試論信息技術在事業單位檔案管理中的應用

李志

摘 要：事業單位在信息化技術發展的過程中，往往需要進行信息技術以及管理機制方面的升級，保障事業單位在時代發展過程中，不斷將檔案信息技術的管理優勢發揮出來。信息化建設發展符合時代的需求，事業單位必須能實現對于基本信息化建設管理機制的科學化打造。縱觀目前的檔案管理，信息化建設水平有待提高，存在諸多不合理的檔案管理問題，檔案的信息化、科學化、系統化、數字化建設發展水平較低。因此要能在檔案信息建設管理的過程中，實現對于基本檔案流程及管理的良好策略制定和落實。

關鍵詞：信息技術;事業單位;檔案管理

1 引言

信息技術發展對于事業單位提升檔案管理的效率，發揮服務價值起到了良好的促進作用。抓住檔案信息化建設的良好機遇，實現事業單位的傳統檔案管理模式轉型，對科學的檔案管理機制進行深入探索，以科學的、便捷的數字化檔案管理為基本的工作，逐步提高信息技術在事業單位檔案管理中發揮的良好積極效果。

2 事業單位檔案信息化建設的概念及優勢

2.1 檔案信息化建設的基本概念

1）信息技術的基本概念。信息技術的概念比較廣，隨著經濟的不斷發展，將不斷擴大信息技術的范疇。目前的信息技術包括計算機的信息處理和各種系統，其中針對不同的需要可以提供對應的平臺，現在各個單位正在進行適合自身發展的軟件開發和應用。一些特殊需求下也可將信息技術圖像化、音頻化等等。2）檔案管理的基本概念。檔案管理是指對于企業或者單位的既有信息檔案資源形成整合，能有效的保障在檔案管理的過程中，能實現對于基本檔案管理信息資源的深入利用，有效的保障企業能對于自身的資源信息進行深入的開發運用，實現在信息檔案資源的支撐下，企業能更加準確的識別企業或單位發展過程中的信息價值，察覺不良的隱患問題，實現信息資源對于企業或者單位科學的發展。

2.2 優勢特點

1）存儲優勢。信息化的檔案存儲技術，能對于檔案信息資料進行數字化存儲，有效的提升了檔案管理部門對于檔案信息資源的容量控制效率。信息化的檔案資源管理，能將繁多的基本信息進行統一的存儲和檢索，在事業單位的管理工作中發揮巨大的優勢。同時信息化技術優勢還在于在進行信息存儲的過程中，能實現對于基本信息資源的存儲優化和管理，能提升信息化存儲的安全度。2）檔案提取利用方面的優勢。信息技術的發展最終是為人類服務，事業單位作為服務性的國家或地方單位，其對于社會的影響力相對還是比較大的。加強信息技術方面的發展水平，尤其是有關內容復雜、數量巨大的文件檔案管理，信息技術平臺具備更加凸顯的優勢特點。首先，利于提取有價值信息，通過軟件的匯總整合及檢索功能，提高利用效率;其次，減少人工輸出，大部分工作集中在電腦上操作，利用極少的人就可以將大部分工作完成;最后，信息管理可以按照一定的順序或規律將文件集中，切實給事業單位帶來了便利。

3 事業單位檔案信息化管理中存在的問題

3.1 檔案管理良好習慣意識不足

事業單位的檔案信息管理工作，需要使有關的工作人員具備良好的工作習慣，比如在進行管理的過程中，能具備良好的規范化管理意識，將檔案資料按照程序化進行收集、整理和歸檔。如果無法在進行檔案歸檔的過程中，實現信息格式內容的標準化以及檔案資料的完整性，將無法利用信息化提高事業單位的檔案管理效率。

3.2 管理人員的素質能力不足

信息化檔案管理機制的有效開展，需要工作人員具備良好的檔案管理學的良好知識素養保障，同時需要能有效的保障管理人員具備信息化建設發展中的基本意識理解和技術操作能力保障。事業單位的信息化建設基本都是在原有傳統檔案管理的基礎上，實現的檔案信息管理工作模式改革，在進行信息化建設發展的過程中，往往需要能保障具備良好的人員全新的技術和信息化檔案管理模式適應能力，對于檔案長期工作者的改變性要求較高，事業單位的人員往往不能在短時間內適應有關信息化的檔案管理模式。

3.3 檔案管理信息化基礎設施建設不足

信息化的檔案管理模式改革，必然需要在進行信息化建設發展的過程中，能實現對于基本檔案信息化操作設備、資源物質的保障。這些檔案信息化改革發展的設備資源，往往需要進行必要的資金成本投入，對于事業單位的發展來說，往往存在一定的資金解決困難問題，導致了在進行信息化建設的過程中，常常缺少必要基礎設施的有利保障，造成了在進行有關工作開展的過程中，往往不能取得客觀實際化的建設效果。

4 事業單位檔案管理信息化建設與應用策略

4.1 提升信息化建設的重視程度

任何工作開展要想在效果取得明顯的優越性，就必須在建設發展之初，從思想上樹立科學的建設發展目標，提高對于工作開展的重視程度，奠定工作開展的基本建設發展基調。事業單位在進行信息化檔案管理時，首先要將工作開展的建設效果提出一定的目標落實要求，把握工作開展的基本基調;其次在進行建設發展的過程中，將基本的建設工作開展內容在形式和規范性上嚴格要求，要能為實現科學的信息化檔案機制模式打造，實現基本的工作開展效果做好保障;最后要能根據信息化建設發展的階段性要求，實現在進行檔案信息化建設發展中的基本設施設備層面的管控，引進先進的信息化檔案處理設施，為建設高效化、科學化的檔案信息化管理機制提供必要的技術和規范性保障。總之，要重視檔案管理，充分的解決好檔案信息化建設的資金問題，提升信息化建設的重視程度，將制定的目標和計劃按照規范的流程逐步實現。

4.2 提升管理工作人員的素質能力

在進行檔案信息化建設的過程中，提高相關管理人員的綜合素質以及專業化素質尤為關鍵。事業單位定期要對檔案管理工作者的信息技術操作能力進行培訓，引導他們不斷學習，對于參與培訓工作的有關管理人員提出一定的學習成果要求。企業在日常的檔案管理工作開展過程中，要嚴格制定和執行信息化檔案管理建設的基本制度要求，建立信息化檔案管理過程中的效率管控機制，督促檔案管理人員提高自身素質，不斷加強學習，利用信息技術發揮檔案管理的作用。在進行信息化建設發展的過程中，要結合事業單位的發展實際，對于有關企業建設標準要求進行落實和保障，配合一定的考核機制，以考核目標作為進行事業單位信息化建設的基本發展方向，實現信息化建設發展過程中的基本信息建設效率和標準規范程度方面的控制。

4.3 建立統一、規范的檔案信息化管理標準

第一，建立統一、規范的檔案管理運行機制，并按照使用和管理要求，將基本檔案管理框架不斷進行完善;第二，將信息化檔案管理內容細化分解，對于各個細節層面的管理內容進行科學的打造，實現信息管理的標準化。第三，對于有關人員的工作標準化開展提出要求，在進行檔案信息化建設發展的過程中，規范管理人員的行為，實現對于信息化檔案管理工作開展模式的科學轉變。

5 結語

事業單位的檔案信息化管理，必須做好科學的管理機制建設規劃，在執行落實階段以標準化的管理機制，促進事業單位信息化檔案管理的不斷發展和完善。

參考文獻

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