企業(yè)文書檔案管理的規(guī)范化探討

陶亞梅

摘 要：如今，我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制得到了不斷的完善，在整個發(fā)展進(jìn)程中，文書檔案管理工作受到了各界人士的廣泛關(guān)注。在開展財務(wù)與業(yè)務(wù)活動過程中，均會產(chǎn)生大量的文書檔案，若文書檔案管理工作可以有序而高效的開展，就可提高企業(yè)的工作效率。因此，為促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，需要結(jié)合實(shí)際情況來優(yōu)化文書檔案管理體系，打造更為高效、科學(xué)而規(guī)范化的運(yùn)行環(huán)境。對此，本文就企業(yè)文書檔案管理的規(guī)范化展開了相關(guān)的分析與研究。

關(guān)鍵詞：企業(yè);文書;檔案管理;規(guī)范化

企業(yè)在開展財務(wù)管理、人事管理等相關(guān)工作時，文書檔案等相關(guān)文件的收集、整理、歸檔與管理工作是十分關(guān)鍵的，在企業(yè)運(yùn)行過程中，可加強(qiáng)對文書檔案的規(guī)范化管理來獲取大量的有效信息。文書檔案中記錄了企業(yè)的基本發(fā)展歷程，可以從客觀角度反映出企業(yè)管理的規(guī)范性與合理性，在對文書檔案實(shí)施管理時，必須給予一定的技術(shù)支持，因此，企業(yè)需要緊跟時代的發(fā)展步伐，結(jié)合企業(yè)的具體發(fā)展需求，制定更為科學(xué)的文書檔案管理機(jī)制，對企業(yè)的文書檔案管理實(shí)施規(guī)范化的管理。

1 影響企業(yè)文書檔案管理的主要因素

1.1 觀念因素

文書檔案管理工作并不是文書資料收集完畢后構(gòu)建相應(yīng)的檔案目錄就可以啦，具體來講，文書檔案管理就是對文書檔案開展收集、整理、歸檔等處理，以便為后續(xù)檔案提取提供重要前提[1]。文書檔案前期的收集和整理工作是比較繁雜而瑣碎的，其會耗費(fèi)大量的時間和精力，還要對整個過程開展系統(tǒng)而科學(xué)的設(shè)計。當(dāng)前，文書檔案管理工作存在重藏輕用的基本思想，就是檔案管理人員把大量精力放到文書檔案資料保管與整理方面，其在文書檔案資料價值挖掘方面存在著諸多的不足。

1.2 人為因素

通常情況下，諸多企業(yè)都未設(shè)置專項(xiàng)文書檔案管理部門，也未配備專業(yè)的文書檔案管理人員，且負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的主要是秘書，其沒有專業(yè)背景、技能培訓(xùn)背景與學(xué)歷背景，不僅不具備相關(guān)的文書檔案管理知識，也未意識到文書檔案管理對企業(yè)發(fā)展的價值，對文書檔案管理技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用情況也漠不關(guān)心。另外，由于文秘本職工作為的文書處理，盡管和檔案管理密切相關(guān)，但是，并不是檔案管理工作的所有內(nèi)容，因此，諸多企業(yè)檔案管理工作僅僅停留于收好公文層面[2]。

1.3 技術(shù)因素

當(dāng)前，諸多企業(yè)對文書檔案管理工作的基本認(rèn)知不足，內(nèi)部檔案管理模式仍舊使用手工管理方式，其在整理、查閱、儲存與收集等方面的操作相對繁瑣，保管難度高、效率低下、失誤率高，再加之文書檔案信息化管理程度低下，使得文書檔案資料無法共享，也會降低文書的實(shí)際價值。

2 企業(yè)文書檔案管理工作規(guī)范化的主要措施

新時期，為推動企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，做好文書檔案管理工作十分關(guān)鍵，其充分記錄著企業(yè)的基本發(fā)展歷程，這對于企業(yè)日后的發(fā)展具有重要的意義。對此，我們針對企業(yè)文書檔案管理工作規(guī)范化的相關(guān)措施展開研究，主要表現(xiàn)為以下幾個層面：

2.1 強(qiáng)調(diào)文書檔案管理的信息化建設(shè)

當(dāng)前，文書檔案管理的信息化建設(shè)是提高檔案管理質(zhì)量的重要途徑。文書檔案管理人員需要及時引進(jìn)先進(jìn)的計算機(jī)系統(tǒng)，及時分析檔案管理每個環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的可能性，以實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化[3]。新時期，文書檔案管理規(guī)范化是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，要求企業(yè)工作人員給予高度的重視，增強(qiáng)工作人員的歸檔與建檔意識，以此為基礎(chǔ)，全面推動文書檔案朝著電子化、信息化方向發(fā)展。當(dāng)前，伴隨著計算機(jī)技術(shù)的逐步發(fā)展，基本上實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，其取代了傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，對此，文書檔案管理人員需要充分利用好計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)而提高文書檔案管理質(zhì)量與管理效率。

2.2 實(shí)現(xiàn)文書檔案管理各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化

對公文制發(fā)程序進(jìn)行不斷的規(guī)范，可以讓文書檔案管理每個環(huán)節(jié)都能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與統(tǒng)一化。公文是文書檔案的前身，因此，公文制發(fā)質(zhì)量直接影響著檔案的質(zhì)量，且也決定著檔案管理的規(guī)范性。因此，在制發(fā)公文時，需要把各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)問題落至實(shí)處，以提高公文質(zhì)量，其可為文書檔案管理規(guī)范化提供重要基礎(chǔ)。其一，確保公文的尺寸、紙張都能滿足一定的標(biāo)準(zhǔn);其二，積極審查公文字跡，確保公文的字跡要清晰，同時，在制發(fā)公文時，最好使用不易褪色的墨水、優(yōu)質(zhì)的紙張和筆種，主要是為了后期保存;其三，加強(qiáng)對公文簽發(fā)手續(xù)的審查，保證該手續(xù)要滿足審批權(quán)限，及時檢查抄送單位、主送單位、公文主題、落款與日期等內(nèi)容。

2.3 注重文書檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

文書檔案管理工作主要通過人來完成，為保證文書檔案管理效率，應(yīng)強(qiáng)化文書檔案管理團(tuán)隊(duì)的合理化建設(shè)，其是文書檔案管理規(guī)范化的核心內(nèi)容。具體來講，文書檔案管理團(tuán)隊(duì)的合理化建設(shè)需要從以下幾個層面出發(fā)：其一，不斷提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。領(lǐng)導(dǎo)層需要組織培訓(xùn)、鼓勵自學(xué)，以提高文書檔案管理人員的專業(yè)實(shí)力，讓管理人員能夠充分了解文書檔案管理工作中的每個環(huán)節(jié)與要求，以此為基礎(chǔ)，創(chuàng)新文書檔案管理模式，從而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的高效性。同時，加強(qiáng)文書檔案管理團(tuán)隊(duì)的思想建設(shè)，不斷增強(qiáng)檔案管理人員的主動服務(wù)意識，在篩選檔案管理人員時，必須要選擇行為端正、專業(yè)能力強(qiáng)、正值可靠的人員，還要注重對管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，時刻關(guān)注管理人員的基本生活與工作，旨在從根本上調(diào)動員工參與的積極性與主動性。

2.4 構(gòu)建完善的檔案管理制度

在文書檔案管理過程中，其核心內(nèi)容為記載已然發(fā)生過的事件，結(jié)合事件的基本特點(diǎn)與屬開展資料管理工作，還要確保檔案資料的完整度與安全性[4]。但是，在文書檔案管理過程中還存在著諸多的不足，諸多企業(yè)在文書檔案管理過程中僅僅設(shè)置檔案管理部門，要求該部門直接收集文書檔案資料，但是，文書檔案資料比較多，管理人員很難及時而有效對相關(guān)的文書檔案進(jìn)行歸檔處理，因此，存在著檔案資料比較繁雜的情況，還有很多工作人員在工作過程中未能正確認(rèn)知檔案管理工作，檔案遺失時常發(fā)生，導(dǎo)致此類問題發(fā)生的主要原因是檔案管理制度不夠完善。對此，為推動企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，應(yīng)不斷提高文書檔案資料的管理效率，這就需要不斷完善與優(yōu)化檔案管理機(jī)制。檔案管理工作相對復(fù)雜、種類繁雜是文書檔案極其顯著的特點(diǎn)，若企業(yè)推行檔案管理工作時未依照相應(yīng)的規(guī)章機(jī)制，其工作也就不夠規(guī)范，若想不斷提高文書檔案管理水平，企業(yè)需要結(jié)合實(shí)際工作來構(gòu)建文書檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與基本準(zhǔn)則，對管理人員的基本工作行為進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，以塑造優(yōu)質(zhì)的企業(yè)形象，從而推動企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

3 結(jié)束語

綜上所述，伴隨著時代的不斷發(fā)展與進(jìn)步，企業(yè)文書檔案管理工作也變得愈發(fā)重要。與傳統(tǒng)的管理工作存在著不同，現(xiàn)代化的企業(yè)文書檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展所發(fā)揮的作用越來越大，為促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，必須要先確保文書檔案管理工作的高效開展。推進(jìn)文書檔案管理工作時，管理人員需要對文書檔案管理有一個正確的認(rèn)知，在本職工作中不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，從而不斷的提升自己，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理的規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)

[1]盛雪艷，王堅.創(chuàng)新企業(yè)文書檔案管理工作探討[J].蘭臺世界，2019（S1）：156-157.

[2]龔愛華.電力企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及應(yīng)對措施[J].企業(yè)改革與管理，2017（12）：29.

[3]樂梅.淺析電力企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（19）：102.

[4]何彥.關(guān)于文書檔案管理工作的規(guī)范化思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（01）：107.