信息化對高校檔案管理影響探討與策略分析

摘 要：本文主要根據(jù)時代發(fā)展要求，著力構(gòu)建高校檔案信息管理應(yīng)用新模式，結(jié)合當(dāng)下高校檔案管理現(xiàn)狀，從頂層設(shè)計力度不夠、硬件配置不足、軟件開發(fā)欠缺、檔案管理制度不完善、檔案人員不適應(yīng)、合理應(yīng)用信息化系統(tǒng)等幾方面進(jìn)行深入探索與研究，其目的在于做好高校檔案信息化建設(shè)，提升檔案管理效率和利用率，更好的為高校日常教學(xué)研究工作和社會建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;信息化;系統(tǒng)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，計算機(jī)已經(jīng)走進(jìn)了千家萬戶，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也得到了迅猛的進(jìn)步，各種形式的數(shù)據(jù)和信息出現(xiàn)在生活的各個角落，信息和數(shù)據(jù)的理念在大家的思想中生根發(fā)芽，信息技術(shù)也開始在社會中普及，對各行各業(yè)產(chǎn)生了巨大的影響，人們的生活進(jìn)入了信息化時代。

高校作為教育體系的核心系統(tǒng)之一[1]，是科學(xué)進(jìn)步發(fā)展的先鋒軍，隨著社會發(fā)展和信息技術(shù)的快速變革，高校的教務(wù)、科研、人事、資產(chǎn)、圖書、學(xué)生等檔案數(shù)據(jù)不斷產(chǎn)生，并且在以幾何級數(shù)增長。其中，檔案管理是高校管理的重要組成部分。為確保高校檔案工作與信息化社會的發(fā)展相契合，需要運(yùn)用信息技術(shù)和管理模式對傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行科學(xué)合理的更新，使信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于學(xué)校的檔案管理工作中，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、自動化、信息化建設(shè)，提升檔案信息的服務(wù)型和可利用性，為檔案工作的開展注入新的生機(jī)和活力，不斷增強(qiáng)學(xué)校的核心競爭力。

1 高校檔案管理現(xiàn)狀

1.1 重視程度不足

目前，我國高等學(xué)校的重點(diǎn)任務(wù)是教學(xué)和科學(xué)研究，各項工作的運(yùn)行也都是以教學(xué)和科研為中心，很多領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校檔案管理工作的重要性沒有一個準(zhǔn)確的認(rèn)識，從而導(dǎo)致高校的檔案管理投入不足，管理建設(shè)不夠，現(xiàn)代化程度不夠，無法完成為學(xué)校發(fā)展、建設(shè)提供分析數(shù)據(jù)和決策依據(jù)的任務(wù)。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)不高

現(xiàn)階段，隨著檔案數(shù)據(jù)的高速增長，各高校專職管理檔案的人員與存檔的檔案數(shù)量不匹配，檔案管理人員數(shù)量明顯不足，臨時調(diào)用兼職人員從事檔案管理工作。許多檔案管理人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，對于檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔、保管和資料利用等工作沒有明確的認(rèn)識，甚至不能順利完成檔案日常管理工作，很難完全發(fā)揮出檔案資料的實際價值，無法適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求。

1.3 檔案管理制度不完善

目前，一些高校的檔案管理工作沒有跟隨社會的步伐向前發(fā)展，不注重學(xué)校檔案管理制度的更新，還依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料進(jìn)行基礎(chǔ)的檔案管理工作，各類檔案信息收集不全面，信息時效性差，更新速度慢，造成檔案信息的時效性和利用率大幅度降低，使得檔案管理工作不能跟隨時代的潮流發(fā)展，不能發(fā)揮出檔案信息管理工作應(yīng)有的價值。因此，加深了很多領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對檔案管理工作的誤解，更加難以認(rèn)識到檔案工作的重要性，對檔案管理的建設(shè)工作不理解、不支持、不投入、不參與，使得學(xué)校難以形成一個先進(jìn)、完備的檔案管理體系。

2 高校檔案信息化建設(shè)分析

高校作為我國人才培養(yǎng)的搖籃，其檔案信息包括教學(xué)檔案、科學(xué)研究檔案、學(xué)生檔案、后勤檔案、資產(chǎn)檔案、行政檔案等許多個方面。檔案管理工作信息化就是制定相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)管理制度，由各學(xué)院、各部門綜合收集整理原始檔案數(shù)據(jù)，并通過各類專業(yè)檔案人員對檔案進(jìn)行信息化管理，將后續(xù)工作按照科學(xué)的流程進(jìn)行處理，在保證準(zhǔn)確性的前提下對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析和歸檔，并且設(shè)置多種搜索、統(tǒng)計、分析方式，提高檔案信息的讀取和利用速度，更好更快的為學(xué)校的教學(xué)、科研工作以及學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

為適應(yīng)時代的發(fā)展，檔案管理工作不僅需要信息化，還需要在各個層面對信息化建設(shè)的水平進(jìn)行不斷的完善，從管理意識、軟硬件建設(shè)、管理制度、專業(yè)人才培養(yǎng)等多角度綜合推動學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作的開展，助力學(xué)校教學(xué)科研工作的進(jìn)步。

2.1 提高檔案管理信息化意識

如今，信息網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展，促使社會進(jìn)入信息化時代，并且高校的發(fā)展和人們信息意識的凸顯對檔案信息的需求開始呈現(xiàn)出了個性化、層次化、時效性、多樣化等特點(diǎn)，檔案管理工作也應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的改變。要根據(jù)形勢發(fā)展調(diào)整檔案管理的工作理念，利用新媒體、新技術(shù)、新典型，在高校內(nèi)部加大對信息化的發(fā)展、利用和作用進(jìn)行宣傳，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)加大對新形勢下檔案信息化管理工作的重視程度，確保檔案信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

2.2 建立檔案信息化管理方式

信息化時代的檔案管理工作是按流程進(jìn)行的。各學(xué)院、各部門的檔案是整個學(xué)校檔案資源的基礎(chǔ)，內(nèi)容豐富，按流程進(jìn)行的管理過程，首先要信息的采集上進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃，對各學(xué)院、各部門的檔案工作人員進(jìn)行科學(xué)的指導(dǎo)和培訓(xùn)，在源頭上確保檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)性和準(zhǔn)確性;其次要制定一個統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)用于資料的整理、傳輸、標(biāo)識、歸檔、查詢及利用等各個環(huán)節(jié)。高校的檔案信息化建設(shè)要從各單位的角度進(jìn)行設(shè)計，從檔案信息管理意識、組織構(gòu)架、管理方式、軟硬件設(shè)施、人員素質(zhì)等多個方面推進(jìn)信息化建設(shè)，從而實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的綜合處理，運(yùn)用電子設(shè)備和信息技術(shù)將文字、聲音、圖片、視頻等檔案信息按照分類進(jìn)行整理，動態(tài)管理檔案信息，有利于檔案信息的再次加工、傳播和利用，提高檔案管理工作的時效性和利用率。

2.3 加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)

傳統(tǒng)的高校檔案管理人員缺少信息化管理的意識和信息綜合處理的能力，要不斷優(yōu)化整個檔案管理人員隊伍。建立一支高素質(zhì)的檔案管理工作團(tuán)隊就要堅持道德與職業(yè)素養(yǎng)并重的原則[2]。首先要從工作人員的專業(yè)技術(shù)水平和培養(yǎng)責(zé)任意識入手，利用高校自身的科學(xué)技術(shù)和師資力量對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)常用技術(shù)和數(shù)據(jù)分析與處理方法等知識的學(xué)習(xí)，明確工作目標(biāo)，建設(shè)一支滿足檔案信息化建設(shè)要求的管理工作人員隊伍。其次，要積極主動學(xué)習(xí)，努力吸收信息化發(fā)展成果，加強(qiáng)同其他單位同行的交流合作，借鑒其檔案管理工作的優(yōu)點(diǎn)，提高檔案管理工作隊伍的管理水平。

2.4 增加檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)

檔案工作信息化需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子信息檔案，需要加大基礎(chǔ)建設(shè)的投入，購置信息化檔案管理工作所需要的電子信息設(shè)備，定期維護(hù)并更新相關(guān)的設(shè)備，打造檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，提高學(xué)校檔案信息的管理效率。

3 檔案信息化建設(shè)的建議

3.1 加強(qiáng)頂層設(shè)計，做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)的工程，需要校領(lǐng)導(dǎo)主持此項工作，從學(xué)校層面進(jìn)行頂層設(shè)計、整體規(guī)劃，加大資金投入，成立專門的信息化建設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，建設(shè)信息收集、傳輸、整理的平臺，聯(lián)系、溝通各學(xué)院、各部門工作，將各個單位的信息系統(tǒng)聯(lián)合起來，形成有效的管理體系，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。以青島大學(xué)為例，一名副校長專門分管信息化工作，成立智慧校園與信息化建設(shè)中心，構(gòu)建學(xué)校信息化組織，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃全校的信息化建設(shè)工作;建設(shè)了智慧校園的信息化平臺，將教務(wù)、學(xué)生、研究生、人事、財務(wù)、資產(chǎn)等信息單位聯(lián)系起來，促進(jìn)了學(xué)校內(nèi)部檔案信息共享。

3.2 打造防護(hù)鐵網(wǎng)，維護(hù)信息安全

檔案信息的安全傳輸、存儲和利用是高校檔案信息化的前提條件。伴隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃俣纫辉偌涌欤瑪?shù)據(jù)安全問題也變得越發(fā)敏感[3]。一方面要規(guī)范電子設(shè)備的管理和使用，從源頭做好信息的保密工作;另一方面要對檔案信息化工作人員進(jìn)行保密教育，加強(qiáng)保密意識;第三方面要加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)工作，互聯(lián)網(wǎng)本身存在著風(fēng)險，需要采用最新的安全防護(hù)軟件，及時更新維護(hù)信息化系統(tǒng)，防止出現(xiàn)信息泄露事件。

3.3 拓寬信息化范疇，增強(qiáng)社會服務(wù)功能

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)僅僅是面向高校內(nèi)部各項工作，數(shù)據(jù)很少走出校門，但是，隨著信息化社會的發(fā)展，高校的教師、學(xué)生的個人身份信息通過網(wǎng)絡(luò)連接到社會，也就不再僅僅是學(xué)校的人員，同時也是社會各項活動的參與者。比如，教師、學(xué)生在網(wǎng)絡(luò)上的購物情況、社會活動等等。因此，我們需要開闊眼光，在不損害學(xué)校利益的前提下，整理使用教師、學(xué)生在社會上產(chǎn)生的各種檔案信息，打破固有思維方式，擴(kuò)寬檔案信息工作服務(wù)對象，積極參與社會服務(wù)工作。

總之，信息技術(shù)的不斷發(fā)展推動檔案管理發(fā)生變化，為高校的檔案管理工作指明新的發(fā)展方向。我們要做好高校檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、智能化，提升檔案管理效率和利用率，更好的為高校日常教學(xué)研究工作和社會建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

崔偉，男，漢族，山東高密人，副研究館員，研究方向：檔案管理。