基于LIMS系統的環境監測檔案管理探索與思考

朱康奧

摘? ?要：環境監測檔案的有效管理對于快速識別環境問題、制定相應管理措施和有效治理環境污染具有重要現實意義。針對目前傳統環境監測檔案管理模式存在整理繁瑣、耗時長、成本高、效率低，以及檔案成果易被破壞等不足，本文通過對比分析基于LIMS系統的管理方式和傳統模式，分析其在環境監測檔案管理中的優勢及可能存在的問題，并提出了相應改進方向，可為環境監測檔案的高效管理和使用提供借鑒和參考。

關鍵詞：環境監測? 檔案管理? LIMS系統

中圖分類號：X830? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2020）06（b）-0124-02

環境監測是環境保護工作的基礎，是環境立法、環境規劃和環境決策的依據，而環境監測檔案是指在各種環境監測活動中直接形成具有保存價值的數據、文字、圖表、音像、照片等的各種形式和載體的文件材料[1]。高效的管理環境監測檔案，合理的利用環境監測相關數據和資料，能充分地提高環境監測工作效率，保證環境保護工作有序推進。目前，傳統模式下的檔案管理存在著各種問題與掣肘，已無法匹配日益更新的環境工作要求，因此，必須尋找一種更便捷、更高效的檔案管理方法。本文就傳統模式的檔案管理的問題予以介紹，并提出基于LIMS系統的檔案網絡化管理的相關辦法。

1? 傳統模式下檔案管理的問題

1.1 檔案整理繁瑣，需耗費大量時間與成本

傳統模式的檔案管理是基于紙質文件的管理。紙質檔案管理存在著規模大、種類雜、數目多的困難。在以往的檔案整理中，往往有以下幾個步驟：檔案分類與歸集、編目錄、裝訂、打印頁碼。檔案工作人員需根據以上步驟，一步一步地完成檔案整理、排序等工作，每一個步驟都存在著大量的工作量，同時，需要耗費大量時間，成本巨大。

1.2 檔案使用效率低下

對于傳統模式下檔案的查閱、利用也存在各種問題。雖然已經對檔案進行了整理歸集，但是當需要對某一種屬性或者類型進行查找時，有時需要翻閱一年甚至幾年的檔案，查閱繁瑣、效率低下。在提取某些關鍵信息時，還要利用逐頁復印、掃描等手段，有時甚至需要手工將數據錄入電子表格再進行分析，這嚴重影響了工作效率。而一旦提取到錯誤信息，一般也難以發現糾正，這也將影響到環境管理與決策的準確性。

1.3 檔案的成果易破壞

紙質檔案的局限性在于長期保存的方法不當，則易發生檔案潮濕、蟲蛀、腐爛等情況。而且后期工作人員查閱、參考這些資料時，案卷調度頻繁，造成磨損嚴重[2]，尤其是一次性翻閱、復印大量檔案文件的時候，會使檔案產生破損、沾污甚至丟失的情況。

2? 基于LIMS系統的檔案管理的優勢和存在問題

相較于傳統模式，基于LIMS系統的檔案整理是一個比較新穎的管理方式。本文在以下三個方面對基于LIMS系統的檔案管理的優勢進行了分析。

2.1 檔案歸檔整理方便有序

在日常的檔案整理中，不難發現大量的檔案都是監測報告及其原始記錄。而在LIMS系統的使用過程中，隨著監測任務在系統中流轉，原始記錄和監測報告均已在系統中生成。為了保證監測報告的整齊有序，可根據要求對報告進行分類，包括時間、報告類型等。只需要把分類規則在系統中維護好，系統自然將報告按要求進行排列順序，不需要人工再進行整理。當然，監測檔案不僅僅是監測報告，還包括了其他類型的文件。這些文件均可以通過掃描成電子文件的形式，最后將電子文件導入到LIMS系統中。

2.2 檔案查閱效率快捷

基于LIMS系統的檔案管理中一個最大的特點就是檔案數據便于查閱，而且LIMS系統可以進行精準查詢，這個在傳統的檔案查閱中是難以做到的。精準查詢是指對某一個細節進行遍歷式的查詢。如查詢近兩年所有地表水報告中氨氮的分析結果，或者查詢某一個企業歷史以來所有的分析報告，又或者查詢某一個斷面一年內所有的超標數據。通過LIMS系統可以快速得到相關成果并導出為表格，這極大地提高了查詢的效率，并縮短了時間，節省了大量的人力物力。

2.3 檔案不易丟失、轉移方便

相較于傳統檔案查詢時的各種問題，基于LIMS系統的查閱并不會使檔案產生丟失、破損、紙面變臟模糊等問題。LIMS系統的檔案調閱均是對于數據庫的讀取操作，只要做好數據庫的定期備份，檔案并不會因為數據頻繁存取、系統網絡波動等原因而產生損失。

同時，由于檔案的保存是一個長期的過程，很多檔案甚至是永久保存。因此在保存的過程中，難免會產生保存場地更換的情況。這時，傳統模式的檔案由于檔案量大、分類專業，不僅需要大量的人力物力進行檔案轉移，還需要檔案管理專業人士在轉移過程中按要求進行分類。LIMS系統相比起來，則省時省力很多。一是體積減輕了許多，LIMS系統檔案的載體并不大，減少了大量人力物力的支出。二是由于是對載體的轉移，只需要維護人員保證載體的安全，并不需要檔案管理人員對內部檔案進行整理。

當然，基于LIMS系統的檔案管理目前還并不成熟，具體管理中也存在以下問題。

2.4 基于LIMS系統的檔案管理缺少完整規范

LIMS系統是一個基于B/S架構，建立在計算機局域網上的一個實驗室信息管理系統。建立LIMS系統的主要目的是將實驗室的分析儀器通過計算機網絡連起來，采用科學的管理思想和先進的數據庫技術，實現以實驗室為核心的整體環境的全方位管理[3]，而這里面的功能并不包含檔案管理這一模塊。LIMS系統中檔案管理其實是作為使用者額外附加的一個需求，并不是系統自帶的功能模塊。因此目前雖然可以提高檔案的整理查詢分析的效率，然而由于缺少必要的文件制度，檔案管理的規范性無法在系統中體現。

2.5 電子載體保存時限短，易損壞

LIMS系統中的所有數據均保存在數據庫中，數據庫存在電子載體也就是硬件設備中。傳統模式下的檔案管理，紙質文件若是保管得當，可以保存千年不損毀，但是電子硬件設備并不能達到這一要求。隨著科技日新月異的發展，設備的更新換代是非常快的，基本5～10年就要淘汰一批舊的電子設備。因此，數據庫不僅要隨時備份，還應定期將數據遷移至新載體。而一旦載體損壞，找回載體內部數據會非常的困難，成本也會非常高，如果載體損壞嚴重，甚至會導致數據的丟失，這個代價是無法承受的。

2.6 系統存在病毒感染泄露信息的可能

雖然LIMS是基于計算機局域網的系統，理論上并不存在數據向互聯網泄露的可能，但是由于目前各監測站的網絡管理并不統一，往往存在著內部網絡與外部網絡混用的情況。這極易導致LIMS服務器感染病毒，從而導致數據泄露。同時，使用人員的移動存儲設備使用不規范，也易使系統終端感染病毒。

3? 基于LIMS系統的檔案管理改進方向

3.1 制度保障，依規管理

在環境監測檔案管理及應用中，相應的管理制度是重要的基礎與保障，對于環境監測檔案管理工作的開展有重要的意義[4]。建立完善的檔案管理制度，對基于LIMS系統檔案管理有著重要的作用。當然，檔案管理還應配備相應的專業檔案管理人員。管理人員的專業與素質，是制度落實到具體的關鍵。定期對人員進行培訓與學習，豐富其檔案專業知識，提高工作能力，確保檔案工作能依規管理、有據可循。

3.2 定期備份、定時維護

LIMS系統的檔案管理是一個不斷使用、不斷收集的過程，這和傳統模式的檔案管理區別很大。在日常的流程中，每時每刻都在產生新的數據，按照理論來說，每一份新數據都需要進行備份保存。然而實際上LIMS系統并不能做到這一點，時時備份不僅對系統服務器的壓力過大，而且也無法有足夠的空間存儲如此多的備份。因此設定一個合適的期限，定期備份是保證數據安全的關鍵。

電子產品中軟件的問題往往可以用技術解決，但是硬件的損毀則是一個不可逆的過程。系統服務器與存儲設備的完好，也是數據安全的基礎保障。為保證硬件的長久穩定運行，必須配備專業的維護人員，定時定點進行維護。同時隨著設備的更新換代，也要及時更換新的硬件設備。

3.3 規范網絡，正確使用

互聯網發展到今天，信息安全問題也逐漸引起人們的重視，基于LIMS系統的檔案數據安全也是如此。應建立信息安全保護制度，加強對基層員工的網絡安全培訓，規范LIMS系統以及電腦終端的使用。只有將檔案的信息安全工作做好了，才能保證基于LIMS系統的檔案管理工作順利進行。

4? 結語

環境監測是環境保護的重要工作之一，環境檔案則是環境監測的所有成果的整合。高效的環境檔案管理能提高環境數據的利用效率，而數據的精準利用則是治理環境污染，解決環境問題的依據。隨著環境問題越來越重視，環境監測檔案也比以前復雜的多。傳統模式的檔案利用效率已無法匹配如今的環境保護要求。LIMS系統目前在國內監測站應用范圍較廣，基于LIMS系統的檔案管理是一種更高效、更便捷的管理方式。最終的目的都是為了更好地服務于環境決策，解決環境問題。

參考文獻

[1] HJ /T 78.1-8.5-1994，環境保護部環境保護行業標準《環境保護檔案管理規范》[S].

[2] 洪瑤.信息時代環境監測檔案規范化管理思考——以四川省環境監測總站為例[J].四川環境，2014（2）：120-122.

[3] 易敏.環境監測實驗室信息系統建設探索與思考[J].環境科學與技術，2016，39（S2）：388-393.

[4] 張珊娜.環境監測檔案管理存在問題分析及對策[J].中國資源整合利用，2017（8）：94-95.