芻議新時期檔案管理發(fā)展策略

王林

摘 要：隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國社會取得了巨大進步，維護我國公民合法權益的檔案管理體系也逐漸走向完善。檔案管理作為勞動保障工作的重要環(huán)節(jié)，在推動我國社會有序發(fā)展中發(fā)揮著積極作用。檔案管理工作水平影響著公民檔案是否完整、規(guī)范、安全，從而影響公民個人利益。當下是決勝全面小康社會的新時代，對我國檔案管理工作提出了更高的要求。因此，本文主要從檔案規(guī)范化管理的重要意義出發(fā)，提出對檔案進行規(guī)范化管理的策略和方法，希望能對提高辦公室檔案管理工作水平提出可借鑒性意見。

關鍵詞：新形勢;檔案;規(guī)范;管理

黨的十九大以來，黨和政府出臺了一系列政策和措施保障公民檔案信息化建設，社會保障管理處的檔案管理工作也日益受到關注。檔案管理雖是一項基礎性工作，但其影響著公民工作生產(chǎn)的方方面面，從而關系到每位群眾切身利益。對檔案進行規(guī)范化管理既是保障公民合法權益的必要舉措，也是提升政府形象、依法行政有效途徑。因此，勞動保障管理部門應明確認識檔案規(guī)范化管理的重要意義，并提高新時期的檔案管理水平和能力，從而服務人民、造福社會。

1 檔案規(guī)范化管理的重要意義

1.1 有利于提升檔案管理的效率和質(zhì)量

傳統(tǒng)媒體時代，檔案資料基本以紙質(zhì)版保存，存在檔案紙張受損、丟失等問題，不符合檔案管理的規(guī)范化運行。隨著信息化社會的到來，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)不能適應當今社會發(fā)展。紙質(zhì)版檔案資料和電子版檔案資料相結合，成為提高檔案管理工作水平的重要途徑。電子版檔案資料既克服了紙質(zhì)檔案的缺點，還具有查詢便利、更新迅速、安全高效等優(yōu)點。因此，對檔案進行規(guī)范化管理能夠有效提升信息管理的效率和水平。

1.2 有利于改進勞動保障管理部門的工作水平

社會保障部門作為人力資源管理單位的組成部分，其檔案管理水平急需提升。按照傳統(tǒng)的管理思路和方法已無法適應新時代的社會發(fā)展要求，往往會導致檔案管理效率低下、勞動檔案管理糾紛等問題的出現(xiàn)。可見，檔案管理人員的思想認識和管理能力影響著檔案管理水平，從而影響著整個大隊行政效率的提升。大隊依照黨中央精神，對公民檔案進行規(guī)范化管理，按照法律要求進行督促用人單位的行為，能夠不斷優(yōu)化部門職能，提高服務意識和服務水平。

1.3 有利于推動中國特色檔案管理體系的建立

我國檔案管理體系是國家管理的重要組成部分，也是促進社會有序發(fā)展的制度支撐。檔案管理涉及公民生活的方方面面，包括學業(yè)情況、就業(yè)信息等多個方面，其內(nèi)容紛繁復雜也決定了這是一項重大艱巨的工作。檔案管理作為基礎性的工程任務，更需要明細各項管理流程，并定期進行核對、整理，還要根據(jù)國家政策變化不斷調(diào)整登記內(nèi)容和方式。可見，檔案管理的重要作用。因此，對其進行規(guī)范化管理能夠促進工作的規(guī)范運轉，從而不斷推動我國特色檔案管理體系的發(fā)展。

2 新時期促進檔案規(guī)范化管理的策略和方法

2.1 管理部門應加大重視程度，增加經(jīng)費支援

完善基礎設施是推動檔案規(guī)范化管理的前提條件，也是基本物質(zhì)保障。因此，我省人力資源社會保障行政部門應加大對管理工作重視程度，增強對其經(jīng)費支援。具體表現(xiàn)為，設立獨立的檔案存放室，更新打印機、復印機、掃描機等設備，并積極落實“九防”的各項要求，從而不斷改善檔案管理工作環(huán)境[1]。通過完善基礎設施能夠有效保障檔案信息的安全、有效，為規(guī)范化管理措施的實施做好準備工作。

2.2 管理部門應建立健全檔案管理制度，落實各項工作

由于檔案工作內(nèi)容的紛繁復雜，需要科學合理的檔案管理制度規(guī)范各項工作落實。管理制度的設立需要按照國家相關法律執(zhí)行，并結合本地區(qū)管理工作的現(xiàn)狀進行創(chuàng)新性實踐。我省檔案管理部門應設立合理的人員責任制度、檔案室管理制度等，以推動管理工作朝著專業(yè)化、規(guī)范化方向發(fā)展[2]。在工作開展過程中，應將工作具體落實到個人頭上，實施嚴格的追責制，規(guī)范工作人員行為，減少檔案管理失誤事件的發(fā)生。同時，還應實施科學的激勵制度，通過獎懲的開展提高工作人員積極性。

2.3 管理部門應加強對工作人員的專業(yè)培訓，不斷提升其素質(zhì)

工作人員是檔案管理的核心要素，其專業(yè)能力和水平影響著各項管理工作的實際成效。因此，檔案管理部門應加強對工作人員的專業(yè)培訓，可以邀請上級或者兄弟地區(qū)的優(yōu)秀檔案管理人才對其進行培訓，還可以促進工作人員之間的相互交流和借鑒[3]。此外，檔案管理是一項政策性極強的工作，需要工作人員具備高度的政治素養(yǎng)和法律敏感度。因此，工作人員還應加強對法律知識、政治政策等方面的學習，以不斷提升工作人員素養(yǎng)。

2.4 管理部門應加快建設信息化檔案庫，提高工作效率

如今是信息化社會，數(shù)字化建設成為每個企業(yè)、每個部門需要重視的問題。為了提升檔案信息管理的效率，檔案管理部門應加快信息化建設，以適應時代潮流，實施更為優(yōu)質(zhì)的管理和服務。首先，應建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，完善各項操作流程，提高信息輸入和保存的效率。其次，還應不斷開發(fā)新模塊，在信息查詢、問題資訊、反饋信息方面為參保人員提供服務。最后，應積極建設信息安全防護平臺，以保證信息安全。

3 結束語

檔案管理工作是建設社會主義人力資源管理體系的重要組成部分，也是造福人民群眾的工程。隨著黨和國家的日益重視，提升檔案管理工作的水平和能力被提上日程。因此，有必要對檔案進行規(guī)范化管理。首先，管理部門應加大重視程度，增加經(jīng)費支援。其次，應建立健全檔案管理制度，落實各項工作。最后，應加強對工作人員的專業(yè)培訓，不斷提升其素質(zhì)。此外，還應加快建設信息化檔案庫，提高工作效率。

參考文獻

[1]劉敏.芻議新時期事業(yè)單位檔案管理的信息化建設[J].科技創(chuàng)新導報，2018，15（23）：167-168.

[2]張國峰.人事檔案管理的創(chuàng)新性研究[J].才智，2019（08）：229.

[3]楊麗麗.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案管理策略[J].科技經(jīng)濟市場，2016（03）：75.