加快檔案信息化建設，實現煙草企業高質量發展

申秀蘭

摘 要：隨著我國各行各業互聯網信息技術應用程度不斷深化，行業領域的信息化應用范疇日益廣泛。面臨如此快速的社會發展旋律，煙草企業的檔案管理變革已經是箭在弦上，亟待突破。本文針對目前我國煙草行業檔案管理的信息化建設的現狀和未來煙草企業高質量發展開展細致深入的分析，并以此為研究依據提出加快煙草企業檔案信息化建設的新思路。

關鍵詞：煙草企業;檔案管理;信息化建設

檔案資料真實而全面地記錄了煙草企業的起步成長、破舊立新發展的歷程，是煙草行業的寶貴財富。在新的社會發展歷史時期，煙草企業未來的發展之路是荊棘叢生，我們要有緊迫的時代感，充分發揮好檔案信息化建設的管理價值，指導煙草企業實現高質量發展。煙草企業檔案信息化建設就是將信息技術應用到檔案部門的常規工作中，大大提高了檔案工作的實際價值和指導性，不斷優化、提高檔案資料的管理價值、經濟價值。

1 數字信息時代煙草企業加快檔案信息化建設的重要意義

在新一輪的信息技術科技革命的帶動下，我國各行各業都在積極信息技術相融合，在新技術的驅動下，實現企業的高質量發展。煙草企業在我國社會主義市場經濟體系中仍占據主要地位，在拉動我國國民經濟繁榮發展方面發揮著重要作用。近些年來煙草企業的檔案資料的總量和種類是越來越多，檔案部門以往的工作方法已經呈現出低效、指導決策弱化等問題，因此檔案信息化建設將會是促進煙草企業高質量發展的新變革。煙草企業檔案管理的信息化建設就是以傳統檔案管理工作為基礎，驅動計算機信息技術在檔案管理工作中的應用，從檔案資料收集檢索，到數據分析、遠程共享、企業決策指導等，全面提升了檔案資料的實際價值。

2 煙草企業在建設檔案信息化過程中面臨的主要難題

1）建設檔案信息化的成本較高。煙草企業檔案信息化建設不是短期一蹴而就的事情，它需要煙草企業投入一定數量的計算機基礎設備，同時還要根據本企業發展實際情況，自主研發或者是購買檔案信息化管理軟件，組建一支信息化檔案管理專業團隊，這樣才能滿足新時代發展環境下煙草企業檔案信息化建設的總體要求。正是由于建設檔案信息化的成本較高，因此很多中小型煙草企業在檔案信息化建設方面的資金投入機會相對薄弱、保守。

2）缺少相對規范、統一的檔案信息化建設標準。煙草行業推行信息化管理的起步比較晚，目前正處于信息化發展的雛形階段，所以在短時期內難以形成相對規范、統一的檔案信息化建設標準。基于此種原因，有些煙草企業在開展檔案信息化建設過程中就會出現電子檔案資料的收集編碼、查找編號不一致，電子檔案資料保存格式不統一等情況，這就給后期檔案資料的共享、決策指導等工作帶來很多困擾和不便。

3）檔案管理工作人員的信息化水平不高。現階段，煙草企業檔案信息化建設工作中還存在著一個較為突出的問題就是檔案管理工作人員的信息化水平普遍不高，與檔案管理工作結合度不高。在信息化快速應用轉型發展的今天，檔案資料的呈現形式將會變得更加多變、靈敏，且風險系數也比較高，這樣就要求檔案人員在扎實基本功的同時，還要不斷提高信息技術應用能力和應對突發事件的機變能力。然而實際情況是，大多數煙草企業的檔案工作人員缺少信息技術學習、創新應用的意識，這應該是未來煙草企業需要著重解決的問題。

3 加快檔案信息化建設，實現煙草企業高質量發展

1）不斷健全并完善煙草企業電子檔案數據庫。電子檔案數據庫是煙草企業開展檔案信息化建設工作的核心重點，是逐步提高煙草企業檔案信息化水平的關鍵，也是開展檔案資料共享共建的依據。長期以來，由于很多煙草企業出于經營成本考量，在檔案信息化建設方面的資金投入較少，煙草企業檔案信息化建設的基礎設施不完整，電子檔案數據庫也遲遲沒有建設成功。所以說，加快檔案信息化建設，實現煙草企業高質量發展首要做的就是不斷健全并完善煙草企業電子檔案數據庫。電子檔案數據庫可以根據收集來的檔案資料進行統一分類、篩選、編碼、歸檔。另外，該數據庫中還包含了若干子系統，子系統則會根據不同使用對象，以多樣化的形式呈現，實現檔案信息的逐級共享，充分滿足各類使用者的需要。

2）逐步建立較為規范、統一的檔案信息化建設標準。較為規范、統一的檔案信息化建設標準，不僅可以大大提高檔案信息化建設的效率，還能提高煙草企業電子檔案的實用性和自我價值。（1）煙草企業要制定出完整統一的電子檔案格式、上傳通道、存儲空間、共享下載渠道，這樣可以大大減輕檔案工作人員的壓力，降低失誤率的發生，有助于提高檔案信息化管理質量。（2）為了方便電子檔案在部門間傳輸、下載，確保發送或者是接受的文件不混淆，檔案工作人員能否快速準確地查找到相對應的電子文檔，那么就需要統一電子文檔的歸檔編號。（3）通過虛擬模型和智能分析信息技術統一規范電子檔案的收發流程，這樣可以做到電子檔案資料的共享、互通和傳輸使用，這樣不僅可以最大限度地避免涉密資料的外泄，還能保證檔案資料的共通性、共享性。

3）加強檔案信息化管理的安全性能。如何尋求電子檔案安全管理與檔案資料的共享開放功能之間的關系，積極探尋兩者之間的最緊密結合點，維護安全性能在檔案信息化建設過程中是十分必要的。（1）明確每一位檔案工作人員的職責目標，逐級分層落實崗位職責，將檔案信息化管理落到每一個崗位實處，誰負責、誰擔責。（2）計算機信息技術在為我們企業帶來方便高效快捷資源的同時，還給我們帶來了不確定性的安全危險因素。我們在開展煙草企業檔案的信息化建設期間，尤其要加強數據信息的安全防護意識，盡量避免涉密資料外泄情況的發生。（3）提升電子檔案的網絡防護級別。在電腦上安裝計算機防火墻，并確保其時刻開啟狀態，防止資料的丟失和外泄。此外還要尤其注意檔案資料要備份，對一些涉密檔案要提高其涉密等級，最大程度地防止泄密和越級查閱。

4）持續增加資金投入，培養綜合性檔案人才。煙草企業一定要保證在檔案信息化建設期間的資金投入，計算機相關的硬件設備要準備到位，檔案數據庫軟件、安全軟件等也要同步到位，這是檔案信息化建設的重要前提保障。

綜合型的檔案專業人才是煙草企業發展檔案信息化的重要人力資源支撐，是煙草企業實現高質量發展的決定性要素。煙草企業在建設檔案信息化階段不僅要求檔案工作人員強化檔案專業性技能，還要要求他們要熟練操作計算機，應用相關信息軟件，還要學習如何將計算機信息技術和檔案常規工作結合起來，使其成為一種常態化。為了適應檔案信息化發展的要求，煙草企業需要持續強化檔案工作者的職業培訓，讓檔案工作人員在實際工作中提升綜合業務水平和能力。

4 結語

信息技術在諸多領域正經歷著爆炸性轉型和突破，以信息化為杠桿的培育出來的產業新動能正在蓄勢待發。煙草企業檔案管理的信息化建設不能再停擺不前，而是需要一場全面深刻的蛻變，這是確保煙草企業實現高質量發展的重要工作。面對當下煙草企業檔案信息化建設工作中的不足，尋癥結，補短板，積極調整優化檔案信息化建設方案，充分利用好互聯網信息技術的優勢，最終實現檔案管理與信息建設的共同發展，激發內在價值。

參考文獻

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作者簡介

申秀蘭（1979-），女，江蘇泰州人，泰州市煙草公司姜堰分公司，文檔機要保密管理員，研究方向：檔案管理。