大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的挑戰(zhàn)與機遇探究

陳嬿文

摘 要：本文通過對大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作進行詳細闡述，對當前檔案管理工作中遇到的機遇和挑戰(zhàn)進行深入分析，結(jié)合管理活動中存在的實際問題和不足，探討科學的管理措施，實現(xiàn)檔案管理水平的提升，為企業(yè)發(fā)展形成有效支持。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;挑戰(zhàn);機遇

1 引言

檔案管理工作的高效開展對企業(yè)發(fā)展具有重要作用，信息技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營管理中的廣泛應用，大量的數(shù)據(jù)信息隨之出現(xiàn)，對管理工作形成更高的要求，需要利用先進信息技術(shù)對數(shù)據(jù)信息進行及時的處理分析，提升檔案利用效率。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的特征

檔案管理工作需要對企業(yè)經(jīng)營管理實現(xiàn)全面的覆蓋，形成對資料信息的全面收集，而大數(shù)據(jù)時代的到來，大量的數(shù)據(jù)資料的出現(xiàn)使得檔案資料的豐富度得到極大的提升，檔案資料的形式發(fā)生了很大的變化，視頻、圖片等資料不斷增多，提升檔案工作難度。同時對數(shù)據(jù)資料需要進行分析處理，形成科學的分析結(jié)果，提升檔案使用水平[1]。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案工作的機遇與挑戰(zhàn)

3.1 大數(shù)據(jù)時代帶來的機遇

檔案管理工作是企業(yè)管理運行的重要組成，對經(jīng)營管理各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)信息進行全面的收集整理，形成完善的檔案資料，為管理決策的制定和實施，以及相關(guān)職能部門工作的開展提供可靠依據(jù)。而信息技術(shù)在企業(yè)管理運行中的高效利用，管理模式發(fā)生了很大的變化，大多數(shù)管理流程已經(jīng)實現(xiàn)了信息化轉(zhuǎn)變，極大提升了管理效率。企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模和業(yè)務范圍不斷擴大，在管理過程中產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息需要進行及時的處理。而大數(shù)據(jù)時代的到來，大量的數(shù)據(jù)信息能夠直觀反映企業(yè)各個管理環(huán)節(jié)的實際運行情況，檔案管理工作利用先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠?qū)?shù)據(jù)進行科學的分析和處理，及時發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據(jù)，進行準確的定位，對相關(guān)工作環(huán)節(jié)形成針對性的完善。同時檔案管理部門通過對數(shù)據(jù)的深入分析，準確提取其中的重要內(nèi)容，對資料進行科學的整理、排序和存儲，提升檔案管理水平。利用先進技術(shù)對檢索機制進行優(yōu)化，充分結(jié)合檔案使用者的實際需求，進行檔案資料的準確定位，提升服務水平，為審計等相關(guān)工作提供基礎保障。大數(shù)據(jù)時代的到來使得數(shù)字化載體實現(xiàn)了對傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的替代，極大減少了對紙質(zhì)資料的管理投入，提升檔案存儲的安全性，并利用信息技術(shù)手段，建設完善的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，管理和使用環(huán)節(jié)能夠借助職能設備進行操作，提升管理效率，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的遠程調(diào)用，極大提升檔案服務質(zhì)量[2]。

3.2 大數(shù)據(jù)時代帶來的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代的到來對檔案管理工作提出了新的要求，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求，但是在實際的管理工作中，存在著許多問題和不足，制約著管理水平的提升。首先是對檔案管理信息化水平提出了更高的要求，雖然檔案的檔案管理已經(jīng)基本實現(xiàn)了信息化管理運行，現(xiàn)有的硬件設備并不能滿足大數(shù)據(jù)處理和存儲的需求，大量的數(shù)據(jù)資料需要通過網(wǎng)絡途徑進行傳遞，網(wǎng)絡帶寬限制了數(shù)據(jù)傳輸效率，而運算資源相對不足，需要借助云計算等先進信息技術(shù)，利用網(wǎng)絡運算資源進行數(shù)據(jù)的存儲和分析，提升了管理成本。同時對大量數(shù)據(jù)資料進行存儲必然會提升硬件成本的投入，在數(shù)據(jù)處理過程中需要對數(shù)據(jù)進行高效的調(diào)用，需要對資料存儲模式進行優(yōu)化，進而提升整體的管理水平。其次是對數(shù)據(jù)安全提出了嚴峻的挑戰(zhàn)，檔案資料通過網(wǎng)絡進行高效的傳遞，隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，大量的病毒和惡意訪問等嚴重威脅到數(shù)據(jù)安全，能夠通過網(wǎng)絡接口對檔案管理系統(tǒng)進行入侵，造成數(shù)據(jù)的丟失或篡改，對企業(yè)正常運行造成負面影響。這就要求檔案管理部門要提升網(wǎng)絡安全防護水平，借助先進的安全技術(shù)，形成完善的安全防護體系，保證數(shù)據(jù)安全。再次是對檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和信息技術(shù)能力提出了更高的要求，大量的數(shù)據(jù)資料需要利用專業(yè)的信息設備和技術(shù)進行管理和維護，工作人員在具備相應的檔案管理知識能力的同時，需求對相關(guān)的專業(yè)設備進行準確的操作和管理，實現(xiàn)對大數(shù)據(jù)的高效管理。而信息技術(shù)革新速度不斷提升，大數(shù)據(jù)技術(shù)也隨之發(fā)生變化，需要積極引進專業(yè)的信息技術(shù)人才，對檔案管理體系進行科學的建設和維護，保證管理體系能夠充分適應企業(yè)發(fā)展需求和技術(shù)的革新。

4 大數(shù)據(jù)時代提高檔案管理工作水平的有效措施

4.1 提升檔案管理信息化水平

檔案管理部門要大數(shù)據(jù)時代形成正確的認識，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，加強對信息化建設的重視和支持，充分協(xié)調(diào)相關(guān)資源，推動信息化水平的提升。要加強信息基礎設施建設，配置相應的專業(yè)管理設備和軟件，對檔案管理流程進行科學優(yōu)化，實現(xiàn)對管理環(huán)節(jié)的高效整合，利用智能設備完成相應的管理工作，提升管理效率。加強網(wǎng)絡體系的構(gòu)建，提升網(wǎng)絡帶寬，為大量數(shù)據(jù)的實時傳輸、調(diào)用提供基礎。同時要加強對傳統(tǒng)紙質(zhì)資料信息的數(shù)字化存儲形式的轉(zhuǎn)變，利用專業(yè)設備實現(xiàn)數(shù)據(jù)載體的轉(zhuǎn)變，有效減少紙質(zhì)檔案的管理成本，保障檔案數(shù)據(jù)的全面性，形成統(tǒng)一的存儲標準，實現(xiàn)整體管理水平的提升。同時要建立完善的數(shù)字化管理平臺，對管理流程進行全面規(guī)劃，形成對相關(guān)檔案管理環(huán)節(jié)的全面覆蓋，各個工作流程能夠利用智能設備進行高效的實現(xiàn)，并將數(shù)據(jù)資料利用網(wǎng)絡渠道進行傳遞，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的高效共享[3]。

4.2 完善檔案管理機制

現(xiàn)有的檔案管理制度已經(jīng)不能適應信息化管理的要求，需要結(jié)合實際的管理工作情況和企業(yè)發(fā)展形勢，對管理機制的科學優(yōu)化，對相應的管理流程進行有效的規(guī)范，保證管理制度得到高效執(zhí)行，提升對大量數(shù)據(jù)的管理效果。同時要加強對檔案工作的監(jiān)管力度，利用技術(shù)手段，實現(xiàn)對管理工作的全面監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問題和不足，形成針對性的完善措施，實現(xiàn)檔案管理水平的提升，為大數(shù)據(jù)處理和利用提供基礎保障。結(jié)合企業(yè)發(fā)展，對相關(guān)的檔案管理工作進行及時的調(diào)整，針對具體的工作流程制定相應的管理規(guī)范，并利用信息化管理平臺對相關(guān)工作制定規(guī)范化的操作流程，保證數(shù)據(jù)的規(guī)范性，為數(shù)據(jù)的處理和存儲提供有效的支持。

4.3 積極引進先進信息技術(shù)

大數(shù)據(jù)時代的到來，大量的數(shù)據(jù)信息需要進行及時的處理、分析和安全的存儲，形成科學的數(shù)據(jù)處理結(jié)果，為相關(guān)職能部門的管理工作提供可靠的依據(jù)，充分滿足不同的檔案使用需求。這就需要借助先進信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)運算水平的提升。云計算技術(shù)的應用能夠為大量數(shù)據(jù)的處理分析通過充足的運算資源，減少硬件服務器的投入，并能夠利用云平臺實現(xiàn)大量數(shù)據(jù)的安全存儲，形成完善的檔案數(shù)據(jù)庫，管理人員能夠利用云桌面進行相關(guān)的管理工作，減少計算機等硬件設備的配置，而檔案使用者能夠按照自身權(quán)限，實現(xiàn)對檔案資料的高效定位，提升檔案利用效率。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用能夠有效提升對大量數(shù)據(jù)信息處理效率，對數(shù)據(jù)進行高效的清洗，對異常數(shù)據(jù)進行及時的發(fā)現(xiàn)和定位，對異常檔案資料進行有效的復核，保證檔案資料的真實性。同時能夠結(jié)合對檔案使用需求，對檔案資料進行科學的分析，形成科學的分析結(jié)果，為相關(guān)管理決策提供可靠依據(jù)。

5 結(jié)語

檔案管理部門要充分認識到大數(shù)據(jù)時代的特點，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，完善檔案管理機制，積極利用先進信息技術(shù)，提升檔案利用效率，為企業(yè)發(fā)展提供有效支持。

參考文獻

[1]劉漢青，盧曉東.大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案工作機遇與挑戰(zhàn)[J].蘭臺世界，2018（S1）：85-86.

[2]紀紹華.淺析大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的挑戰(zhàn)與機遇[J].中國高新區(qū)，2018（22）：244-244.

[3]劉玥，吳園園.大數(shù)據(jù)時代對檔案管理發(fā)展的思考[J].科技資訊，2019（017），004：117，120