關于數碼照片檔案管理問題的思考

宋光軍

[摘 要] 近年來，隨著社會經濟的迅速發展，我國越來越重視檔案管理工作，期望能夠提高檔案資料的利用率，使其能夠產生更大的經濟效益及社會效益，促進檔案事業的可持續發展。而數碼照片是檔案管理中的重要部分，需要采取先進的技術方法對其進行管理，以此提高檔案管理工作的效率及質量，提供更加可靠的檔案信息服務。為推進數碼照片的檔案管理，文章針對數碼照片檔案管理存在的問題進行分析，探究數碼照片檔案管理的改進措施，希望能為數碼照片檔案管理的發展提供有益借鑒。

[關鍵詞] 數碼照片；檔案管理；問題；對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

數碼照片是企事業單位及各類組織發展過程中形成的檔案資料，能夠將其作為個人及組織發展的參考依據，所以要采取有效的技術方法對其進行管理，以便能夠對其進行有效利用，使檔案管理的功能得以充分發揮。雖然我國數碼照片檔案管理已經積累了一定的經驗，但是在許多方面依舊存在一些問題。比如，數碼照片的歸檔意識不足、數碼照片檔案管理制度不夠完善、數碼照片檔案管理不夠規范、缺乏檔案安全管理的意識，這些都影響到數碼照片檔案管理的效果，給檔案使用帶來一定隱患。因此，有必要深入分析數碼照片檔案管理存在的問題，并提出一些科學合理的措施，促進數碼照片檔案管理不斷發展。

一、數碼照片檔案管理存在的問題分析

（一）數碼照片歸檔意識不足

根據以往數碼照片檔案管理情況來看，部分檔案工作人員都是以兼職的身份進行數碼照片的拍攝，但是這些工作人員缺乏專業的知識及技術能力，且數碼照片歸檔意識較弱，難以保證數碼照片的整體質量，給數碼照片檔案管理帶來較大挑戰。由于工作人員缺乏良好的數碼照片歸檔意識，對數碼照片的收集不夠及時，也無法保證數碼照片的全面性，甚至將數碼照片散亂的存放在各個部門，嚴重影響到數碼照片檔案管理的效率及質量[1]。

（二）數碼照片檔案管理制度不夠完善

完善的管理制度是促進各項工作順利進行的重要基礎，能夠為檔案管理人員提供可靠的指導依據。但是就實際情況來看，部分單位對數碼照片檔案管理的認識不夠全面，在數碼照片檔案管理制度建設方面存在一定疏忽，未能明確各個工作人員的指責，在數碼照片的拍攝方面存在分工不明確的情況，導致數碼照片的拍攝質量無法得到保障。比如，數碼照片的清晰度不足、數碼照片的拍攝風格不同，給數碼照片歸檔工作帶來較多隱患。

（三）數碼照片檔案管理不夠規范

在進行數碼照片檔案管理的時候，常常出現數碼照片信息不完整的情況，這主要是因為數碼照片的整理缺乏系統性，導致數碼照片檔案資料的使用價值比較有限。同時，拍攝人員在進行數碼照片的分類整理時，針對數碼照片的分類和文字說明缺乏規范性，其歸檔格式和分辨率無法達到規定的要求，使得數碼照片的規范性及完整性受到較大影響。比如，在數碼照片拍攝完成之后，僅僅填寫了數碼照片內容，對數碼照片的背景信息缺乏重視性，導致數碼照片的信息不夠完整，無法對其進行有效利用[2]。

（四）數碼照片安全管理存在問題

隨著數碼照片的數量不斷增加，數碼照片檔案管理對軟硬件設備設施的需求不斷提高，需要利用計算機設備、光盤及硬盤等等來進行數碼照片的保存和管理。但是在數碼照片的保存和管理過程中，常常會出現各種各樣的數碼照片檔案安全問題，導致數碼照片的完整性無法得到保障，甚至出現數碼照片丟失及泄漏等不良狀況。比如，在出現計算機設備運行故障的時候，難以對數碼照片進行有效利用，再加上網絡病毒種類越來越多，使得數碼照片面臨著更多的安全風險，這就需要采取有效的措施對其進行安全管理，使數碼照片檔案資料的安全性得到保障，促進數碼照片檔案管理的可持續發展。

二、數碼照片檔案管理的改進措施分析

（一）強化數碼照片歸檔意識

在進行數碼照片檔案管理的時候，檔案管理工作人員的思想意識直接決定了整個檔案管理工作的效率及質量，對數碼照片檔案資料的完整性有著較為重要的影響作用。因此，想要保證數碼照片檔案管理的有效性，首先就要做好宣傳工作，強化數碼照片歸檔意識，使檔案管理人員能夠及時對數碼照片進行處理，使其能夠成為可用的檔案資料。具體來講，可以組織開展一些有關數碼照片的展覽活動。比如，知識比賽、技術競賽、職工活動等數碼照片的展覽，以此增強各個工作人員的歸檔意識，及時對數碼照片進行收集、處理和保管。同時，需要做好相關專業知識和拍攝技術的培訓工作，從源頭上提高數碼照片的質量，確保數碼照片的清晰度達到要求，及時對數碼照片進行整理，使數碼照片歸檔工作得以順利完成。最后，需要對計算機設備、數碼相機、刻錄機的使用情況進行了解，確保數碼照片檔案資料的整體質量，為數碼照片檔案管理的開展提供有利基礎[3]。

（二）完善數碼照片檔案管理制度

1.數碼照片歸檔制度的優化。將《文書檔案歸檔范圍和保管期限》的具體內容作為參考，依據數碼照片的價值對數碼照片歸檔制度進行優化，確定數碼照片歸檔工作的具體范圍及保管期限。由檔案部門進行統一管理，對數碼照片歸檔的要求、時間和責任進行設置，并加強與各個部門的溝通，便于及時對數碼照片進行整理和移交，使檔案管理部門能夠及時完成數碼照片歸檔工作。

2.完善數碼檔案管理辦法。在進行數碼照片檔案管理時，需要針對不同的情況采取不同的管理辦法，以此提高檔案管理水平，使數碼照片檔案管理質量得到保障。因此，需要根據自身的實際情況對數碼照片檔案管理辦法進行優化，為數碼照片檔案管理工作提供可靠的指導依據。同時，需要明確各個工作人員的職責，重視數碼照片檔案管理監督機制的構建，將數碼照片檔案管理制度落實到底[4]。

（三）提供數碼照片檔案管理的規范性

1.數碼照片的全面收集。對科研科教、工會活動、黨政活動、創新成果等具有使用價值的數碼照片進行歸檔，保證數碼照片能夠反映某個事件的全過程，并確定數碼照片的產生源，明確各個人員的工作責任。在進行數碼照片的移交過程，必須將相關文字材料一同移交，由宣傳科對其進行篩選和整理，之后將其移交給檔案管理部門。

2.數碼照片質量檢查。仔細檢查數碼照片是否存在修改、信息不全、清晰度不足等情況，按照要求對其進行分類存儲，對于數碼照片存儲載體的質量、技術參數及保存格式也要加以重視，使數碼照片的完整性及真實性得到保障。

3.數碼照片分類整理。在保證照片信息不丟失的基礎上，確定數碼照片的統一格式，按照不同時期、不同的保存期限對數碼照片進行分類整理，比如將其分類到不同的文件夾，且文件夾命名要包括數碼照片的主要信息及其組號等等。

4.數碼照片數據庫的構建。利用現代信息技術構建完善的數碼照片數據庫，便于對數碼照片進行快速的查詢和利用，使數碼照片檔案管理的工作效率得以有效提升。在構建數碼照片數據庫的時候，需要包括數碼照片的文件名、拍攝者、拍攝時間、照片組號、形成部門、年度、保管期限、文字說明等等，為數碼照片檔案利用提供更多便利[5]。

（四）做好數碼照片安全管理

1.數碼照片檔案保存過程的安全管理。在利用計算機設備對數碼照片進行保存的時候，也要選擇硬盤、光盤等進行數碼照片的備份，避免因計算機故障問題造成數碼照片檔案丟失等情況。同時，在利用光盤進行數碼照片備份工作的時候，需要按照不同年度對其進行保存，并制定數碼照片檔案光盤目錄，便于對其進行查詢和利用，使數碼照片檔案安全得到保障。

2.數碼照片存儲環境的安全管理。對于存儲數碼照片的計算機設備，需要做好計算機設備的維護工作，降低空氣濕度、空氣溫度、灰塵等環境因素對計算機設備運行安全的影響，避免因計算機設備造成檔案丟失等問題。對于存儲在光盤、硬盤等介質的數碼照片，需要將其存放到環境適合的地方，不能接觸紫外線或過強的磁場，不能與周邊物體產生碰撞，以此保證數碼照片檔案資料的安全性。

三、結語

綜上所述，當前我國數碼照片檔案管理存在諸多問題，這需要充分了解數碼照片檔案管理的現狀及相關問題，強化數碼照片歸檔意識、完善數碼照片檔案管理制度、提高數碼照片檔案管理的規范性、做好數碼照片安全管理，通過各種措施提高數碼照片檔案管理水平，進而提供更加可靠的檔案信息服務。

參考文獻：

[1]和興蘭.關于數碼照片檔案管理問題的研究[J].北京檔案，2020（04）：36-38.

[2]艾濤.新時代數碼照片檔案科學管理探究[J].機電兵船檔案，2020（02）：71-73.

[3]徐微.關于數碼照片檔案管理的思考[J].蘭臺內外，2019（22）：21-22.

[4]張寧.數碼照片檔案的創新管理探析[J].檔案天地，2018（12）：52-53.

[5]楊俊莉.數碼照片檔案規范化管理芻議[J].檔案，2017（11）：59-62.