大數據背景下高校檔案精益化管理研究

李啟坤 王巍

摘 要：在高等院校管理工作中，檔案管理不可或缺，有利于校園文化建設以及人才培養。然而目前高校在檔案管理方面仍有效率不高表現，管理手段過于滯后，所以，高等院校應充分利用大數據技術，實施精益化管理，提高檔案管理效果?；诖?，本文探究了大數據下的高校檔案精益化管理。

關鍵詞：大數據;高校;檔案;精益化;管理

1 高校檔案精益化管理

精益化管理理念最早產生于美國汽車制造業，針對大規模生產模式呈現出良好的管理效果。當具體應用精益化管理理念時，能夠避免投入大量生產要素，基于市場需求，生產產品，從而提高企業所有經營活動的效率，進一步減少投入、節約材料等，在更大程度上創造價值。在高等院校中，當開展檔案管理工作時，全面應用精益化管理方式，將其落到實處，進而減少所投入的成本，不斷優化與完善管理步驟與流程，以此增強管理效率，提高管理質量，使管理環節更為簡潔，為更加高效地應用檔案打下良好基礎。

2 高校檔案精益化管理的原則

1）自我負責。在高校檔案管理過程中，以人為主體，服務是出發點和落腳點，所以檔案管理者起到不容小覷的橋梁紐帶作用，所有工作人員均需正確認知自身重要性，明確自己在高等院校檔案管理隊伍中占據至關重要的地位，是其必不可少的一部分，是團隊形象的一個關鍵因素，每個人必須承擔起自身職責，將責任落到實處。以館長為例，需貫徹落實檔案工作法令法規及政策;加強檔案工作人員隊伍建設;負責檔案安全與保密工作等。

2）充分考慮利用者的需求。近年來，時代不斷進步，在此背景下對于高等院校檔案信息，更多人提出自身需求，應用檔案的人員規模日益擴大，并且檔案信息類型不斷增多。所以，對于檔案工作人員而言，必須詳細、深入考慮應用人員實際需求，全方位多角度提供個性化檔案服務，積極開展檔案工作，從而充分滿足利用者需求。

3）經常改進原則。當前，知識時代已經來臨，而傳統檔案管理方法以及制度等無法滿足時代發展多樣化需求，因此，檔案人員應該在第一時間轉變自身服務理念，進一步改進與完善知識結構等。所以，在實際開展檔案工作的過程中，一定要與相關問題密切結合進行實踐探索，與時俱進，進一步改進工作方法。

3 大數據在高校檔案管理中的應用價值

1）有助于提高數據利用率。當前，人們已經進入大數據時代，每一領域與行業在實際運行期間，均有無數數據信息產生。在高校檔案管理過程中，當應用云計算與存儲技術時，以招生環節為起點，從各個方面搜尋與收集電子數據，并且通過合理應用計算機，完成相關檔案的輸入等操作，以無數數據信息為對象，通過大數據技術的有效應用，合理劃分與管理，從而使各項數據得到更好應用。

2）有助于保證數據信息真實性?，F如今，在高等院校運行期間，為有效培養人才，日益加大教師招聘等的力度，所以在檔案管理過程中，往往存在大量新型數據，同時以數據信息為對象，在其真實性以及完整性方面的要求越來越高。在高等院校檔案管理期間，通過應用大數據技術，可以發揮其數據挖掘與運算作用，以此劃分數據類型，完成采集工作，并且能夠確保其精確性，此外還能夠聯系各類數據，然后在數據信息中得以展現。

3）有助于高效處理數據信息。根據大數據技術實際情況來看，其鮮明特征為高速處理以及強大運算功能，在進行高校檔案管理時，可以高效應用該技術，進行創建多樣性突出的數據庫，以物聯網為基礎，聯系不同數據庫，如此便可處理好海量數據信息，并且使檔案管理更具針對性。

4 大數據時代高校檔案精益化管理策略

1）實現高校檔案資源高度共享。在高等院校中，通過高度共享資源，能夠使資源得到充分應用，提高其利用率，實現檔案資源價值的最大化，所以在高校中為進行檔案精益化管理，必須將此作為一種根本途徑。為此，對高等院校提出一定要求，當實際管理檔案時，需要站在宏觀角度，建立健全檔案管理中心，在此基礎上從各個方面統籌規劃檔案管理工作，在此期間能夠全面整合各種高校資源，主要包括檔案管理資源、檔案數字資源以及檔案基礎資源等。

其一，整合檔案基礎資源。在不同院系中，均存在大量基礎資源，以此為對象進行綜合整理，然后細致分類，通?？梢苑譃榻虒W類以及學生類等，要開展精益化管理工作，在此期間同樣需要利用一系列對策防止重復建設，針對閑置資產，加強處理。其二，整合檔案數字資源。在高等院校范圍中，當檔案管理信息中心處于運行狀態時，應該加強應用大數據技術等，從各個角度探析以及處理高校檔案數據，而部分檔案信息具有較強分散性，需要按照相關流程和順序進行整合，為檔案數據中心資源庫提供重要保障，使其由檔案元數據庫以及原始數據庫等構成。與此同時，在館藏檔案的整合過程中，以各類檔案為對象，進行OCR識別等數字化加工，使其成為數字信息，完善檔案查詢，提高檔案信息檢索效率等。

2）實現高校檔案信息自動采集服務。（1）信息自動抓取。根據高等院校實際情況來看，在其運行期間，各個方面均發生巨大變化，教學管理等均朝著數字化與自動化的角度發展，海量網絡數字資源應運而生，但同時也帶來極大信息冗余問題，針對此種狀況，必須逐漸增強信息采集等能力，如此才可以極快速度搜集具有更高價值的信息。在高等院校檔案管理工作開展過程中，通過利用大數據技術，能夠以網絡動態信息監控與數據抓取技術為對象，提高其應用率，可以針對網絡信息資源進行自動抓取與歸檔等，有益于進行精益化管理。（2）實時推送服務。隨著大數據時代的到來，在開展高等院校檔案管理工作時，需要提高對檔案應用動態的關注度，加大實時把控強度，高效應用數據統計與分析技術，以關注度較高的用戶為對象，提高對及時推送信息服務的重視程度，與此同時在第一時間通過網絡發布一系列信息，從而對高等院校檔案管理與服務發揮更大積極影響，為其個性化以及精準化服務打下良好基礎。

3）加大同有關部門的合作力度。在大數據時代中，當高等院校開展檔案管理工作時，為進行精益化管理，一定要合理、高效應用先進技術，與此同時豐富服務職能，凸顯其多樣化特征，處理好諸多檔案數據信息。為實現該目標，首先必須加強不同部門之間的協同合作，為其奠定堅實基礎。

其一，在數據服務商之間，建立良好合作關系。在人才、數據與技術方面，發揮其作用與優勢，進一步在高等院校范圍中，健全其數字資源庫。其二，以檔案形成者為對象，與之構建良好合作關系。隨著大數據時代的來臨，產生越來越大的作用，在此基礎上開展高等院校檔案管理工作，在此期間必須提高對信息資源的重視程度，確保其真實性以及完善性，要增強信息搜集效率，首先必須與檔案形成者構建良好溝通關系。為實現該目標，需要不斷強調檔案管理的重要作用，進一步普及相關知識。同時，良好的溝通聯系也會使得檔案管理工作者從中獲取到更加新鮮及時的信息，便于為利用者提供更加貼合實際的服務。除此之外，還需要加強與檔案應用者之間的合作。

5 結束語

總而言之，基于大數據時代，在高等院校運行期間，既需要提高對檔案管理重要作用的認知深度，也需要加強精益化管理，高效應用大數據技術，科學、合理應用各種方法與途徑，主要包括檔案資源高度共享以及信息自動采集與歸檔等，從而增強檔案管理效果，充分發揮人才培養職能，廣泛應用檔案資源。

參考文獻

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[2]左婷婷，周琦.大數據背景下高校檔案精益化管理研究[J].智庫時代，2019（39）：77+80.

[3]張明英.從精益化管理角度淺談高校檔案管理[J].知識經濟，2016（04）：90.

作者簡介

李啟坤（1971-），女，漢族，遼寧新民人，農業推廣碩士，館員，沈陽農業大學，研究方向：高校檔案研究。

王巍（1978-），女，漢族，黑龍江人，農業推廣碩士，館員，沈陽農業大學，研究方向：高校檔案研究。