人事檔案管理和運用研究

林鍵

【摘 ?要】人事檔案是記錄單位職工的學歷、政治面目、工作情況、獎罰措施、工資待遇等方面的有關情況。在單位中人事檔案為其選人用人、評價員工等方面提供了詳細的信息。本文依據當前我國人事檔案管理現狀對人事檔案管理進行分析與研究。

【關鍵詞】人事檔案;檔案管理;有效運用

【中圖分類號】R197 ? ? ?【文獻標識碼】A ? ? ?【文章編號】672-3783（2020）08-0230-02

在單位中，想要提高其效益，并充分調動職工積極性，讓職工實現工作價值，就必須對合理科學地運用人事檔案管理方式，將人事檔案管理運用到單位管理部門中，可以有效提高內部的管理水平。現階段，我國經濟水平與科學化技術不斷提高，我國各單位中的人事檔案管理方式需要進行改革與創新，單位中人事檔案管理在其日常經營管理過程中發揮著重要的作用，并影響著事業單位的整體發展，因此，必須對其進行深入研究。

1. 人事檔案的作用

人事檔案的主要作用是為單位人事管理部門提供一定信息。人事檔案是記錄歷史的真實信息，通過人事檔案，能夠詳細地了解職工工作經歷、軌跡以及職工過去的獎勵與懲罰，為管理部門科學管理及決策提供詳細的數據。人事檔案在職工工作中的任免、獎懲、晉升、調遣等方面有詳細的資料匯總，并歸入職工個人檔案中，以此作為考核的關鍵材料。所以，單位人事管理部門在對職工進行錄用、升職、考核時，都利用人事檔案作為參考依據，并及時了解職工各方面的工作情況，這對人力資源的配置與選拔起到了重要作用。

2. 人事檔案管理出現的問題

職工的技術水平是推動單位發展的根源，單位中人事檔案管理中保存著工作人員的所有信息。所以，對人事檔案管理與運用進行研究對預示單位未來發展具有重要的作用。在當今新時代發展下，要想提高人事檔案管理的工作效率，就必須對其發展不足之處進行深入分析并找到解決方案，以下就是關于人事檔案管理中出現的一些問題：

2.1缺乏完善的管理模式

各單位在人事管理方面，實行了多次改革，改革后在管理模式上雖有些進步但是仍然存在較大的問題。對人事管理檔案進行細分有以下幾種檔案分類：高干檔案、職工檔案、退休職工檔案、退休高干檔案、死亡職工檔案、死亡高干檔案。目前在一些單位沒有中人事檔案不能集中管理，并缺乏相應的管理體系，人事檔案被分成不同部分，檔案出現混亂而情況更不用說對其統一管理。

2.2信息化程度較低

當前部分單位的人事檔案中仍然使用紙質材料，并且檔案管理的收集、分類、記載和裝訂過程也仍然依靠人工。這種管理方式重視原始記載，給工作人員帶來極大的工作壓力，并在一定程度上影響單位的運營效率。在使用檔案的過程中，比如干部聘用和晉職、查閱職工個人資料，都必須查閱其相關時期的原始記錄和評審表，還要進行查找、復印、裝訂入冊等程序才能進行使用，這種傳統人事檔案管理方式浪費了大量的時間、人力與物力，并且檔案容易丟失，在每次查閱的過程中，都會對其造成損害，尤其是關鍵檔案一旦丟失或毀壞，會造成無法預計的后果。

2.3人事檔案管理人員專業素養不高

在各單位實際的工作中，有些單位對人事檔案管理缺乏認識，不重視檔案管理人員的專業能力與素質，甚至出現兼職管理，管理人員和其他部門人員輪換崗位等現象，兼職的管理人員對人事檔案不熟悉，并不了解檔案的收集、分類、裝訂、歸檔等業務，兼職管理人員日常工作只是負責檔案查找與保管，在通常情況下，人事檔案是處于無人看管、無人自主管理的狀態，這是因為部分單位對人事管理工作不重視，管理人員素質不高導致的，給人事檔案管理水平的提升造成嚴重影響。

3. 人事檔案管理方式的運用研究

3.1完善人事檔案管理機制

在人事檔案管理機制中，要堅決摒棄落后的管理思維與傳統的管理機制。完善人事檔案管理的重要途徑就是創新與改善企業中人事檔案管理機制。在檔案的日常管理工作中要保證速度與質量;并對其實行信息化與數據和的管理制度;在對檔案進行查閱工作時要保證工作的準確與迅速;保持科學與嚴謹的態度對待人事檔案的提取工作。在人事檔案管理中完整、準確的管理機制能夠保障企業管理部門工作可持續發展。2015年6月，某單位一名職工薛某申請提前退休，其在原單位從事過特殊工種并工期已滿十年，所以向單位申請提前退休，但是該單位單位經核查，薛某缺少某種記錄材料，經過薛某與原單位的聯系，最終找到所需材料并順利提前退休。經調查顯示，該職工原單位一直在不斷改進人事檔案的管理機制，并確保每位職工檔案信息的完整性。

3.2人事檔案管理技術要緊跟時代步伐

各單位要及時關注新時代下的發展前景與專業需求，目前大部分單位都已經在檔案管理中實現信息化技術與數字化技術，但是對于一些操作難度高的設備來說，仍然停留在簡單搜索方面，沒有真正實現先進的管理技術的應用價值。利用先進的信息技術管理能夠有效改善傳統檔案管理方式。利用信息化技術進行人事檔案管理，可以及時填補和查閱檔案內容，同時給整個單位職工信息的儲存帶來極大的便利，真正實現對檔案的高效實用價值。

3.3提高檔案管理人員的專業水平

單位想要從根源上改善其內部人事檔案管理效率，就必須招聘和征用專業的檔案管理人員并對單位內管理人員定期實施培訓。技術水平高超的檔案管理人員能夠依據時代的變化及時對檔案管理方式進行改革，并及時根據新時代發展的要求整改人事檔案。運用科學的管理手段實現檔案管理的規范性，管理人員具備較強的專業能力與專業素質可以有效提高人事檔案管理效率。

4. 結束語

綜上所述，企業或事業單位應該從觀念上轉變對人事檔案管理工作的態度，對現有員工實行有效培訓并招聘專業能力較強的檔案管理人員，運用先進的管理技術，完善人事檔案管理方式，讓其為單位管理者及員工提供更完備的服務，最終能夠促進企業或事業單位的整體管理效率。

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