巧用時間管理，提升公立醫院人力資源管理效能

王劉

[摘 要] 文章首先分析了公立醫院人力資源管理工作的特點，進一步列出了公立醫院人力資源管理工作人員時間管理現狀；然后圍繞提高人力資源管理效能的目標，從分清類型抓重點、有效控制外來干擾、合理安排工作計劃等三方面提出了一系列時間管理技巧。

[關鍵詞] 公立醫院 人力資源管理 時間管理

中圖分類號：R197.32 文獻標志碼：A

公立醫院是醫療衛生行業中比較特殊的類型，管理目標上強調公益性和非營利性。2019年1月，國務院辦公廳印發《關于加強三級公立醫院績效考核工作的意見》（國辦發〔2019〕4號）將持續發展作為公立醫院績效考核指標體系之一，持續發展指標主要通過人才隊伍建設和科教研能力來體現[1]。因此，加強和完善公立醫院管理，落實公益性，調動積極性，尤其是加強公立醫院人力資源管理工作，提升管理效能，推動醫院健康、穩定、可持續地發展。

一、公立醫院人力資源管理工作特點分析

（一）綜合性及繁雜性

醫院人力資源管理包含大量事務性工作。比如，工資核定、人員考勤、職稱晉升、人才申報、數據統計、人員招聘、辦理入職、離職等，每一項工作都與醫務人員個人利益息息相關。各種工作性質及重點不同，準確性及時效性要求高，占據管理者大量的工作時間和精力。

（二）規律性及突發性

規律性：公立醫院人力資源工作在每年固定的時間段內，基本都有相同的工作重點，此為例行工作，工作內容集中，有明確的截止時間。比如，人員考勤、工資變動、離職辦理等每月常規工作，工作流程及方法相對固定。而像高級職稱申報、資格考試報名、年度考核、年報等工作任務量較大，且規定完成時間較短，會造成在每年特定時間內工作強度特別大。突發性：醫院人力資源工作還包括大量計劃外的非例行工作，比如，咨詢電話、上級臨時布置的任務、計劃外工作變動、來人來訪、臨時為其他部門提供協作等。隨著行業競爭與革新速度越來越快，大型公立醫院的工作量及難度與日俱增。

（三）外部干擾多、時間碎片化

樹欲靜而風不止，這是工作過程中必須要面對的現實，各種各樣的干擾會讓工作效率大打折扣。及時通信工具如微信、手機、郵件、QQ等各種渠道傳遞的信息流，從各個方向向我們匯聚。這些信息流時間上同步性很強，往往一個時間點同時流向我們，同一時間段要處理多項任務成為常態。

二、公立醫院人力資源管理人員時間管理現狀

時間管理強調對時間的分配和利用，在順利完成重要工作的同時及時處理突發事件或緊急變化[2]。時間管理的重點是對待時間的態度和方式。

（一）任務繁雜疲于應付

人力資源管理部門是公立醫院整體工作的中心樞紐，每日要處理的工作類型各異、重點不同，獨立性較強，其中很大比例是事務性工作且時間期限明確。管理人員處理工作時，很容易壓力過大，導致身心俱疲，造成辦事沒有頭緒，工作效率低下。

（二）突發工作分散精力

處理工作過程中，常規的工作總是被突發性工作打斷，從而分散工作人員的注意力，以致疲于應付突發工作，而缺乏精力和時間處理更重要的任務，計劃內工作常常只能靠加班完成。長此以往，工作完成質量、個人業務能力和工作積極性都會受損。

（三）通信工具使用的尷尬

在實際工作中，上級布置任務、部門及同事間工作溝通等通常都是通過QQ、微信、OA系統等即時通信工具實現。此類工作已成為醫院人力資源日常工作的重要內容。反之，工作中如果因通信工具而不斷被干擾，反復出現工作—中斷—再工作的狀態，會導致工作人員心理疲勞，焦慮增加，大大降低工作效率。

三、掌握時間管理技巧，提高人力資源管理效能

（一）分清類型，抓住重點，高效有序開展工作

1.分清工作類型

如果是常規的事務性工作，那只需簡單分析一下，結合最新信息按既定程序完成即可。如果工作內容是關于開展新項目或解決難題的，則必須圍繞項目背景及可行性，問題存在原因及措施等制定最有效的方案。在開始每項具體工作前，進行全面、系統的準備工作必不可少。確定工作目標、步驟、方法，廣泛收集相關數據，協調好本部門及相關的部門人員。前期準備充分，往往能避免返工，保證后期順利推進。

2.善用信息系統

公立醫院人力資源管理工作要有突破，必須讓管理者從繁雜的事務性工作中解脫出來，這樣才有更多的時間去思考并解決更高層次的問題。隨著信息技術的發展，醫院可以通過信息管理系統來處理事務，例如，可將一些流程審批、人員考勤、項目申報等常規性工作放到線上，可以省掉很多事務性的工作量。因為創新性、項目性、問題性等難度較大工作更接近組織目標，是管理者更應該花精力去開展的。

（二）有效控制外來干擾對工作的影響

1.減少信息來源

各種及時通信工具時間同步性強，可以試著在特定時間內關閉一些信息流，減少同時間需要處理多任務，或者任務被打斷。弗朗西斯科·西里洛曾提出番茄工作法[3]：一個待完成的任務即一個番茄，假設一個番茄鐘為25分鐘，在這段時間內專注工作，中途不允許做任何與該任務無關的事。實際工作中這個方法很難嚴格執行，但借此思路，可以減少同步性信息。比如，不要一收到郵件、微信等就立馬查看回復。如果手頭正處理一項工作，完全可以先關閉掉一些信息來源，工作完成或者間歇的時候再去查看。

2.拒絕拖延，用好碎片時間

克服惰性，接受任務后第一時間處理完畢，拖拉會導致未完成工作越積越多；盡早、主動與工作相關部門與人員溝通，給協調方留足時間，爭取最優配合；常規工作有流程，突發工有預案。避免因還原同類工作而浪費時間。文檔及時分類歸檔，減少臨時需要而尋找的時間；內容相似的工作歸類合并，不同類型的工作交替進行。比如，長時間伏案工作后，可以穿插整理文檔等輕松的工作，既利用了碎片化時間，又提高了工作效率。

（三）合理安排工作計劃

1.識別關鍵任務及輕重緩急

當手頭同時有多項任務時，重點就是重要性及緊迫性識別。管理學家科維提出了時間管理的“四象限法則[4]，把工作按照重要、緊急兩個不同程度進行劃分，可以分為四個“象限”：緊急—重要、重要—不緊急、緊急—不重要、不緊急—不重要。識別緊急程度最重要的一點是明確任務的目標，要站在高層的角度思考。比如，領導給了你這項任務目的是什么，甚至更高一層思考，這項工作會給醫院帶來什么效益？在什么時間段完成會對整個醫院最有益？經過思考來辨別緊急程度。

2.制訂周全詳細的工作計劃

將本科室每年必須完成的與最可能開展的工作一一列出，按照從年到日的周期逐步細化、合理安排，保證自己隨時清楚當前最主要的任務。每年的一部分工作都會呈現規律性、周期性變化，通過詳細流程來規范工作，可以節省大量時間。在梳理全年工作時，對每年開展時間確定、完成期限短且工作量大的工作，可提前著手一些前期工作，避免集中突擊。人力資源部門突發性工作較多，計劃中要預留彈性時間，突發性工作分類并有應對預案。

四、結語

時間管理的本質在于把盡量多的時間用在正確的事情上，用在最值得做、最應該做的事情上。優秀的醫院人力資源管理者，心中應該不只有事務性工作這一座山，更應該將醫院愿景與目標結合到工作中，運用PDCA持續改進工作流程及方法，不斷思考，發現問題，解決問題，從而形成一條綿延不斷的山脈。設立目標，付諸行動，不斷攀登，從而達到組織目標和自我實現的雙贏。

參考文獻：

[1]國務院辦公廳.國務院辦公廳關于加強三級公立醫院績效考核工作的意見國辦發〔2019〕4號[R/OL].（2019-01-06）[2020-04-06].http：//www.gov.cn/zhengce/content/2019-01/30/content_5362266.htm.

[2]吉姆·蘭德爾.時間管理：充分利用你的24小時[M].上海：上海交通大學出版社，2012.

[3]Staffan Noteberg.番茄工作法圖解[M].北京：人民郵電出版社，2011.

[4]史蒂芬·柯維，等.要事第一[M].北京：中國青年出版社，2013.