新時期事業單位檔案管理信息化建設創新探討

摘要：現如今，我國是信息化快速發展的新時期，很多領域都開始應用這一技術。事業單位的檔案管理工作也逐步完善信息化建設，但還是存在一些問題急需解決。本文針對目前事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題深入分析，并提出具有針對性的措施，希望能作為參考促進我國事業單位檔案管理工作發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

引言

檔案作為人員信息和各種實踐活動的真實記錄，歷史性和真實性是檔案最顯著的特征，對于事業單位而言，檔案可以直接反映單位的發展歷程，同時在檔案中還蘊含自身發展過程中的經濟和社會發展情況。另外，檔案信息是社會的映射，同時也是一個單位和政府政策的參考依據。作為社會服務組織，事業單位檔案管理是至關重要的，在社會高速發展的同時，事業單位檔案管理壓力也在增加?，F階段信息化是社會發展的大趨勢，事業單位為了管理好檔案資料，要堅持與時俱進，借助各種先進的信息化技術，實現檔案管理的信息化、數字化，助推事業單位穩健長遠發展。

1事業單位檔案管理信息化建設的必要性

事業單位的健康發展關乎國計民生，其在日常運營中產生的檔案資料是我國分析事業單位發展現狀，掌握事業單位發展趨勢，創新事業單位管理辦法的重要資源。以下對事業單位檔案管理信息化建設的必要性進行介紹：第一，近年來，事業單位在日常運營中產生的檔案數量逐漸增加，檔案類型和檔案信息載體也呈現了復雜性演變趨勢，包括醫院在內的事業單位中檔案管理部門的工作難度顯著提升，通過引進相關現代化技術和管理手段、管理理念，促進事業單位檔案管理信息化建設，將有效地提升事業單位內部檔案管理部門的工作效率和工作精度，檔案管理部門還可通過與事業單位內部的其他部門和我國相關管理部門相配合，產生協同發展效應。第二，目前，我國正處于深化醫療服務體制改革的關鍵時期，醫院檔案管理部門面臨著重大挑戰，實現檔案管理信息化建設，可以有效促進醫院檔案管理部門深入挖掘檔案信息的內在價值，積累醫療經驗，實現我國醫療服務水平的有效提升和醫療服務范圍的充分拓展。

2新時期事業單位檔案管理信息化建設創新

2.1引進先進的技術設備

事業單位想要做好信息化管理檔案的工作，必須引進先進的技術設備，這樣在一定程度上能夠提升信息化建設的質量。在選擇設備的時候，必須根據事業單位當前的情況制定最合理的管理以及建設方法。同時還要從事業單位當前情況出發，對權限進行設置，高效利用和開發所有功能，使系統軟件間操作可以兼容。此外，還要加大力度對安全管理進行維護，嚴格管控系統操作設備，如果資料涉及保密情況，就不能將此資料在外網操作，只能在安全內網中使用，提升資料的安全性。

2.2提高信息化建設的安全性

事業單位在進行檔案信息化建設時，必須要規范和完善檔案管理制度，并嚴格執行檔案管理工作的各個環節。需要注意的是，事業單位一定要規范使用員工檔案資料，強化工作人員對于檔案工作的掌握，促進檔案使用及保密措施的完善。除此之外，應該采用硬件保護和軟件預防相結合的方式針對電腦病毒進行技術防護，同時構建檔案信息安全防護體系減少黑客入侵現象發生。目前應用的防火墻技術，即在檔案部門的內網和外網之間設置保護屏障的方式，在避免泄露內部信息的基礎上防止外部人員非法獲取檔案的手段是最為常見的。像安全保密技術，如數字簽名、數字證書、加密技術等手段也在發揮著至關重要的作用。值得一提的是，事業單位各部門之間需達成統一標準，共同構建安全體系，降低安全風險。

2.3增加對檔案信息化建設的資金投入

對于檔案信息化來說，首先要有相應的先進設備，加大對檔案信息化建設的資金投入，用來引進先進的信息化設備。對原有的陳舊設備進行更新替換，不僅在某些方面簡化了操作程序，而且減少了設備由于陳舊而出現死機等問題。資金投入力度的增加不僅使得檔案信息化順利進行，還提高了工作人員的工作效率。新設備在性能方面自然遠遠超越舊設備，不僅體現在操作方面，在安全方面也略勝一籌，在檔案上再加一把鎖，使得一些機密檔案得到雙重保險。由此可見，增加對檔案信息化建設的資金投入使檔案信息管理效率提高。

2.4規范檔案管理制度，提高檔案管理效率

當前，我們正處在信息化時代，檔案管理模式逐漸從傳統保護管理模式，轉變為檔案數據信息共享和全面利用方向。我們要想進一步發揮檔案信息數據的作用和效率，則需要立足于實際，構建科學完善的檔案管理制度，并且不能隨意修改，檔案管理人員在將信息錄入檔案時，一定要嚴格國家所制定的著錄原則、文字標識、方法以及格式等方面的要求來開展工作，如果檔案管理人員無法實現著錄的統一，則在后續的檔案檢索過程極易出現錯誤，導致檔案信息數據準確性使用和提取受到影響。管理人員在對檔案信息數據進行歸檔處理時，還必須要使用統一規范的數據庫軟件和硬件，同時還必須要對紙質檔案進行統一歸檔，從而更好地為事業單位內部檔案信息資源的共享提供便利，真正意義上實現檔案管理信息化。

2.5促進系統銜接

事業單位在建設信息化檔案管理系統時，應該嚴格落實習近平總書記系列重要講話精神，按照“五位一體”總體布局和“四個全面”戰略布局，切實保證檔案信息化管理的有效性和針對性。面對日益增加的電子檔案數量，事業單位應該實現信息化系統的有效銜接。目前，事業單位檔案信息化系統主要包括檔案加工系統、檔案查詢系統、設置系統、管理系統和登記系統。為了提高信息傳輸的有效性，各系統之間必須進行有效銜接。

3結語

隨著我國科技的日益進步，事業單位檔案管理也應與當前的趨勢同步。事業單位相關管理人員應重視檔案信息化建設，以更專業的模式完善當前事業單位檔案管理中的不足，規范當前檔案管理制度，使制度具有針對性，進而促進事業單位檔案管理效率提高。

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作者簡介：蘭保劍（1978.7-）男，漢族江西宜春人南寧學院本科，助理工程師，從事檔案工作研究。