與時俱進 企業檔案管理變革出效益

摘 要：從事檔案工作近三十年，目睹社會發展，時代的變革，檔案管理也在社會大潮中與時俱進，管理上的革新為企業降本增效做出了一定的貢獻。

關鍵詞：借閱制度;變革;電子借閱

從檔案管理科學化模式傳統企業走進檔案管理基礎薄弱的科技領先設計單位。本人畢業當年1992年7月入淮南礦務局檔案館工作，淮南礦務局檔案館為國家一級企業檔案館，負責機關單位各處室的文書檔案管理的立卷歸檔和接收工作，提供機關各處室的借閱利用，人事部門的已故檔案的接收，負責地方煤炭史的編撰和企業修志工作，負責下屬42個礦廠企業的檔案室檔案管理業務指導，負責煤礦基建單位的基建資料的收集并參與竣工驗收工作，以及館藏檔案的鑒定銷毀工作，檔案種類齊全多，檔案業務范圍廣，是企業辦社會的經濟模式的產物。

2000年，計算機遇到2000年問題，又叫千年蟲，又叫電腦千禧年千年蟲問題，或千年危機，就是在某些使用了計算機程序的智能系統（包括計算機系統、自動化控制的芯片等）中，由于其中的年份只使用兩位十進制數來表示，因此，當系統進行（或涉及到）跨世紀的日期處理時（如多個日期之音的計算或比較等），就會出現錯誤的結果，進而引發各種各樣的系統功能紊亂甚至崩潰，因此，從根本上說千年蟲是一種程序處理日期上的bug（計算機程序故障），而非病毒。千年蟲問題危機的順利過度是計算機技術和互聯網技術的里程碑。

2000年7月，進入郵電設計企業工作，從傳統的企業改革前的經濟管理模式的企業檔案館管理業務里走了來，參與到科技領先企業檔案室達標國家科學技術事業國家二級檔案管理的工作中。并圓滿達標。從此郵電設計院的檔案管理工作在具有國家二級標準的檔案管理模式下運轉著。

由于計算機技術發展和更加深入廣泛的應用，當時的通信設計企業剛剛從手工機械制圖轉向用電腦軟件CAD制圖，十年間印刷出版技術水平不斷提高，出版設備經歷三到四次的更換，每一次都是技術變革。每一次都會帶來設計產品數量驟增。

檔案管理工作者歸檔整理借閱等檔案管理工作日益繁重，再固守檔案管理的舊模式，已經滿足不了生產工作的需求。革新管理模式，做好服務支撐，勢在必行。

一、通信設計企業產品檔案借閱的變革

變革之前，1、假如你要借一本設計，首先，你要先到檔案室，通過檔案管理人員把那本設計找到，才能填寫借閱單，再從檔案室走出來，需要找到院長、分管院長、生產經營部負責人、檔案室管理部門負責人簽字，一次借閱簽字，往往樓上樓下要跑幾個來回遍，甚至，還不可能一次性的把全部領導找到。最終目的，可能只是為了把自已已經交付出版歸檔了的紙質設計拿出去進行設計評審。2、剛入職的設計人員，為了學習前輩的設計經驗，多跑跑路，多見見領導，在跑路和見領導的過程中，熟悉了領導，熟悉了環境，得到了磨練，感受還是不錯的。可是，一旦，半年之后，出徒成師，已經開始負責單項設計，或擔任總負責人了。設計任務壓身，設計交付日期緊迫，百忙之中，為了拿出自己已經出版的設計，到處奔走，真的會叫苦連天，牢騷滿腹。3、院長行政事務繁忙，各種決策，大會小會，生產和管理，恨不三頭六臂。還要面對諸多設計人員的設計借閱簽字，至于什么設計，何時參加會審？不需要親自把關，也沒有實在意義。

改革就是要擔當，改革就是要革新，革新就是要刪繁就簡。

變革后：設計產品檔案的內部借閱一律只需要，并且僅需要部門領導和檔案管理部門負責人簽字即可。

科技飛速發展的時候，任何遲鈍，都會把你扔到云層之外，還要把自己裝在套子里，裹在真空里么？通信企業檔案管理再墨守陳規，恪守教條，何以能讓企業領跑經濟，引領社會？要做領頭羊，一定要甩掉一切束縛，奮勇向前，做時代的急先鋒，開拓者。

二、2010年之后，通信設計企業大生產平臺得以全面使用，設計生產效率得到飛速的提升。這時的借閱流程完全電子化。1、設計人員可以從不必要的人際交往中解脫出來，在電腦中從事設計的同時，便可以點擊和觀察借閱流程的進展，流程流到部門主任處，完成審批后，即可以調取該設計的電子檔案。2、電子檔案的提供利用，為檔案人員節約跑動簽字和到檔案室等待檔案管理人員調檔的時間，而且，調閱方便快捷，數據讀取靈活，大大提高了設計生產效率。3、集團系統內統一生產平臺的建立，首先集團系統內部數據實現共享。也為整個國家建立大數據數字社會奠定了基礎。

未來，國家要全面打破壁壘，拔掉數據煙囪，構建高層次的，統一的數據共享交換平臺，實現跨業態的合作，延伸數據范疇。當然，一定的保護還是需要的，未來國家，在知識和資源共享的基礎上，加快完善信息保護立法，構建信用共享環境，盡快明確個人信息權的法律地位、權利屬性，以及個人信息的收集使用原則。民法典的頒布和實施，會進一步推進我國在金融、通信、電子商務、教育、醫療衛生等重點領域，制定個人信息的行政法規和部門規章。

分久必合，合久必分，當快速發展時期，就要搶占領地，絲毫不得怠慢，當大局已定，社會財富得到了一定的積累的時候，我們再完善細節。檔案管理也是這樣，要與時俱進。

參考文獻

[1] 魏素珍.高校圖書館借閱制度思考[J].畜牧與飼料科學，2010，31（11）：71-72.

[2] 周廣學.借閱權流轉--一種值得關注的借閱制度[J].大學圖書館學報，2002，20（6）：53-55.

[3] 曾怡.大學圖書館借閱制度動態管理模式研究[D].重慶：西南大學，2009.

[4] 高玉潔，張艷彥.論高校圖書館借閱制度改革[J].農業圖書情報學刊，2009，21（6）：99-101.

作者簡介：孟慶梅（1968-06-），女，漢族，籍貫：安徽亳州市，學歷：大學本科，檔案館員。