如何充分發(fā)揮檔案在企業(yè)管理中的作用

梁淑娟

摘 要：檔案管理如何更好的與企業(yè)管理結合，如何從流程環(huán)節(jié)上與企業(yè)管理主動對接，如何充分發(fā)揮作用，更好的服務企業(yè)，提出論點。

關鍵詞：檔案管理;作用發(fā)揮;企業(yè)管理

檔案管理是體現企業(yè)歷史的一項重要工作，檔案是企業(yè)發(fā)展的核心信息資源和重要知識資產，是企業(yè)長遠發(fā)展的基石。企業(yè)應為檔案工作的健康發(fā)展提供支持環(huán)境，檔案工作不能缺位企業(yè)管理，應全面融入，助力企業(yè)發(fā)展。

1 檔案在企業(yè)管理中的重要作用

1）提升企業(yè)管理水平。檔案管理是企業(yè)管理的內容之一，反映了企業(yè)的管理水平，折射出企業(yè)各方面的問題。隨著企業(yè)精細化管理的深入，檔案只會越來越重要，管理標準將越來越高。

2）提升企業(yè)經濟效益。檔案是企業(yè)重要資產，在關鍵時刻可以顯現出經濟效益。如在法律訴訟、產權紛爭中，檔案作為關鍵憑據，維護企業(yè)利益不受侵犯。

3）提升企業(yè)決策水平。檔案作為信息資源庫，為企業(yè)經營提供信息支撐，以提高決策的科學性、規(guī)避決策風險。

2 影響企業(yè)檔案發(fā)揮作用的因素

1）檔案資源配置不平衡。企業(yè)檔案也要講究效益，不能僅參照政府機關，將收集重點放在行政、會計等傳統(tǒng)門類上，出現黨政檔案多，業(yè)務檔案少，紙質檔案多，電子檔案少，導致配置不能完全反映企業(yè)經濟活動。要優(yōu)化檔案資源結構，注重實效。

2）檔案利用與需求不吻合。利用率低，服務能力受限，工作認可度低。要根據企業(yè)實際，制定歸檔范圍，豐富檔案內涵，提高利用率，擴大影響力。

3）檔案與核心業(yè)務結合不緊密。企業(yè)中心工作開展到哪，檔案觸角應延伸到哪，企業(yè)發(fā)展需要什么服務，檔案就提供什么服務。檔案要始終貼近中心工作，樹立權威性和專業(yè)性，避免邊緣化。

3 檔案工作主動融入企業(yè)管理，協同發(fā)展

1）人文因素為先導。做好“三度”，領導的支持要有力度，全員的參與要有廣度，檔案人員的業(yè)務水平要有深度。這“三度”是檔案作用發(fā)揮的前提。

2）統(tǒng)一制度與體系。做好檔案管理的頂層設計，全面整合修訂制度規(guī)范，尤其是檔案信息化、電子文件管理等方面，做到內部制度統(tǒng)一。制定檔案工作規(guī)劃、應急預案等，暢通管理網絡，將檔案職責體現在各級人員的崗位職責中，形成齊抓共管的態(tài)勢。

3）管理流程緊密關聯企業(yè)管理。（1）有效收集。加強前端控制，使歸檔質量始終可控。檔案人員要走出檔案室，主動溝通和收集，不再坐等資料上門;及時了解業(yè)務動態(tài)，跟進核心資料歸檔;制定企業(yè)檔案分類大綱、歸檔范圍，持表收集。企業(yè)用什么，我們歸什么，以生產經營需求為歸檔第一要務，加強對珍貴史料、重要人物、重大項目、重大活動、重獎榮譽等特色檔案收集。做到實時收集、及時歸檔、應收盡收。（2）標準整理。統(tǒng)一整理標準，內容涉及區(qū)分檔案的年度、保管期限、類別、排列編號、編目入庫。永久保存的檔案體現重要性，定期檔案體現一般性。企業(yè)檔案要以我為本，以資產為重，確保將與人、與資產，與法律責任有關文件永久保存。（3）科學保管。科學、安全、便捷是要求。堅持檔案與企業(yè)管理的職能不分開，存放不分開。有的企業(yè)將檔案存放在遠離企業(yè)的地方，弱化檔案職能，不利于檔案的安全和利用。應做到辦公閱覽庫房三分開，堅持做好人防物防技防，保證實體檔案安全，及時備份，確保電子數據安全。（4）統(tǒng)計鑒定。統(tǒng)計鑒定是決定檔案“是存是毀”的重要步驟，有三要素：1.成立鑒定小組，由檔案部門、相關部門共同參與。2.制定銷毀清冊，銷毀范圍是到期的無保存價值的檔案。銷毀程序要上級單位批復、本級流程審批，銷毀清冊永久保存。3.銷毀工作由兩名監(jiān)銷人共同執(zhí)行。（5）快捷檢索。電子目錄解決了大量的檔案與利用者對檔案信息特定需要之間的矛盾。企業(yè)應用統(tǒng)一的檔案系統(tǒng)平臺，提高電子文件覆蓋率，檢索精準快捷。同時備份紙質目錄，防患未然。（6）重視編研。利用檔案編纂企業(yè)文獻，以史為鑒，助力企業(yè)管理。如：組織沿革、大事記、數字匯編、專題匯總、制度匯編等，有效發(fā)揮檔案在資政、存史、交流的企業(yè)文化作用。（7）智慧利用。以互聯網+檔案平臺，共享數據信息，使檔案利用由點到面，由單方到多方，為企業(yè)在項目建設、生產技術、科學研究等方面提供信息支持，在依法治企、監(jiān)察審計、稽查巡視、經驗總結、決策研究、權益保障、編史修志等工作中發(fā)揮重要作用。（8）安全歸檔。文件辦結到存檔是一個動態(tài)過程。要建立企業(yè)檔案工作考核機制，將歸檔工作納入各部門年終考核和責任人崗位目標管理，切實提高全員的歸檔意識和歸檔質量。特別是企業(yè)人員流動較大的單位，資料只有移交至檔案部門進行科學保管、安全利用，才是企業(yè)檔案最好的

歸宿。

4 突顯專題檔案的服務作用

以企業(yè)需求為出發(fā)點，將專題檔案作為檔案管理的重點，如合同協議、會議紀要、專題活動、機構撤并、產權證件等。此類檔案與企業(yè)的經營、內控息息相關，利用率高，輻射作用強，更能顯現工作成效，促進檔案工作與企業(yè)的共融共通，進一步提高企業(yè)決策水平、風險防范能力。以專題檔案為切入點，站在全局中思考定位、服務企業(yè)，使檔案工作始終貼近企業(yè)的中心工作和熱點需求，讓檔案庫變?yōu)橹悄規(guī)欤押笈_思維變?yōu)榍芭_思維，找準定位才能發(fā)展到位。

5 檔案信息化為企業(yè)管理提質提速

1）更新理念。檔案工作正在經歷一個從只接收保管紙質檔案到與保管電子檔案并重，從只管實體到監(jiān)管電子數據并重，從手工操作到智能化操作，從分散利用到互聯網利用的變革過程。隨著無紙化辦公的推廣，紙質檔案將被電子檔案取代，檔案管理的理念和方式也要做出轉變，向著電子檔案管理轉軌。

2）轉換方式。向成功創(chuàng)建全國示范數字檔案室的單位借“智”，開展數字檔案室、移動掌上檔案服務、云存儲的建設，以信息化帶動檔案工作彎道超車。做到存量檔案數字化，數據管理信息化，以“數據積累、智能檢索、嚴格權限、容災備份、便捷利用”為目標，超前設計，緊跟企業(yè)發(fā)展步伐，讓檔案成為企業(yè)重要的信息支撐。

6 創(chuàng)建優(yōu)秀的檔案隊伍是硬道理

工作效果的差異歸根于人的差異。在選人用人上，堅持人才為上，隨著時代發(fā)展和工作標準提高，檔案人員應精通業(yè)務知識和信息化技術。人的甄選是做好工作的先決條件，要認真負責，踏實作為;要更新理念，對標先進，找差距，求突破，使企業(yè)檔案工作向著更好更優(yōu)的方向加速度。在隊伍建設上，一個人不能決定一盤棋的輸贏，團隊的力量不容小視。要淬煉隊伍，重視溝通宣傳，兼?zhèn)淠芰εc活力。在宣傳推廣上，以專題檔案發(fā)力，如紅色教育、企業(yè)文化、經濟案例、史志沿革、電子榮譽等多視角探索。充分利用企業(yè)微信、網站、報刊等媒體，將檔案精華推送到企業(yè)的中央舞臺。有實績重宣傳，使檔案工作更好的融入企業(yè)發(fā)展大局和中心工作，檔案反哺企業(yè)，企業(yè)必然會重視檔案事業(yè)發(fā)展。

7 結束語

新時代和新形勢，為檔案事業(yè)發(fā)展提供了嶄新的機會和舞臺，習近平總書記提出新時期檔案工作要走向“依法管理，走向開放，走向現代化的要求”，與時俱進，創(chuàng)新服務，精準發(fā)力，檔案管理要更加主動的發(fā)揮自身優(yōu)勢，積極承擔企業(yè)決策的助手職責，在企業(yè)發(fā)展中乘勢而上，實現自身突破和發(fā)展，努力在求深求實和創(chuàng)新管理上下功夫，為培育優(yōu)秀的企業(yè)文化創(chuàng)造不竭動力。企業(yè)的檔案人要以“左手牽歷史，右手指向未來”的使命為己任，主動融入企業(yè)中心和發(fā)展重點，用新概念研究新情況，為黨管檔，為企治檔，為促進企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展做出積極貢獻。

參考文獻

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