新時(shí)期政府機(jī)關(guān)檔案管理策略探究

程相斌

摘 要：檔案管理是政府機(jī)關(guān)重要工作之一，其工作主要覆蓋了社會(huì)公共各項(xiàng)事務(wù)，其管理質(zhì)量直接關(guān)系到整個(gè)社會(huì)信息的流通及社會(huì)的安穩(wěn)。通過分析現(xiàn)階段我國(guó)政府機(jī)關(guān)的檔案管理不難看出，因?yàn)闆]有引起重視，加之缺少人才的支持，所以很多工作的開展均無法和科技進(jìn)步的步伐同步，也未遵循政府信息公開的要求。對(duì)此，本文筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐，簡(jiǎn)要分析了新時(shí)期政府機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題，并提出了具體應(yīng)對(duì)策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：政府機(jī)關(guān);檔案管理;信息化

檔案是一種文件材料，由機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人形成于社會(huì)活動(dòng)中，其作為一項(xiàng)原始記錄，主要作用為以備查考，形式包括文字、圖表、聲像等。從總體上來說，現(xiàn)階段政府機(jī)關(guān)的檔案工作情況較好，但因?yàn)楦鲉挝粰n案管理水平一，部分單位還有一些問題存在，讓檔案規(guī)范化管理受到影響，因此，對(duì)檔案管理部門與其他職能機(jī)關(guān)來說，當(dāng)務(wù)之急都是將機(jī)關(guān)檔案管理做好，讓其更好地服務(wù)社會(huì)。

1 新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題

1.1 沒有從思想上重視檔案

現(xiàn)階段，之所以我國(guó)檔案工作開展受阻，其中一個(gè)很大因素就是政府機(jī)關(guān)單位尚未對(duì)檔案管理工作引起重視，未了解其重要性，影響檔案管理的成效[1]。有的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并未真正意識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值，機(jī)械的進(jìn)行著保管和記錄，沒有真正重視檔案管理，未將其納入機(jī)關(guān)單位日常工作任務(wù)中。而之所以會(huì)這樣，主要是因?yàn)闄n案管理不能將可觀的收入帶給所在單位或機(jī)關(guān)，因此一味地忽視檔案管理，僅對(duì)其做簡(jiǎn)單的保管。如此，錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重制約了檔案管理質(zhì)量，使之和時(shí)代發(fā)展脫節(jié)。

1.2 檔案管理信息化程度不足

隨著信息化時(shí)代的來臨，信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益普及，均提供了非常好的機(jī)會(huì)給檔案管理工作，使之更加完善，獲得更好發(fā)

展[2]。信息化時(shí)代，機(jī)關(guān)檔案中產(chǎn)生了大量電子文件，傳統(tǒng)信息保管載體已經(jīng)無法承受大規(guī)模的信息資源，而掃描技術(shù)、光盤技術(shù)、縮微技術(shù)等先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，提高了檔案管理效率。通過對(duì)這部分技術(shù)予以利用，能夠在合適的載體中儲(chǔ)存領(lǐng)導(dǎo)的講話、單位的活動(dòng)、政策文件和一些重要視頻資料，讓信息儲(chǔ)存的容量大大提高。然而大多數(shù)機(jī)關(guān)單位往往因改革力度較低，檔案管理信息化、數(shù)字化并未落實(shí)到行動(dòng)上，檔案資料大部分還是為紙質(zhì)的。隨著時(shí)間的流逝，很多紙質(zhì)資料都會(huì)有不同程度的磨損、損毀情況出現(xiàn)，而一旦損毀則修復(fù)起來難度非常大，資料應(yīng)有的價(jià)值便慢慢喪失，安全隱患大量存在。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

近年來，政府機(jī)關(guān)投入了非常多的精力到檔案管理的硬件設(shè)施上，顯著改善了檔案工作環(huán)境，但卻并未嚴(yán)格配備檔案管理人員，且管理人員專業(yè)素養(yǎng)嚴(yán)重滯后，無法滿足現(xiàn)代檔案管理工作需求。具體表現(xiàn)在，第一，我國(guó)高等院校檔案管理專業(yè)開始時(shí)間較晚，缺乏專業(yè)的檔案管理人才，無法讓市場(chǎng)需要得到滿足。第二，大多數(shù)政府機(jī)關(guān)并不重視檔案管理人才的選拔，把關(guān)不嚴(yán)，或者從其他部門抽調(diào)一些人，有的甚至是職工家屬或離退休人員，這些人員大部分沒有檔案專業(yè)知識(shí)，且相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)也缺乏，不知如何搜集、整理、保管檔案資料，進(jìn)而大大影響了檔案管理效果。第三，檔案管理人員未接受相關(guān)培訓(xùn)，機(jī)關(guān)檔案管理人員工作較為穩(wěn)定，時(shí)間一長(zhǎng)，他們就會(huì)有職業(yè)倦怠感出現(xiàn)，工作上不思進(jìn)取，不想主動(dòng)將自身檔案管理知識(shí)、能力提升。

2 新時(shí)期提高機(jī)關(guān)檔案管理工作水平的措施

2.1 提高機(jī)關(guān)單位的檔案管理意識(shí)

日益深入的政治體制改革，越來越重視檔案管理。對(duì)此，政府機(jī)關(guān)應(yīng)強(qiáng)化自身檔案管理意識(shí)。第一，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的必要性，高度重視檔案部門的組建與發(fā)展，設(shè)立穩(wěn)定的資金，創(chuàng)設(shè)優(yōu)質(zhì)的管理環(huán)境。第二，強(qiáng)化檔案部門領(lǐng)導(dǎo)管理意識(shí)，各大會(huì)議中反復(fù)強(qiáng)調(diào)檔案部門的價(jià)值。同時(shí)，檔案部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重新定位自己的職責(zé)，將檔案管理的意義正確認(rèn)識(shí)到，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)與技能，并積極向其他檔案部門學(xué)習(xí)，借鑒有益的做法，進(jìn)一步強(qiáng)化自身檔案管理能力。第三，增強(qiáng)檔案管理人員管理意識(shí)，促使其真正意識(shí)到檔案管理的重要價(jià)值，想方設(shè)法增強(qiáng)自身專業(yè)技能，為單位檔案管理工作可持續(xù)健康發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

2.2 提高檔案管理的信息化水平

進(jìn)入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理已無法讓機(jī)關(guān)工作的需要得到滿足，因而今后機(jī)關(guān)檔案工作的重點(diǎn)內(nèi)容就是怎樣實(shí)現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化管理[3]。政府機(jī)關(guān)也應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化的重要性有一正確認(rèn)識(shí)，發(fā)揮數(shù)字信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將檔案資料數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化與信息資源共享化順利實(shí)現(xiàn)，切實(shí)提高檔案管理能力，有力地促進(jìn)檔案管理信息化水平。第一，把檔案信息數(shù)字化，高效輔助檔案管理工作的開展。換言之，則是使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案二進(jìn)制代碼進(jìn)行有效識(shí)別，并以數(shù)字代碼進(jìn)行儲(chǔ)存，將數(shù)字信息轉(zhuǎn)換為文本文件格式、圖像文件格式，音頻文件格式或視頻文件格式;第二，在數(shù)據(jù)庫(kù)管理平臺(tái)錄入已轉(zhuǎn)換的數(shù)字信息，并將其轉(zhuǎn)化為機(jī)讀數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確，在系統(tǒng)軟件的支持下，為檔案的檢索與應(yīng)用提供便利;第三，數(shù)據(jù)庫(kù)檔案的安全防護(hù)。檔案管理人員應(yīng)保密電子檔案，基于不同類別設(shè)計(jì)不同安全登記，利用各種有效措施，如密鑰、殺毒軟件等預(yù)防外部侵入，使電子信息的安全性得到保護(hù)。第四，對(duì)機(jī)關(guān)現(xiàn)有檔案設(shè)施進(jìn)行改善，增加檔案管理設(shè)備，如配備數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等硬件，購(gòu)買信息化需要的軟件管理系統(tǒng)等，有效滿足檔案數(shù)字化建設(shè)需求。

2.3 加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高整體素質(zhì)

新時(shí)期，若想將政府機(jī)關(guān)檔案管理工作做好，則最重要的一點(diǎn)就是加強(qiáng)培訓(xùn)機(jī)關(guān)管理人員的專業(yè)知識(shí)，在具體培訓(xùn)過程中，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員綜合素養(yǎng)。須知，確保政府機(jī)關(guān)檔案管理工作順利開展的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)就是人才隊(duì)伍建設(shè)，所以政府部門應(yīng)真正意識(shí)到檔案的價(jià)值，立足于檔案工作現(xiàn)狀制定科學(xué)合理的人才培養(yǎng)戰(zhàn)略，定期開展形式多樣的培訓(xùn)活動(dòng)，邀請(qǐng)專家親自到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，重點(diǎn)講解檔案管理實(shí)踐中典型問題，提高培訓(xùn)的實(shí)效性及針對(duì)性。同時(shí)開展檔案管理總結(jié)經(jīng)驗(yàn)大會(huì)，積極向優(yōu)秀前輩請(qǐng)教，以主題會(huì)議的方式引導(dǎo)管理人員真正意識(shí)到檔案工作的價(jià)值，有步驟、有計(jì)劃地改變檔案管理人員的思想，促使其全身心投入到檔案管理工作中。除了加強(qiáng)技能培訓(xùn)外，還應(yīng)借助現(xiàn)代化科學(xué)信息技術(shù)，搭建網(wǎng)絡(luò)一體化模擬平臺(tái)，讓檔案管理人員展開模擬試驗(yàn)，將理論知識(shí)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)完美地融合，熟練掌握各種檔案管理信息化軟件，進(jìn)一步提高檔案管理效率及質(zhì)量。

3 結(jié)語

總之，政府機(jī)關(guān)的檔案管理人員一定要對(duì)新時(shí)期的檔案管理發(fā)展趨勢(shì)做到了如指掌，并將自身思想觀念積極轉(zhuǎn)變，不斷提高自身的綜合實(shí)力。同時(shí)，還需把先進(jìn)的信息化檔案管理模式引入，優(yōu)化、完善原有的檔案管理制度，從而為之后的檔案管理工作提供有效參考，以良好的基礎(chǔ)助力新時(shí)期政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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