信息技術在高職院校文書檔案管理中的運用探討

朱瑩

摘 ?要：在信息時代背景下，檔案資源的重要性日漸凸顯，高職院校在開展文書檔案管理的過程中也積極探索信息技術的應用，希望能構建信息化檔案管理體系，促進綜合管理效能得到顯著的提升。本文結合信息技術的應用，針對高職院校文書檔案管理工作的優化開展進行了探究，僅供參考。

關鍵詞：信息技術;高職院校;文書檔案管理

在有效組織開展文書檔案管理工作的過程中，有效探索信息技術的合理化應用，能逐步構成信息化文書檔案管理綜合體系，文書檔案管理水平和綜合影響力會進一步增強，對于高職院校信息化檔案管理體系的構建和檔案管理綜合發展效能的提升起到良好的促進作用，能優化檔案管理效果，促進高職院校文書檔案資源實現高效化利用的目標，真真更彰顯文書檔案管理價值，因此要重點針對信息技術在文書檔案管理中的應用進行分析，為高職院校穩定發展創造條件。

一、信息技術應用于高職院校文書檔案管理的優勢

信息技術在高職院校文書檔案管理工作中的實踐應用能對文書檔案管理工作的科學穩定開展產生積極的影響，從不同的角度促進文書檔案資源的優化利用和管理效能的逐步提升。具體解讀信息技術應用于高職院校文書檔案管理工作中產生的優勢作用，發現主要體現在以下方面：

其一，能增強高職院校文書檔案管理工作的完整性。在信息化檔案管理平臺的作用下，能對高職院校文書檔案管理工作中涉及到的相關內容進行整合，將管理流程向網絡平臺轉移，在網絡信息技術的支撐下對不同環節的管理工作進行嚴格的控制，促進多種檔案資源的合理化應用，從而促進檔案管理效能得到進一步提升[1]。

其二，能提高高職院校文書檔案管理綜合效率。在引入信息技術優化檔案管理工作的情況下，能高效率針對文書檔案進行歸檔和整理，有助于形成完善的、系統化的管理模式，促進各環節工作的高效率開展，從而保障文書檔案管理效率和綜合水平不斷提升。

其三，有助于促進文書檔案資源的優勢共享。在信息技術的支撐下，高職院校文書檔案資源在大范圍內的共享成為可能，借助網絡信息技術的應用，能多渠道促進檔案管理資源的分享和傳遞，有助于提高管理水平，實現高職院校文書檔案資源的高效化利用目標。

二、信息技術在高職院校文書檔案管理中的有效應用措施

信息技術在高職院校文書檔案管理實踐中的合理化應用，需要完善的措施作為支撐，只有能從多角度探索信息技術的科學合理應用，才能促進文書檔案管理體系的構建，突出文書檔案管理綜合發展效能。

（一）全面推進文書檔案管理自動化建設

在實際組織開展文書檔案管理工作的過程中，有效的管理制度和信息技術支持能促進文書檔案管理工作自動化和智能化發展。因此在文書檔案管理工作實踐中，有關部門應該加強信息技術應用的重視，并對信息化、自動化文書檔案管理工作涉及到的法律法規和規章制度進行完善，選取合適的技術與文書檔案管理工作進行有機結合，保障管理工作的開展能突出高職院校文書檔案管理的特色，能在文書檔案材料歸檔、使用、調用等方面實現自動化和智能化管理，確保促進文書檔案管理水平進一步提升，為檔案管理工作的科學穩定推進創造良好的條件。

（二）優化文書檔案管理信息化工作模式

在實際組織開展文書檔案管理工作的過程中，探索信息化工作模式的有效應用簡單的說就是要健全檔案管理機制，引入信息化管理工作，可以嘗試綜合分析高校文書檔案管理工作的現實需求，構建信息化文書檔案管理系統，能具體按照不同的管理需求設置相應的信息化管理模塊，形成信息化文書檔案管理工作機制，降低傳統管理的不良影響，提升文書檔案管理的現代化發展水平[2]。

如高校在探索文書檔案管理信息化模式建設和實施的過程中，針對文書檔案加工工作，可以引入傳真機、數據庫等，對文書檔案進行數字化轉化，并開展文書檔案數字化管理服務，對資源實施數字化存儲和共享，促進文書檔案管理工作的優化開展，保障管理效率和效能得到進一步提升。

（三）構建文書檔案管理信息安全保障機制

在深入推進文書檔案管理信息化建設的過程中，必須明確認識到信息安全的重要性，只有能結合信息技術的應用構建完善的信息化管理體系，重點針對文書檔案管理中涉及到的問題進行優化，保證檔案數據庫安全、檔案存儲環境安全、檔案共享傳輸安全，在登陸身份驗證、密匙管理、數據證書等多種安全管理模式的作用下，在計算機網絡系統安全監控和殺毒軟件安全監控的作用下，提升文書檔案信息化建設安全保障水平，為資源的高效化管理和利用創造便利，切實彰顯高校文書檔案管理工作的價值，為高職院校在文書檔案管理工作中資源的高效化利用創造便利[3]。

（四）培養高素質文書檔案管理隊伍

高職院校文書檔案管理隊伍的信息素養關系到檔案管理信息化建設的優化開展，因此在信息時代背景下，為了更好的將信息技術融入到高職院校文書檔案管理實踐中，就要通過強化文書檔案管理人員的信息素養、專業能力、業務能力等，構建能與信息化文書檔案管理需求相適應的人才隊伍，結合信息技術的應用對高職院校文書檔案管理工作進行系統的優化，如此才能提高文書檔案管理工作的整體水平，促進信息化管理工作的科學穩定開展。在高素質文書檔案管理人才隊伍的建設方面，有條件的高職院?？梢試L試聘請專家學者對本校檔案管理人員實施教育培訓，使他們能借助先進的管理理念優化管理工作，加快高職院校文書檔案管理的信息化和現代化發展進程，促進文書檔案資源在高職院校人才培養工作中得到良好的應用[4]。

結語

綜上所述，在信息時代背景下，高職院校開展文書檔案管理工作的過程中，將信息技術融入到具體的檔案管理實踐中，能顯著提升文書檔案管理綜合效果，促進資源的合理化和高效化利用，對于高校教學和研究工作的優化發展也產生著相應的積極影響。

參考文獻

[1] 呂偉.信息技術在高職院校檔案管理中的應用[J].蘭臺內外，2020（20）：19-21.

[2] 黃寧.計算機信息技術在高職院校檔案管理中的應用[J].湖北工業職業技術學院學報，2019，32（03）：32-34.

[3] 秦鳳萍.信息化時代文書檔案管理創新策略研究[J].城建檔案，2018（01）：81-82.

[4] 秦鳳萍.信息技術在高職院校文書檔案管理中的應用[J].城建檔案，2017（12）：74-75.