淺談高校檔案社會(huì)化服務(wù)現(xiàn)狀及保障措施

顧冬琴

摘 要：當(dāng)前，高校檔案服務(wù)過(guò)程中存在著中保管輕利用的情況，在檔案的利用上主要以校內(nèi)服務(wù)為主，對(duì)于社會(huì)化服務(wù)不夠重視。基于此，本文從高校檔案社會(huì)化服務(wù)的現(xiàn)狀出發(fā)，找出其中存在的主要問(wèn)題，并提出相應(yīng)的保障措施，希望能夠提升高校檔案社會(huì)化服務(wù)水平提供相應(yīng)的參考。

關(guān)鍵詞：高校檔案;社會(huì)化服務(wù);保障措施

伴隨著我國(guó)高校教育改革近年來(lái)的不斷深化，高校檔案服務(wù)工作也在不斷的完善和創(chuàng)新，從而能夠適應(yīng)當(dāng)前新的形勢(shì)下高校教育、管理以及社會(huì)方面的需求。作為在高校檔案管理當(dāng)中的中心環(huán)節(jié)，服務(wù)體系的構(gòu)建和運(yùn)行也發(fā)生著重要的轉(zhuǎn)變。逐漸從傳統(tǒng)的封閉式、單一式轉(zhuǎn)向開(kāi)放化、現(xiàn)代化的管理。高校檔案社會(huì)化服務(wù)對(duì)于高校檔案館的宣傳、用戶拓展等多個(gè)方面具有非常重要的作用，因此針對(duì)高校檔案社會(huì)化服務(wù)的現(xiàn)狀進(jìn)行研究具有重要的意義，通過(guò)提出相應(yīng)的保障措施，從而提升高校檔案社會(huì)化服務(wù)的積極作用。

1 高校檔案社會(huì)化服務(wù)現(xiàn)狀分析

1.1 高校檔案服務(wù)的時(shí)代背景

我國(guó)在上世紀(jì)九十年代初專門(mén)頒布了《普通高等院校檔案管理辦法》，按照辦法的要求逐漸建立起了較為完善的檔案門(mén)類，并實(shí)現(xiàn)了高校檔案的集中式管理，為高校檔案服務(wù)工作奠定了良好的基礎(chǔ)條件。近年來(lái)，隨著國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，社會(huì)上對(duì)于高校檔案信息的需求變得越來(lái)越高。在此背景下，國(guó)內(nèi)諸多高校的檔案館逐步對(duì)外開(kāi)放，成為面向社會(huì)的高校信息平臺(tái)，為社會(huì)各界人士提供相關(guān)的檔案信息。

1.2 高校檔案社會(huì)化服務(wù)的功能定位

現(xiàn)階段，高校檔案服務(wù)逐漸向社會(huì)化靠攏，針對(duì)服務(wù)的功能定位也變得更加多元化。即由豐富的視頻、音頻等多種新興媒介替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案服務(wù)。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校檔案社會(huì)化服務(wù)的渠道也變得更加豐富多樣，用戶能夠在查詢檔案信息時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等形式進(jìn)行快捷操作，無(wú)需親自到檔案館去查閱信息。最后，高校檔案管理人員對(duì)社會(huì)上的用戶提供服務(wù)時(shí)變得更為主動(dòng)，并且提供服務(wù)的層面和領(lǐng)域也變得更加廣泛，擺脫了原有的你來(lái)我查的服務(wù)模式。

1.3 高校檔案社會(huì)化服務(wù)的方式

當(dāng)前，高校為滿足社會(huì)用戶對(duì)于檔案信息的需求，采取了多種相關(guān)的服務(wù)方式。主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一方面，大多數(shù)的高校當(dāng)中都設(shè)定了專門(mén)的檢索工具，主要的目的是方便用戶對(duì)于檔案的查找，各大高校的檔案部門(mén)將校內(nèi)的檔案資料按照不同的類別進(jìn)行劃分，對(duì)于具體的數(shù)量、年份、來(lái)源等信息都進(jìn)行了有效的說(shuō)明;另一方面，高校檔案服務(wù)原有的服務(wù)方式當(dāng)中包含有信函、傳真、郵件等，但是伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，這些方式顯然無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前用戶的需求。因此，各高校在進(jìn)行檔案社會(huì)化服務(wù)的過(guò)程中，逐漸向著數(shù)字化和資源整體化的方向發(fā)展，并且在發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，將網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)作為檔案社會(huì)化服務(wù)當(dāng)中的重要部分，從而為更多的用戶提供相應(yīng)的服務(wù)。

2 高校檔案社會(huì)化服務(wù)存在的問(wèn)題

2.1 與社會(huì)互動(dòng)少，服務(wù)理念落后

現(xiàn)階段，多數(shù)高校的檔案館還是一種比較封閉與半封閉的經(jīng)營(yíng)狀態(tài)，由于檔案館與社會(huì)互動(dòng)的比較少，這就會(huì)大大的降低群眾使用檔案館的滿意度。高校檔案館的社會(huì)屬性被越來(lái)越多的群眾忽略與遺忘，就會(huì)缺少服務(wù)社會(huì)的資源與途徑。再有就是極大的阻礙著社會(huì)資源的傳播性與資源的取得性。這樣問(wèn)題的出現(xiàn)，必定會(huì)嚴(yán)重影響信息的共享性與用戶的滿意度，對(duì)于高校檔案館的管理和發(fā)展都是不利的。

2.2 硬件軟件落后，信息完整度較低

在互聯(lián)網(wǎng)的影響下，高校檔案社會(huì)化服務(wù)也出現(xiàn)了諸多的問(wèn)題。主要表現(xiàn)在其的硬件與軟件比較落后。高校檔案社會(huì)化服務(wù)硬件的落后主要是由于學(xué)校計(jì)算機(jī)工作的年限時(shí)間較長(zhǎng)，由于機(jī)身的老化，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)的運(yùn)行速度較慢，經(jīng)常性的出現(xiàn)死機(jī)、卡機(jī)的情況。所以很大程度上由于硬件的原因，使得高校檔案社會(huì)化服務(wù)的水平不斷降低。另外，由于軟件的因素也制約著高校檔案社會(huì)化服務(wù)的發(fā)展，主要表現(xiàn)在高校的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、檔案的管理系統(tǒng)、簽到系統(tǒng)等都有著很大程度的滯后性。并且嚴(yán)重影響著其工作效率，嚴(yán)重的甚至導(dǎo)致系統(tǒng)的崩盤(pán)。還有部分高校的檔案館沒(méi)有將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)充分的運(yùn)用，尤其是現(xiàn)代的信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)沒(méi)有充分的展現(xiàn)出來(lái)，導(dǎo)致各部門(mén)之間在工作的時(shí)候信息流通的不夠充分，致使信息出現(xiàn)碎片化的情況。

2.3 檔案電子化滯后，信息獲取較難

現(xiàn)階段部分高校還是有很多的檔案是由紙質(zhì)作為傳播的媒介，紙質(zhì)的媒介對(duì)于原始文件的儲(chǔ)存是非常有利的，但是對(duì)于檔案服務(wù)的互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展卻沒(méi)有半分的好處。所以，在這樣的基礎(chǔ)上，就應(yīng)當(dāng)不斷地結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的快捷性與便捷性的優(yōu)勢(shì)，將以往紙質(zhì)的檔案電子化，并且將其進(jìn)行檔案?jìng)浞荩诒ＷC原始憑證的保留基礎(chǔ)上，還可以第一時(shí)間將有效的文件傳送給需要的客戶，進(jìn)而大大的提升工作的效率。從檔案信息的資源收集方向來(lái)看，高校將信息準(zhǔn)確、全面的收集起來(lái)還存在著很大的困難，這也是高校檔案館現(xiàn)階段需要著重加強(qiáng)的方向。

2.4 服務(wù)管理滯后，服務(wù)內(nèi)容單一

現(xiàn)階段，很多高校的檔案館還是實(shí)行的傳統(tǒng)的管理模式，并且信息服務(wù)方式還較為落后與單一，并且檔案館只是有到館查閱資料與復(fù)印的最基礎(chǔ)的服務(wù)，對(duì)于那些互聯(lián)網(wǎng)的信息服務(wù)方式還是沒(méi)有。因此，就顯得檔案館的服務(wù)就很難滿足社會(huì)上不同用戶的檔案信息需求。尤其是在當(dāng)前生活快節(jié)奏的影響下，用戶專門(mén)到高校檔案館進(jìn)行資料的查詢是非常浪費(fèi)時(shí)間的，也嚴(yán)重影響著檔案館的使用率，久而久之人們就不回去檔案館查詢資料，高校的檔案館社會(huì)化服務(wù)就會(huì)失去其存在的意義。

3 完善高校社會(huì)化服務(wù)的保障措施

3.1 樹(shù)立科學(xué)服務(wù)理念，加強(qiáng)與外界用戶互動(dòng)

科學(xué)服務(wù)理念的樹(shù)立，主要是要求高校在進(jìn)行過(guò)社會(huì)化服務(wù)的過(guò)程當(dāng)中不僅需要對(duì)上門(mén)的用戶提供相應(yīng)的服務(wù)，還要積極搜尋潛在的用戶，并且將檔案的使用服務(wù)作為學(xué)校形象建設(shè)工作的重點(diǎn)。高校要積極開(kāi)展主動(dòng)式的社會(huì)化服務(wù)，為用工提供相應(yīng)的檔案信息。針對(duì)不同層次的用戶要進(jìn)行深層次的研究和分析，根據(jù)不同的檔案信息需求主動(dòng)提供相關(guān)的服務(wù)。另外，還要加強(qiáng)和外界用戶之間的互動(dòng)，大力宣傳學(xué)校的檔案社會(huì)化服務(wù)，從而改善社會(huì)公眾對(duì)于檔案的片面認(rèn)知，讓更多的社會(huì)公眾了解和使用檔案。

3.2 建立數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)檔案館資源建設(shè)

在互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境的影響下，不斷地加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與加強(qiáng)檔案館資源的建設(shè)是真正實(shí)現(xiàn)高校檔案社會(huì)化服務(wù)的基礎(chǔ)要素，更是為廣大用戶有效使用檔案基礎(chǔ)保證。現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展速度不斷地加快，越來(lái)越多的用戶喜歡依賴網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。傳統(tǒng)的檔案館的服務(wù)形式不能滿足與當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)，因此，高校在信息資源的建設(shè)方面要不斷地對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行修整與完善，優(yōu)化檔案館的館藏結(jié)構(gòu)，積極建設(shè)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的檔案信息資源體系，為廣大社會(huì)用戶不斷地提供更加便利的條件與檔案服務(wù)。

3.3 利用社交資源開(kāi)展檔案社會(huì)化服務(wù)

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展使得國(guó)內(nèi)各類社交平臺(tái)的發(fā)展逐漸加快，高校可以通過(guò)運(yùn)用社交資源來(lái)進(jìn)行檔案社會(huì)化服務(wù)。首先，要時(shí)刻關(guān)注社會(huì)公眾經(jīng)常使用的社交媒體的平臺(tái)，并且要選擇用戶多的平臺(tái)，這樣可以極大對(duì)用戶的覆蓋范圍一次性開(kāi)始對(duì)多個(gè)平臺(tái)進(jìn)行推送檔案服務(wù)。第二步要做的就是推送的信息一定要保證是聚焦社會(huì)熱點(diǎn)的信息，檔案服務(wù)內(nèi)容也要與時(shí)代的發(fā)展相結(jié)合，并且推送的信息符合社會(huì)大眾比較關(guān)心的熱點(diǎn)。

3.4 建立用戶需求導(dǎo)向的信息服務(wù)體系

高校在進(jìn)行檔案社會(huì)化服務(wù)的過(guò)程當(dāng)中要將現(xiàn)有的信息進(jìn)行有效整合，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)體系的完善和創(chuàng)新。通過(guò)進(jìn)一步了解社會(huì)用戶對(duì)于檔案信息的相關(guān)需求，加強(qiáng)內(nèi)部資源整合，充實(shí)高校檔案館的檔案信息資源，找到信息服務(wù)的切入點(diǎn)，對(duì)內(nèi)部的信息資源進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，為檔案館的信息服務(wù)體系提供一個(gè)良好的服務(wù)水平和優(yōu)秀的服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)論

社會(huì)化需求的提升為國(guó)內(nèi)各大高校檔案服務(wù)的發(fā)展提供了全新的機(jī)遇，但是同樣也帶來(lái)了諸多的挑戰(zhàn)。通過(guò)本文對(duì)高校檔案社會(huì)化服務(wù)的現(xiàn)狀梳理，研究得出現(xiàn)階段所面臨的主要問(wèn)題包括：與社會(huì)互動(dòng)少，服務(wù)理念落后;硬件軟件落后，信息完整度較低;檔案電子化滯后，信息獲取較難;服務(wù)管理滯后，服務(wù)內(nèi)容單一。針對(duì)上述問(wèn)題，本文從樹(shù)立科學(xué)服務(wù)理念，加強(qiáng)與外界用戶互動(dòng)、建立數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)檔案館資源建設(shè)、利用社交資源開(kāi)展檔案社會(huì)化服務(wù)、建立用戶需求導(dǎo)向的信息服務(wù)體系四個(gè)方面提出了相應(yīng)的保障措施。希望通過(guò)本文的研究能夠?yàn)閲?guó)內(nèi)高校進(jìn)行檔案社會(huì)化服務(wù)提供有效的參考和借鑒。

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