淺談如何加強新時期辦公室業務建設

辦公室是一個單位溝通上下、聯系左右的橋梁和樞紐，屬于一個綜合辦事機構。它的工作性質及其所處的地位，決定了它是一個單位的核心科室，對外發揮著交流、聯系、接待及溝通的作用，對內則起著上傳下達、協調溝通和參謀監督等作用。總的來說，辦公室就是總協調部、總參謀部和總服務部。

1 新時期辦公室人員的素質要求

辦公室工作錯綜復雜、千頭萬緒，而其工作地位和基本職能決定了必須把辦公室建成一個高效率、高素質和高水平的辦事部門，要實現這樣的目標，辦公室人員就要做到以下幾個方面：

一是要擺正位置，盡職盡責。辦公室發揮著輔助的作用，是領導的助手和參謀，必須圍繞這一特性，認清位置，嚴格要求自己，才能做好本職工作。辦公室人員是領導的助手，要協助相關領導處理好日常工作任務，將有價值的信息和決策素材提供給領導，因此一定要切忌謀策的“越位”。辦公室作為一個綜合的協調服務部門，既要做好上下級以及各部門的信息溝通和聯系，還要參加單位內外的各種會議，跟蹤落實已定的事項，因此，辦公室工作要具體，每件事項都要有結果、有回音，辦公室人員必須要做到盡職盡責，并采取切實有效的手段和方法，將事項落到實處。

二是要勤于學習，開拓創新。要想適應社會發展的新形勢，辦公室人員一定要不斷提高自身能力，勤于學習。不僅要加強政治理論學習，堅定正確的政治方向，與時俱進，做時代的先鋒，把握正確的價值取向和人生坐標;還要不斷更新現有知識，增加知識面，要結合實際，緊跟時代，學習法律、經濟、科技、現代管理和多種外語等知識，努力將自己塑造成復合型、全方位的服務員;除此之外還應該適應現代化的辦公手段，掌握多種技能，滿足信息網絡時期的需求。

三是要求真務實，積極主動。由于辦公室事務性工作和突發性工作比較多，而且大部分具有較強的被動性，因此辦公室人員要想搞好服務，當好助手，就要增強工作的前瞻性和預見性，變被動為主動，遇事要參到點子，調出團結，充分發揮自己的主觀能動性，只有這樣才能更好的完成工作，提升自我。

2 新時期辦公室業務建設存在的問題

1）辦公室建設信息傳遞遲緩。辦公室的人員有很多，但是普遍存在惰性心理，不能合理分工，不愿負責，相互推諉，抱著混一天是一天的心理，行為懶散，例如上班能晚一分鐘絕不早半分鐘，一上班就盼下班，內部核心沒有人真正涉及，很多決策都是紙上談兵，信息傳遞總是延遲，并且無法正確合理地認識自己的位置，辦公室的基本效能都不能得到充分保證。

2）辦公室人員對于外部人員來訪的信息不能做到了然于胸，及時錄入。由于當今社會的高速發展，為了實現自身成本最低化，利潤效率最大化，各個單位都需要與外來人員進行溝通交流，通力合作，實現共贏。而對于外單位人員的來訪，如果辦公室人員不能及時掌握信息，登記錄入，會極大的損害本單位的發展和效率。

3）辦公室人員墨守成規。目前辦公室人員的創新意識普遍較差，無法應對新問題的出現，在敲定最終的解決方案時，不能從單位的角度出發，使得方案多流于形式。平時在工作中不善于學習新方法，新思路，而是利用辦公自動化的便利條件，玩游戲，網購，刷新博客等，松散的心理和懶散的行為制約了單位的發展。

4）辦公室人員心胸狹窄，明爭暗斗。在平時的工作中，人員之間缺乏合作意識，遇到事情互相推諉扯皮成為常態，并且在工作時間不斷接電話、打電話，解決私人問題，除此之外，辦公室人員還存在挑撥離間的行為，經常在背后搞小動作，不想著怎樣做好自己的本職工作，不能嚴格遵守單位的規章制度，遲到早退的情況屢見不鮮，低效工作成為常態。

3 新時期辦公室業務建設存在問題的解決對策

1）要熱情接待外來人員。21世紀提出的新理念就是合作共贏，自從我國加入世界貿易組織以來，對外合作日益密切，對于外來人員的來訪和相互間的交流學習，本單位辦公室人員必須樹立好正確的接待態度，維護好本單位的對外形象，營造熱情良好的接待氛圍，對于已完成的調研也要及時回訪，并迅速跟蹤錄入消息。

2）要及時執行上級下發的指示。每一個單位都應該有一個明確合理的規定，指導辦公室人員的業務建設，對于上級的指示應該馬上執行;對于同一級別之間的信息，在確保準確性的前提下要迅速傳遞，總之辦公室人員要做到統籌兼顧，相互溝通，要遵循四個基本點：隨時聽令、迅即出動、全程保通、信息致勝。

3）辦公室人員要克服惰性心理，加強工作創新。辦公室常年忙碌，工作瑣碎、事項繁多，要想做好辦公室工作，就要克服惰性，吃苦耐勞、不計較個人得失，要具有強烈的事業心、榮譽感及責任心。只有調動了廣大辦公室人員的積極性，才能夠提高辦公室的業務建設效率，應該嚴禁辦公室人員在工作時間段不斷接電話和打電話來處理私人問題，嚴格落實獎懲制度。

當前我國經濟正朝著多元化及國際化的方向發展， 要想適應社會發展需求，就要提高辦公室人員的綜合素質，加強工作創新。首先，工作意識、工作內容和方法都要做到創新，如果辦公室人員在工作中不思進取，不想創新，每天渾渾噩噩， 當一天和尚撞一天鐘，即使忙忙碌碌也很難看得出工作效果，而且在工作中，要走一步想三步，不要總是做馬后炮，在總結經驗時，不要長篇大論，夸夸而談，廢話連篇，要盡量簡潔生動，給人耳目一新，或者一鳴驚人感覺。在工作中要有走一步看三步的遠見，做事情不但要有計劃性，還要有落實精神，對于事務性工作要時時回頭檢查，盡量做到天衣無縫，實現辦公室工作的高效而有序。

4）營造健康和諧的辦公室氛圍。當前辦公室不僅僅是在與外單位的溝通和交流方面存在一些問題，還表現在本單位辦公室內部的氛圍中，8小時的工作制使得辦公室人員每天三分之一的時間都在辦公室里，因此同事間良好的溝通，和諧有序的工作氛圍尤為重要，這樣才能實現單位利益的最大化，從而促進單位的健康發展。

4 結束語

隨著當前我國經濟多元化及國際化發展，現代企業單位在擁有巨大機遇的同時，也面臨著激烈的競爭和挑戰，新時期下，企業要想長效發展，離不開辦公室的全力支持，有序高效的辦公室工作，是提高企業效益的有力支撐，因此通過各種有效措施，加強辦公室業務建設是很有必要的。

作者簡介

薛盼峰（1987-），男，漢族，山西省河津市，本科，研究方向 檔案管理。