激勵體系

激勵體系包含了兩個方面，即：“正激勵”“負激勵”，其為提高檔案管理人員專業素質能力給予了充足的保障。

一方面，獎勵措施。例如：對能力較為突出者，給予各種獎項。通常可以包括物質獎勵與精神獎勵。如：現金獎勵、榮譽證書等。

另一方面，懲罰措施。例如：建立淘汰制度，對成績不理想的管理人進行培訓再評估，可使用老帶新形式，調動其上進心。

3.保密制度

檔案管理人員需遵守各項保密條規，嚴格執行，防止失密、泄密。同時，管理人員要嚴格執行檔案的查閱手續，確保借出的檔案，及時歸檔，核實。

四、完善企業檔案資源數據平臺

現代化信息時代的到來，沖擊著紙質檔案管理，實際管理中的不足日益凸顯，如：只供一次性書寫，不可大幅度修改，同時也不能滿足企業對稀有數據存儲及視頻保留的需求。而借助信息技術，構建檔案資源數據平臺，實現了視頻數據的有效存儲，特別是互聯網時代下，資源共享，借助大數據檔案，實現了對各種重要信息的查詢。尤其是云計算，在資源數據平臺的基礎上進一步提高了存儲量，實現了更多的信息錄入，真正地完善了企業檔案管理體系。

信息化時代，檔案管理的信息化、數字化特點不斷凸顯，實踐中應完善與檔案相關的一系列管理流程，同時，借助電子系統，從而更快、更準確地進行錄入，保證檔案的完整性，此外，要重視保密系統的建設，充分發揮信息系統的價值，更高效快速完成地完整管理工作。

結語

綜上所述，電力企業面臨著信息時代的考驗，特別是對其檔案管理工作提出了新的要求，面對機遇與挑戰，檔案管理人員應不斷總結經驗，逐步創新，豐富檔案管理方法，以此促進電力企業更好的發展。

參考文獻

[1]王玉玲.新形勢下加強電力企業檔案現代化管理的思考[J].成功：中下，2018（20）：20-20.

[2]葉燦麗.新形勢下加強電力企業檔案現代化管理的思考[J].辦公室業務，2018，（09）：102.