高校圖書(shū)館檔案信息資料的收集管理和開(kāi)發(fā)

王仁秋

【摘要】作為高校管理中一部分，加強(qiáng)圖書(shū)館檔案方面的資源管理和開(kāi)發(fā)是非常重要的，可以促進(jìn)圖書(shū)館的良好發(fā)展。本文從其資源開(kāi)發(fā)的必要性出發(fā)，對(duì)當(dāng)下高校在檔案資源管理開(kāi)發(fā)方面存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的解決方法。

【關(guān)鍵詞】高校圖書(shū)館? 檔案信息? 資料收集? 開(kāi)發(fā)

引言

近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)于人才培養(yǎng)的重視，人們對(duì)于高校圖書(shū)館資源的開(kāi)發(fā)也更加的關(guān)注，期望通過(guò)檔案信息資源開(kāi)發(fā)來(lái)充分發(fā)揮圖書(shū)館在育人方面的功能。但是在實(shí)際中，由于一些客觀因素存在，使得這方面開(kāi)發(fā)沒(méi)有得到預(yù)想中效果，出現(xiàn)了許多問(wèn)題，如對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)認(rèn)識(shí)不足，缺乏有效的管理機(jī)制等。這些都給實(shí)際資源開(kāi)發(fā)帶來(lái)了很大阻礙，不利于圖書(shū)館發(fā)展。因此加強(qiáng)這方面管理是非常必要的。

一、檔案信息資料收集管理與開(kāi)發(fā)的重要性

對(duì)于檔案信息資源開(kāi)發(fā)和管理，對(duì)圖書(shū)館發(fā)展具有重要的意義，其主要表現(xiàn)有以下三個(gè)方面。首先，通過(guò)這方面工作開(kāi)展，圖書(shū)館在未來(lái)發(fā)展過(guò)程中將有據(jù)可依。圖書(shū)館在進(jìn)行戰(zhàn)略發(fā)展和規(guī)章制度進(jìn)行制定時(shí)，將可以參考這些檔案資料，從而制定出科學(xué)合理的發(fā)展戰(zhàn)略，避免一些錯(cuò)誤決策的產(chǎn)生。其次，檔案信息資源開(kāi)發(fā)可以為圖書(shū)館發(fā)展提供豐富的信息源。因?yàn)闄n案信息里包含了很多信息和知識(shí)，這些都可以為圖書(shū)館發(fā)展帶來(lái)幫助。最后，這些檔案信息是文化教學(xué)傳播的重要材料。通過(guò)有序良好的資源開(kāi)發(fā)和管理，可以為學(xué)生帶來(lái)更豐富閱讀資源，同時(shí)也是宣傳圖書(shū)館的重要資料。

二、當(dāng)下高校圖書(shū)館檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案認(rèn)識(shí)不清晰。在當(dāng)下檔案管理過(guò)程中，很多高校沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源開(kāi)發(fā)和管理的重要性，不了解信息資源開(kāi)發(fā)對(duì)于圖書(shū)館發(fā)展的作用。在平時(shí)工作中，他們往往會(huì)認(rèn)為檔案資料信息的存儲(chǔ)屬于檔案館的責(zé)任，只要保存一些要求的文檔和信息就好了。對(duì)于業(yè)務(wù)檔案和讀者檔案則沒(méi)有太多的重視，沒(méi)有采取相應(yīng)的保存措施。這樣就會(huì)導(dǎo)致一部分信息資源丟失，對(duì)于圖書(shū)館長(zhǎng)期發(fā)展會(huì)帶來(lái)負(fù)面的影響。

（二）缺乏完善管理制度。在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理和開(kāi)發(fā)時(shí)，需要確保操作的規(guī)范性，以及按照相應(yīng)的指導(dǎo)進(jìn)行資源的開(kāi)發(fā)。但是在實(shí)際中，相關(guān)部門(mén)在這方面的管理制度存在一定的不足，無(wú)法形成一個(gè)統(tǒng)一的管理體系。這就使得管理人員在具體操作中，沒(méi)有相應(yīng)的參考依據(jù)，從而使得資源開(kāi)發(fā)不具規(guī)范性，影響檔案信息資源的管理。部分高校在業(yè)務(wù)檔案方面也沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，甚至還存在個(gè)人保存的情況。一旦出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)情況，就很容易出現(xiàn)檔案信息丟失。

（三）檔案價(jià)值鑒定不足。在檔案價(jià)值鑒定方面，現(xiàn)在很多高校還不具備相應(yīng)的鑒別能力。很多高校在這方面缺乏專業(yè)的人員，不能對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行正確的鑒定，從而導(dǎo)致檔案資料保存年限與實(shí)際時(shí)期存在出入，影響檔案資料的正確保存。在這種情況下，檔案的管理就會(huì)出現(xiàn)混亂性，使得檔案價(jià)值出現(xiàn)鑒定錯(cuò)誤。

（四）管理方式較落后。在對(duì)高校檔案信息進(jìn)行整理和歸納時(shí)，采用的管理方式較落后，無(wú)法實(shí)現(xiàn)管理效率的提升，而且在一些信息存檔方面，有的還會(huì)出現(xiàn)漏存的現(xiàn)象。對(duì)于檔案信息資料的歸類，還是沿用傳統(tǒng)的方式，即通過(guò)人工記錄的方式，這樣也使得檔案存儲(chǔ)出現(xiàn)很多錯(cuò)誤，影響實(shí)際的信息管理。同時(shí)這種方式也使得資料檢索遇到了許多困難，無(wú)法高效、及時(shí)完成相應(yīng)檢索要求。

三、高校圖書(shū)館檔案信息資料良好管理和開(kāi)發(fā)的方法

（一）培養(yǎng)人員的檔案保存意識(shí)。為了保證這方面工作良好開(kāi)展，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該提高管理人員在檔案存儲(chǔ)方面的意識(shí)，讓其知道檔案信息開(kāi)發(fā)的重要性。在實(shí)際中可以通過(guò)宣傳教育等方式來(lái)提高管理人員在這方面意識(shí)，同時(shí)建立集散管理制度，將檔案進(jìn)行正確的劃分，然后針對(duì)不同類型的檔案信息移交給不同的部門(mén)進(jìn)行處理。比如對(duì)于日常事務(wù)性檔案，可以將其交給辦公室進(jìn)行存儲(chǔ)。對(duì)于業(yè)務(wù)檔案，則交給其他各部門(mén)進(jìn)行處理。在這過(guò)程中，需要制定定期提交的制度，這樣不僅可以培養(yǎng)管理人員的保存意識(shí)，同時(shí)也能夠明確各崗位之間的責(zé)任。

（二）拓寬檔案信息資源搜集渠道。要拓寬檔案信息資源搜集渠道，管理人員需要對(duì)檔案信息資料的種類進(jìn)行詳細(xì)的了解，知道檔案信息有日常管理和業(yè)務(wù)流程兩種，同時(shí)對(duì)于這兩者的具體內(nèi)容，管理人員也需要熟記在心。在了解信息資源種類后，就需要充分調(diào)動(dòng)各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的積極性，讓其根據(jù)自身的工作來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的資源搜集。在這過(guò)程中，管理人員可以采用集中與分散相結(jié)合的方式進(jìn)行搜集。在搜集過(guò)程中，除了一些常見(jiàn)文書(shū)檔案外，還需要對(duì)其他形式的檔案信息資源進(jìn)行搜集。

（三）創(chuàng)建檔案資源漸進(jìn)性共享制度。為了更好進(jìn)行檔案資源開(kāi)發(fā)和利用，管理人員可以通過(guò)漸進(jìn)性共享制度的創(chuàng)建來(lái)滿足這方面要求。眾所周知，檔案資源中會(huì)涉及用戶的個(gè)人信息，因此在進(jìn)行這方面資源利用時(shí)，需要充分考慮這方面的問(wèn)題，避免這些信息泄露。在當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)信息快速發(fā)展的時(shí)代，管理人員更要注意這方面的問(wèn)題，對(duì)檔案資源信息進(jìn)行有選擇性的選取，對(duì)這些資源進(jìn)行有效整理歸納后，將其傳送到相關(guān)的平臺(tái)，供廣大讀者進(jìn)行閱讀。同時(shí)對(duì)于這些信息還需定期的更新，確保信息資源利用最大化。

（四）做好檔案信息資源的編研工作。管理人員還需對(duì)檔案信息資源進(jìn)行良好的編研。通過(guò)這方面工作開(kāi)展，可以將一些分散的材料進(jìn)行集中的歸類和劃分。在這過(guò)程中，需要這些資料進(jìn)行分析，找到其中相似處，然后將其劃分為同個(gè)種類進(jìn)行編研。比如可以以學(xué)科或者課題編研為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)材料匯編。在編研工作開(kāi)展的期間，管理人員需要認(rèn)識(shí)到這是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，需要對(duì)此保持一定的耐心，長(zhǎng)期進(jìn)行編研。

結(jié)論：綜上所述，做好檔案信息資源的管理和開(kāi)發(fā)，會(huì)給高校圖書(shū)館發(fā)展帶來(lái)積極的作用。在實(shí)際中，管理人員充分認(rèn)識(shí)檔案信息管理的重要性，培養(yǎng)管理人員的檔案保存意識(shí)。同時(shí)充分調(diào)動(dòng)各部門(mén)積極性，讓其對(duì)不同的檔案信息資源進(jìn)行搜集，拓寬其中的搜集渠道，實(shí)現(xiàn)資源良好利用和開(kāi)發(fā)。

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