大數據時代檔案管理工作的挑戰與機遇探究

陳嬿文

摘 要：本文通過對大數據時代的檔案管理工作進行詳細闡述，對當前檔案管理工作中遇到的機遇和挑戰進行深入分析，結合管理活動中存在的實際問題和不足，探討科學的管理措施，實現檔案管理水平的提升，為企業發展形成有效支持。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;挑戰;機遇

1 引言

檔案管理工作的高效開展對企業發展具有重要作用，信息技術在企業經營管理中的廣泛應用，大量的數據信息隨之出現，對管理工作形成更高的要求，需要利用先進信息技術對數據信息進行及時的處理分析，提升檔案利用效率。

2 大數據時代檔案管理的特征

檔案管理工作需要對企業經營管理實現全面的覆蓋，形成對資料信息的全面收集，而大數據時代的到來，大量的數據資料的出現使得檔案資料的豐富度得到極大的提升，檔案資料的形式發生了很大的變化，視頻、圖片等資料不斷增多，提升檔案工作難度。同時對數據資料需要進行分析處理，形成科學的分析結果，提升檔案使用水平[1]。

3 大數據時代檔案工作的機遇與挑戰

3.1 大數據時代帶來的機遇

檔案管理工作是企業管理運行的重要組成，對經營管理各個環節的數據信息進行全面的收集整理，形成完善的檔案資料，為管理決策的制定和實施，以及相關職能部門工作的開展提供可靠依據。而信息技術在企業管理運行中的高效利用，管理模式發生了很大的變化，大多數管理流程已經實現了信息化轉變，極大提升了管理效率。企業的經營規模和業務范圍不斷擴大，在管理過程中產生了大量的數據信息需要進行及時的處理。而大數據時代的到來，大量的數據信息能夠直觀反映企業各個管理環節的實際運行情況，檔案管理工作利用先進的大數據技術，能夠對數據進行科學的分析和處理，及時發現異常數據，進行準確的定位，對相關工作環節形成針對性的完善。同時檔案管理部門通過對數據的深入分析，準確提取其中的重要內容，對資料進行科學的整理、排序和存儲，提升檔案管理水平。利用先進技術對檢索機制進行優化，充分結合檔案使用者的實際需求，進行檔案資料的準確定位，提升服務水平，為審計等相關工作提供基礎保障。大數據時代的到來使得數字化載體實現了對傳統紙質載體的替代，極大減少了對紙質資料的管理投入，提升檔案存儲的安全性，并利用信息技術手段，建設完善的數字化檔案數據庫，管理和使用環節能夠借助職能設備進行操作，提升管理效率，實現對檔案數據的遠程調用，極大提升檔案服務質量[2]。

3.2 大數據時代帶來的挑戰

大數據時代的到來對檔案管理工作提出了新的要求，傳統的管理模式已經不能滿足企業發展的需求，但是在實際的管理工作中，存在著許多問題和不足，制約著管理水平的提升。首先是對檔案管理信息化水平提出了更高的要求，雖然檔案的檔案管理已經基本實現了信息化管理運行，現有的硬件設備并不能滿足大數據處理和存儲的需求，大量的數據資料需要通過網絡途徑進行傳遞，網絡帶寬限制了數據傳輸效率，而運算資源相對不足，需要借助云計算等先進信息技術，利用網絡運算資源進行數據的存儲和分析，提升了管理成本。同時對大量數據資料進行存儲必然會提升硬件成本的投入，在數據處理過程中需要對數據進行高效的調用，需要對資料存儲模式進行優化，進而提升整體的管理水平。其次是對數據安全提出了嚴峻的挑戰，檔案資料通過網絡進行高效的傳遞，隨著網絡的發展，大量的病毒和惡意訪問等嚴重威脅到數據安全，能夠通過網絡接口對檔案管理系統進行入侵，造成數據的丟失或篡改，對企業正常運行造成負面影響。這就要求檔案管理部門要提升網絡安全防護水平，借助先進的安全技術，形成完善的安全防護體系，保證數據安全。再次是對檔案工作人員的專業素養和信息技術能力提出了更高的要求，大量的數據資料需要利用專業的信息設備和技術進行管理和維護，工作人員在具備相應的檔案管理知識能力的同時，需求對相關的專業設備進行準確的操作和管理，實現對大數據的高效管理。而信息技術革新速度不斷提升，大數據技術也隨之發生變化，需要積極引進專業的信息技術人才，對檔案管理體系進行科學的建設和維護，保證管理體系能夠充分適應企業發展需求和技術的革新。

4 大數據時代提高檔案管理工作水平的有效措施

4.1 提升檔案管理信息化水平

檔案管理部門要大數據時代形成正確的認識，積極轉變傳統的管理思路，加強對信息化建設的重視和支持，充分協調相關資源，推動信息化水平的提升。要加強信息基礎設施建設，配置相應的專業管理設備和軟件，對檔案管理流程進行科學優化，實現對管理環節的高效整合，利用智能設備完成相應的管理工作，提升管理效率。加強網絡體系的構建，提升網絡帶寬，為大量數據的實時傳輸、調用提供基礎。同時要加強對傳統紙質資料信息的數字化存儲形式的轉變，利用專業設備實現數據載體的轉變，有效減少紙質檔案的管理成本，保障檔案數據的全面性，形成統一的存儲標準，實現整體管理水平的提升。同時要建立完善的數字化管理平臺，對管理流程進行全面規劃，形成對相關檔案管理環節的全面覆蓋，各個工作流程能夠利用智能設備進行高效的實現，并將數據資料利用網絡渠道進行傳遞，實現數據信息的高效共享[3]。

4.2 完善檔案管理機制

現有的檔案管理制度已經不能適應信息化管理的要求，需要結合實際的管理工作情況和企業發展形勢，對管理機制的科學優化，對相應的管理流程進行有效的規范，保證管理制度得到高效執行，提升對大量數據的管理效果。同時要加強對檔案工作的監管力度，利用技術手段，實現對管理工作的全面監督，及時發現管理工作中存在的問題和不足，形成針對性的完善措施，實現檔案管理水平的提升，為大數據處理和利用提供基礎保障。結合企業發展，對相關的檔案管理工作進行及時的調整，針對具體的工作流程制定相應的管理規范，并利用信息化管理平臺對相關工作制定規范化的操作流程，保證數據的規范性，為數據的處理和存儲提供有效的支持。

4.3 積極引進先進信息技術

大數據時代的到來，大量的數據信息需要進行及時的處理、分析和安全的存儲，形成科學的數據處理結果，為相關職能部門的管理工作提供可靠的依據，充分滿足不同的檔案使用需求。這就需要借助先進信息技術，如大數據、云計算等技術，實現數據運算水平的提升。云計算技術的應用能夠為大量數據的處理分析通過充足的運算資源，減少硬件服務器的投入，并能夠利用云平臺實現大量數據的安全存儲，形成完善的檔案數據庫，管理人員能夠利用云桌面進行相關的管理工作，減少計算機等硬件設備的配置，而檔案使用者能夠按照自身權限，實現對檔案資料的高效定位，提升檔案利用效率。大數據技術的應用能夠有效提升對大量數據信息處理效率，對數據進行高效的清洗，對異常數據進行及時的發現和定位，對異常檔案資料進行有效的復核，保證檔案資料的真實性。同時能夠結合對檔案使用需求，對檔案資料進行科學的分析，形成科學的分析結果，為相關管理決策提供可靠依據。

5 結語

檔案管理部門要充分認識到大數據時代的特點，轉變傳統的管理思路，完善檔案管理機制，積極利用先進信息技術，提升檔案利用效率，為企業發展提供有效支持。

參考文獻

[1]劉漢青，盧曉東.大數據時代企業檔案工作機遇與挑戰[J].蘭臺世界，2018（S1）：85-86.

[2]紀紹華.淺析大數據時代檔案管理工作的挑戰與機遇[J].中國高新區，2018（22）：244-244.

[3]劉玥，吳園園.大數據時代對檔案管理發展的思考[J].科技資訊，2019（017），004：117，120