殘聯業務檔案的規范化管理探尋

肖倩琦

摘 要：殘聯業務檔案是殘疾人康復、教育、醫療、就業等方面的綜合信息資源，作為我國民生檔案的重要組成部分，規范殘聯業務檔案管理流程，創新業務檔案管理工作方法，可以為殘聯實踐工作提供支持。本文嘗試重點分析殘聯業務檔案管理中存在的不足以及規范化管理措施，希望本研究觀點有實踐參考價值。

關鍵詞：殘聯;業務檔案;檔案管理;規范化

殘聯作為我國重要的社會組織，重點組織任務就是關注殘疾人各項需求和實踐活動，提供必要的幫助和扶持。隨著現代社會對殘疾人事業的關注，殘聯工作任務越來越繁重，且在工作理念上不斷發生轉變。殘聯工作中涉及很多檔案資料，包括殘疾人的基礎信息和活動記錄等等，規范化管理業務檔案，其實利于優化檔案分類和高效應用，比較符合當前殘聯工作的實際需求，對提升檔案利用率有積極意義。但是顯然規范化管理目標在當前的殘聯業務檔案管理工作中并沒有得到全面落實，作為實踐工作者需要逐步深化研究。

1 當前殘聯業務檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理理念不明確

殘聯業務檔案管理工作中首先要確立規范化的管理理念，尤其是新時期背景下，業務檔案管理的意義更加重大，創新檔案管理理念是科學指導實踐工作的前提和基礎。但是目前階段我國殘聯業務檔案管理工作中存在的主要問題就是管理理念不明確，導致檔案管理工作目標模糊[1]。

1.2 信息化水平不高

信息時代背景下，信息技術已經融入我國社會生活的各個領域中，提升檔案管理工作的信息水平是推進管理工作規范發展的重要動力之一。傳統的殘聯業務檔案管理工作中常見檔案丟失、信息更新速度慢和信息精準性不足等問題，對殘聯業務擴展產生不利影響。建立信息化檔案管理機制，檔案管理工作實現電子化和自動化管理目標，更利于推動殘聯業務建設。

1.3 殘聯業務檔案管理體系和制度不健全

目前我國業務檔案管理有標準的體系和規范，單位在管理業務檔案過程中要將結合本單位業務運行情況以及檔案資料管理需求，靈活變通管理模式。部分地區的殘聯業務檔案管理工作缺乏明確和嚴格的制度約束，導致管理工作秩序混亂，檔案資源利用率低下，對信息查詢與利用產生不利影響。

2 殘聯業務檔案規范化管理的措施分析

2.1 規范殘聯檔案管理的管理體系

建立規范化的業務檔案管理體系主要包括如下幾方面內容：第一，規范基礎檔案管理工作體系，包括殘疾證辦理、殘疾人檔案建立以及基本情況記錄，都要規范明確的工作流程[2];第二，規范就業檔案管理體系，殘疾人的就業和培訓問題實際關系著他們的生存與發展，就業檔案管理也尤為重要，是檔案管理工作的關鍵部分。這對管轄范圍內的殘疾人求職信息和就業信息實行區分記錄，結合檔案記錄情況對殘疾人展開針對性的就業指導和幫扶，以“一人一檔”為管理原則，培訓檔案要及時歸檔;第三，康復檔案管理，康復檔案記錄的是殘疾人生理殘疾情況以及康復資料，應用康復檔案能夠為醫院提供預防、診斷以及評估、治療參考，檔案管理人員要對這部分材料及時歸檔。

2.2 強化殘聯檔案管理人員培養

殘聯業務檔案管理工作規范化發展直接依賴于檔案管理工作者的素質能力，在培養崗位工作者方面需要從以下幾方面著手：第一，提升檔案管理人員的職業道德素養，引導檔案管理工作者樹立清正廉潔、樂于奉獻的優良品質，保持良好的工作作風;第二，專業能力培養方面，基于殘聯工作的性質，對業務檔案管理人員實施針對性培養，重點針對就業、康復兩大系統，檔案管理人員要有深入了解，以此作為基礎才能夠保證檔案管理人員在檔案資料收集和管理過程中的能力[3];第三，創新能力養成方面，由于社會對殘聯業務檔案資料的需求在逐漸發生變化，因此檔案管理人員在制定檔案管理任務的時候也要靈活調整工作方式，應對新時期的新變化，提升自身對新形勢的適應能力，尤其是信息化檔案管理系統的建設和應用，是時代發展的必然趨勢，作為殘聯業務檔案管理工作人員應該樹立創新意識，以全新的視角審視業務檔案管理工作，突破傳統工作模式束縛，全面提升檔案管理工作水平;第四，培養法紀觀念，依法管檔是基層檔案管理人員需要具備的基本素質，樹立法紀觀念旨在保證殘聯業務檔案管理工作者不違規和違法操作。

2.3 殘聯業務檔案的保護與利用

殘聯業務檔案保存和利用方面的規范管理也尤為重要，在檔案管理過程中需要關注對檔案資料的保護，同時提升利用率，這樣看來二者之前仿佛存在矛盾性，促進業務檔案管理工作規范化發展就要求我們能夠集中化解這一矛盾。在實踐工作中，作為檔案管理者，我們需要做到“十防”：一是防盜，以專門的儲存設備保護檔案;二是防破壞，也就是減少人為因素對檔案的破壞;三是防火，預防火災發生，制定應急措施;四是防水，檔案不能出現浸水問題;五是防塵，灰塵和煙塵要控制在合理范圍內;六是防潮，一般檔案室濕度控制在50%-60% 為宜，因為濕度過大容易造成檔案紙磚化;七是防霉變，我國目前常用于紙張滅菌處理的物理方法有低溫冷凍法、微波輻射法、60Co—Y射線輻照法、遠紅外線輻照法等[4];九是防蟲，使用殺蟲劑和樟腦球達到殺蟲作用;十是防光，隔離紫外線強光照射。

2.4 強化殘聯業務檔案的信息化建設

建設信息化檔案管理體系是促進殘聯業務檔案管理工作規范化發展的最直接和最有效的方法。隨著信息技術發展，其在檔案管理工作中的應用范圍逐漸擴大，電子檔案逐漸開始替代傳統的紙質檔案，在信息收集、處理和保護等方面電子檔案均具有很大優勢。首先，電子檔案收集。殘聯業務檔案內容主要集中在殘疾人資料方面，建設電子檔案可以提升檔案信息收集、歸類和保存工作效率，但是同時對管理工作者的信息素養也有較高要求[4]。實際工作中尤其要強調電子檔案資料的接收與保管環節的規范化發展;其次，促進紙質業務檔案電子化轉變。現階段殘聯業務檔案依然存在紙質資料，各部門之間和地區之間資源共享機制還不完善，實現紙質檔案電子化轉變是殘聯業務發展的關鍵步驟之一。電子檔案管理過程中管理工作者應該充分挖掘信息資源優勢，強化對檔案資源利用價值的挖掘;再次，建設業務檔案信息庫。立足檔案目錄建設、子目錄建設、專題目錄建設等環節建設完善的信息資源庫[5]。

3 結束語

綜上，現代社會高速發展，國家對殘疾人事業建設和發展越來越關注，旨在保障殘疾人權益，落實以人為本的理念。殘聯工作內容復雜、組織責任重大，業務檔案管理作為殘聯管理工作中的重要部分，新時期崗位工作者也要樹立全新的管理理念，客觀認識殘聯業務檔案管理的新需求和新變化。業務檔案管理工作是殘聯組織發展的重要支持，現階段我國殘聯業務檔案規范水平較低，管理理念落后，管理方法更新不足，需要針對性完善管理制度，構建現代化管理工作體系，真正提升殘聯業務檔案管理工作質量。本研究嘗試分析殘聯業務檔案管理工作中存在的實際問題和規范化發展路徑，希望可以給崗位工作者提供有效的工作思路。

參考文獻

[1]陳元平.殘疾人檔案管理存在的問題與對策[J].黑龍江檔案，2016，32（05）：265-266.

[2]張玉輝.探討加強新時期的殘疾人檔案管理[J].科技展望，2017，21（02）：15-16.

[3]孫玉芹.新時期殘聯信訪檔案管理淺析[J].山東檔案，2013，22（03）：121-122.

[4]孟水.基于殘疾人聯合會檔案管理制度的檔案管理水平提升對策分析[J].魅力中國，2014，21（18）：24-25.

[5]趙春華.新時期如何加強殘疾人檔案管理[J].蘭臺內外，2016，25（03）：69-70.