新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新

郭琳

摘 要：隨著經濟社會發展水平不斷提高，新時期事業單位發展也面臨新的市場挑戰形勢。在激烈的市場競爭環境下加強事業單位辦公室檔案管理創新，有助于全面推動檔案信息資源的有效轉化，進而不斷夯實事業單位改革發展基礎，提高科學化管理水平。目前事業單位在辦公室檔案管理工作方面習慣于經驗管理，創新性不足，檔案信息資源開發利用深度不夠，嚴重制約了事業單位的穩定有序發展。加強新時期事業單位辦公室檔案管理創新對策探究具有重要的社會意義和現實價值。

關鍵詞：事業單位;辦公室;檔案管理;創新

目前，在事業單位辦公室檔案管理工作中所運用的管理方式比較落后和單一，難以高效完成檔案管理工作，因此，負責管理辦公室檔案的工作人員，應與時俱進，學習運用信息化的檔案管理模式，進一步做好檔案管理工作，同時在進行檔案管理工作時，要深入落實創新的檔案管理制度，進一步提高檔案管理工作效率、質量，提升檔案管理水平。

1 事業單位辦公室檔案管理中存在的問題

從多方面分析事業單位辦公室檔案管理過程中存在的一些問題，總結為以下幾點：

1）由于長期手動整理各類檔案，導致檔案管理工作進度緩慢，難以高效率完成歸檔、分類、整理等工作，進而很難在規定的時間內高效率分類各種檔案，且在整理檔案和歸納的過程中需耗費人力，這為檔案管理人員帶來工作壓力，而且，檔案管理工作量繁重，如果長時間耗費人力管理和整理諸多的檔案，必然會增加檔案管理難度，還會出現檔案分類不明確的情況，進而難以快速找到所需的檔案和文件，說明檔案管理方式有待創新。

2）檔案管理中過于注重看管檔案和資料，而忽視做好檔案保密工作，導致機密的檔案泄露，這給事業單位造成損失，還會影響事業單位發展，由此可知，對于保密檔案不夠重視，才會出現檔案內容泄露出去的情況，針對這一情況，必須盡快落實解決辦法，還應提高對保密工作的重視程度，以及注重創新加密檔案的方式。

3）現有的檔案管理制度缺少創新性的規章制度，間接地降低檔案管理效率和水平，對此，下文提出了檔案管理創新策略。

2 新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新

2.1 加強檔案信息資源可靠性

目前在檔案信息資源等整合方面缺乏有力的監督，導致信息資源出現漏項或者弄虛作假等情形。所以要加強檔案信息資源的質量監督。事業單位辦公室檔案管理工作，并不是單純地依靠辦公室一個部門就可以完成的，在信息的采集和形成的過程中需要各個部門緊密配合，加強聯動，所以需要對檔案管理信息進行全面的質量檢查，對每一類檔案資源入檔的及時性、規范性、真實性和系統性等各個方面制定相關的考核評價指標，加強過程監督和審查，從而及時發現檔案資料中存在的各種問題，最大限度提高檔案管理成效，更好地提高檔案信息資源的整體規范水平。

2.2 創新檔案管理制度

創新的檔案管理制度能夠使檔案管理方式更科學、更合理，以及提高檔案管理工作的質量，因此，事業單位應明確提出創新的檔案管理制度，具有創新性和科學性的檔案管理制度主要包括以下幾點：

1）將檔案管理工作分為幾部分，由不同級別的管理人員，指定完成相應的工作內容，也就是說按照劃分的工作量，完成檔案管理工作，以此確保檔案管理人員的工作量均等，并做到各司其職，以免因不公平的分工而影響管理人員工作情緒。

2）落實責任制，將工作職責細致劃分到每位管理人員的身上，有效增強管理人員對待本職工作的責任感。

3）落實獎懲機制、考核機制，定期考核管理人員的同時，對于違反管理規定的管理者予以嚴厲處罰，起到警示的作用，能使管理人員認真做好檔案管理工作。

4）要求檔案管理部門的所有工作人員相互監督、管理、相互合作、互幫互助，有利于增強檔案管理人員之間的凝聚力，進而做好檔案管理工作，說明創新檔案管理制度的重要性。

2.3 檔案管理中做好保密工作

首先，事業單位應要求檔案管理人員保密檔案，如果發現管理人員不注重保密檔案、文件，致使檔案內容泄露，需要求檔案管理人員承擔責任和后果，進而使管理人員明確工作職責，從而高度注重保管、保密檔案，以此防止有人盜竊檔案，并杜絕出現檔案丟失、檔案泄露的現象，以做好檔案保密工作。其次，事業單位應明確提出檔案管理工作中需創新檔案保密方式，檔案管理人員清楚要求后，積極改變落后的保密方式，從而在加密檔案時，管理人員注重設置檔案文件的密碼和權限，只有獲取動態密碼和權限才能查找檔案內容，未獲得權限和密碼，打不開檔案、文檔，進而增強檔案的嚴密性，有效杜絕出現檔案被泄露的情況，因此，檔案管理人員除了更新檔案管理理念，還應依照要求和規定落實創新的檔案保密方式，以全新的方式和方法加密各類檔案，有利于做好檔案保密工作和檔案管理工作，說明創新檔案保密方式有著重要意義。

2.4 加大檔案管理人員的定期培訓力度

針對急救事業單位檔案管理制度及檔案管理工作人員的知識結構、專業技能和傳統的服務模式還不能很好地適應現代信息服務手段變革的要求的現實情況，要加大急救檔案管理人員的定期培訓力度。國家應該在檔案管理方面建立評審考試制度，將檔案工作正規化、嚴格化，這樣上到國家事業單位下至事業單位都有法可依。每年最少進行一次檔案工作人員的工作培訓，聘請省級專家進行實地培訓，學習先進的檔案工作經驗，經培訓考試合格后頒發合格證書，作為年終績效考核的一項重要依據。

2.5 加強事業單位辦公室檔案工作的便捷性

加強事業單位辦公室檔案工作的便捷性需要從以下兩點入手：

1）檔案管理信息化。正如李雪瑩在其《事業單位檔案管理信息化建設探析》中提到的：作為事業單位管理工作中的重要組成部分，檔案管理信息化建設對提升檔案管理有效性、促進事業單位的可持續發展具有重要作用。所以事業單位事業單需要引入先進的辦公軟件進行檔案信息目錄及存放地的信息錄入，方便及時進行調取檔案信息，有條件的單位可以將文件掃描存儲，設置搜索鏈接，能第一時間看到要找的文檔內容。

2）檔案管理網絡化。引進相關辦公軟件，聯網化，即使在異地也可查閱要找尋的文檔信息，當然必須有管理員相應的權限，不是任何人都可以隨便通過網絡調取單位的文檔信息。

3 結束語

綜上所述，辦公室檔案管理人員除了注重認真管理各類檔案以外，還應在實際工作中靈活運用信息化的檔案管理模式，以此創新和取代了落后的檔案管理方式。此外，管理人員應重視加密檔案，以此增強檔案的嚴密性和保密性，防止重要的檔案和資料丟失。同時，管理檔案時管理人員必須落實創新的檔案管理制度，能夠提升檔案管理效果，以及規范檔案管理的整個流程，從而提高檔案管理工作的規范性和有效性，有利于推動事業單位更好地發展。

參考文獻

[1]鄭鵬.新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新[J].現代經濟信息，2019（12）：68.

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