對新時期做好機關事業單位人事檔案管理工作的思考

馮笑

摘 要：人事檔案管理工作在機關事業單位的日常工作中占據較為重要的分量，考驗人事部門工作人員的能力，也關乎單位的發展情況。新時期，人事檔案管理工作面臨著新形勢、新挑戰，做好人事檔案管理工作對于本單位提高工作效率和核心競爭力具有重大意義。本文將結合機關事業單位人事檔案管理工作現狀，分析其中存在的問題，并給出相應解決辦法，具有一定現實意義。

關鍵詞：機關事業單位;人事檔案管理;新時期

一、引言

經過四十余年的改革開放，我國已經初步形成了社會主義市場經濟體制。在這一大環境中，若想讓自身實現較快發展，就必須盡快融入這一環境，將自身發展前景與市場需求緊密聯系在一起，作為國家行政功能一部分的機關事業單位也是如此。機關事業單位內部，人力資源部門能夠與市場進行有效交流和對接，人事檔案管理工作又是人力資源部門開展日常工作的重要內容。只有不斷完善工作方式，轉變陳舊思想，與時代變化統一步伐，在不斷進步的社會中打牢發展的基礎，才能實現傳統工作方式向新工作方式的平穩過渡，在發展中繼續創新人事檔案管理工作機制。

二、新時期做好機關事業單位人事檔案管理的重要性

（一）有利于提升人力資源管理工作效率

機關事業單位的人事檔案管理工作與社會上其他類型單位略有不同，其本身具有較為鮮明的特性，在實際開展過程中，機關事業單位必須嚴格按照國家相關法律法規，履行自身職責。如果對工作內容進一步細化，機關事業單位的人事檔案管理工作可分為機關事業單位工作人員的身份信息、基本履歷和工作表現等，這些內容關系著工作人員的組織關系、薪資待遇等個人福利，是一切人事檔案管理工作內容的基礎。

（二）有利于進一步深化人力資源管理改革

受到傳統因素的影響和制約，機關事業單位人事檔案管理工作開展過程中仍然不可避免地出現一些問題和障礙，單位領導對該方面工作積極性不高、事業單位部門和工作內容配置不合理、工作模式不能適應現代社會發展需求等均為事業單位存在的現象。加強人事檔案管理，對人力資源管理工作進行創新和優化，不僅能夠提高相關部門工作人員的工作效率，還會讓一些荒廢的工作動能得到釋放，讓事業單位工作氛圍活起來，進一步推動整體性的人力資源管理改革，對當前深化改革起到側面促進作用。

三、現階段機關事業單位人事檔案管理存在的問題

隨著互聯網和大數據技術的快速發展以及我國經濟社會的進步，機關事業單位人事檔案管理工作經過不斷完善和改革，取得了一定成績，相比以往已有明顯改觀，但科學技術的進步速度也在加快，人事檔案管理工作不可避免地會受到傳統工作模式的影響，在開展工作時還存在以下問題。

（一）人事檔案管理工作缺乏主動性

以往開展人事檔案管理工作時，部分工作是為了迎合上級領導檢查工作，這就造成工作人員不能以正常工作態度來對待人事檔案管理。受到計劃經濟時代的影響，國有企業和事業單位等國有單位的工作人員一定程度上出現懈怠和工作積極性低迷等問題，日常工作中消極配合或不配合相關部門的人事檔案管理工作。這種消極的工作方式已經不滿足日新月異的社會發展，已經對事業單位的發展產生了負面影響，必須盡快得到重視。

（二）人事檔案管理水平低，管理力度差

國內一些事業單位的人事檔案管理工作并不是自主管理的，往往外包給當地人才服務中心或者就業服務中心。這些機構的共性特點是流動性大，缺乏成熟的管理經驗和軟硬件設施、有成熟管理經驗的工作人員，這就容易出現管理效率低下甚至管理資料丟失等情況，無法適應新時期機關事業單位更好服務社會的需求。此外，利用大數據進行信息采集和收錄已經成為社會主流，但機關事業單位很多還在采用手工記錄檔案的方式，嚴重拖慢工作進度，影響工作效率，管理理念也與現代技術脫鉤，不利于機關事業單位更好開展工作。

（三）相關工作人員綜合素質差

人事檔案管理操作難度高、流程復雜，屬于技術類工作，工作人員不僅要充分掌握手頭檔案的詳細內容，也必須嚴格按照管理制度對人事檔案進行修改或優化。目前，我國機關事業單位尚未建立人事檔案管理人員的培訓體系，也很少有效監督和指正他們的日常工作，相關管理辦法的制定也并不嚴謹，致使人事檔案管理團隊整體素質低，不能滿足新時期機關事業單位越來越大的人力資源管理工作量。同時，相關人員工作狀態懶散，不能盡快處理好上級交代的工作，也不利于更好開展人力資源管理工作。

（四）管理的權限存在問題

我國機關事業單位管理模式以行政權力起主導作用，各職能部門間存在一定的級別差，部門之間開展工作的權限范圍也有所不同。這一現象導致機關事業單位各部門間不能做到職級分明，人員開展工作職責模糊不清。例如，人事檔案管理中有的工作內容歸屬于組織部門，也有的歸屬于人事部門，還有的歸屬于綜合檔案管理部門，這就導致一項工作多頭管理，讓開展這一工作的工作人員無所適從。這一工作本身也欠缺規范，管理的分散性造成工作效率低下，部門協調性差，信息交互不對稱等。一旦工作中某環節出現問題，管理和實際應用間就會加速分裂，很難調與各方之間的矛盾，極度制約人事檔案管理工作的正常開展。

四、做好機關事業單位人事檔案管理工作的對策

前文提到，我國機關事業單位經過不斷自我探索和改革，在人事檔案管理工作方面已經取得一定成果，能夠逐步適應快節奏社會的需要。為了能夠讓人力資源部門進一步提高工作效率，發揮其價值，筆者提出了做好機關事業單位人事檔案管理工作的幾點建議。

（一）提高單位領導對這一工作的重視程度

人事檔案在機關事業單位中的受重視程度與人事制度在單位中的變遷直接相關。在我國人事制度變遷過程的開始階段，人事檔案地位極高，一個人若想在社會更好生存，首先要在人事檔案上下功夫。隨著經濟社會和科學技術的不斷發展，人事檔案不再是改變生存條件的唯一辦法，地位有所降低，其權限也不能保證完好，人事檔案管理工作的重要性也相對下降。在新時期，要想更好開展人事檔案管理工作，先要讓機關領導認識到人事檔案管理工作至今仍然具有現實意義，需要得到足夠重視，這樣才能有效促進人事檔案管理工作的開展。通過這一工作，機關事業單位能夠在社會上發掘人才并招攬到內部，發揮其作用，為單位本身發展提供力量，保障單位能夠始終全身心投入改革工作模式，更好履行社會職責。機關領導與人事檔案管理人員要多加配合，加強合作，更好適應現代社會對于這一工作的需求，讓管理思維和管理措施更好融合，讓人事管理真正落到實處，發揮作用。

（二）加快優化人事檔案管理工作模式

信息化社會加快了機關事業單位人事檔案管理工作的改革進程。有些單位已經開始著手，調整和優化人事檔案管理工作中存在的管理分散、工作效率低下、部門間信息壁壘等問題，讓人事管理朝著更加集中和高效的管理模式行進，促進各部門間信息的快速流動和高效融合。當前，機關事業單位開展工作的首要目的是服務于社會主義市場經濟體制，因而管理人員要多學習新思維，摒棄傳統觀念，推進管理模式創新，并防止在開展工作時出現漏洞。

（三）提高相關人員的整體素質

當前社會變化速度快，人事檔案管理的工作內容和難度也隨之上升，這就對相關工作人員提出了新的要求。這一人群的整體素質決定了該單位人事管理工作的水平，為了保障單位內部的平穩運行，可先進行各部門之間的信息流通，讓同一門類下的信息自動匹配，減小改革過程中對信息內容的遺漏。機關事業單位要建立健全工作人員定期培訓制度，使其通過自身工作水平的提升來不斷應對現代社會的挑戰，更好服務于人民，最終實現對機關單位人事管理工作的促進作用。

（四）利用互聯網大數據技術實現智慧管理

互聯網大數據技術現在已經成為現代社會不可或缺的工作手段，作為國家行政功能一部分的機關事業單位，也應該利用互聯網大數據技術的便利條件。機關事業單位要加快內部網絡平臺的建設，盡快將手工信息采集儲存人事檔案的方式轉換到線上采集儲存的先進工作模式上來，紙質文件日后只作為存檔，以備查證需要。開展線上線下協同進行的人事檔案管理工作，會節約工作人員的時間，促使他們將更多精力放在其他管理工作上。

五、結束語

綜上所述，在科學技術水平和社會經濟水平快速發展的今天，機關事業單位決不能抱殘守缺。要想自身獲得長久發展且更好服務于人民，必須要摒棄傳統觀念和工作模式，提高對人事檔案管理的重視程度，加快工作模式的創新，并保持工作人員的高素質水平，形成良好的工作氛圍，全面做好新時期人事檔案管理工作，為社會發展貢獻力量。

參考文獻：

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