高校檔案管理質量保證體系的建設思路

林婷婷

摘 要：現階段阻礙高校檔案管理質量提升的主要因素有高校檔案管理理念落后、高校在檔案管理上資源投入不足、檔案服務職能有較大限制。建設質量保證體系是克服阻礙因素、促進高效檔案管理質量提升的辦法之一，在建設質量保證體系時，高?？蓮乃枷朐瓌t、工作體系、工作模式入手，以這三點為建設思路，通過明確高校檔案管理指導思想與原則、構建科學的高校檔案管理工作體系、完善高校檔案管理工作模式，建成高校檔案管理質量保證體系，促進高校檔案管理水平全面提升。

關鍵詞：高校;檔案管理;質量保證體系;建設

1 高校檔案管理的內容與作用

在現階段，高校檔案管理內容主要可分為“對高校檔案實體進行管理”與“對高校檔案管理組織結構進行管理”兩部分內容，前者是對高校檔案資源進行管理，包括信息的收集、利用等等，后者是對檔案利用者、檔案服務工作等等進行管理，包括檔案管理機構的設置、檔案服務管理等等。

高校檔案管理的作用，可歸結為“為高校發展服務”，它不僅僅是高校歷程的真實記錄，也是高校文化精神的傳承與延續。具體來講，高校檔案管理的作用有：第一，為高校管理活動、文化建設活動等多個類型的活動的開展提供參考資料，促進活動順利開展;第二，有傳播知識、教化育人的作用，同時可增加高校的底蘊，為塑造高校形象、凝聚高校精神背書。

2 阻礙高校檔案管理質量提升的因素分析

2.1 傳統思想觀念的束縛

關于傳統思想觀念的束縛導致高校檔案管理質量不佳，解釋如下：在高校傳統檔案管理當中，高校相關人員對檔案管理工作一知半解，阻撓了高效檔案管理質量提升。比如，檔案工作者只將檔案管理工作視作一項基礎工作，并未真正意識到檔案管理的價值，導致檔案管理質量不佳;又比如，高校領導并不清楚檔案管理的作用，所以不重視高校檔案管理工作的開展，未為高校檔案管理工作的開展創造良好氛圍，未安排足夠的檔案工作者來負責檔案管理工作，無法保證檔案管理工作順利開展、高質完成。

2.2 資源投入不足的羈泮

高校檔案管理資源投入不足會導致高校檔案管理質量得不到保障。資源投入不足，主要體現在兩方面：一方面，在檔案管理人員上投入不足。比如，檔案管理人員缺乏學習、培訓的機會，檔案管理能力得不到明顯提升，已無法滿足新時代下的高校檔案管理需要。另一方面，在檔案管理設備與技術上投入不足。比如，在現代信息技術廣泛用于檔案管理的情況下，部分高校檔案管理工作仍舊過度依賴人工，不僅導致檔案管理效率低下，也導致檔案管理質量無法借助現代信息技術獲得提升;又比如，某些高校引入了現代化檔案管理設備，卻未對設備如何投入適用進行有力規劃，導致設備形同擺設。

2.3 檔案服務職能的限制

檔案服務職能的限制于高校檔案管理質量提升有礙。常見的職能限制有：第一，行政干擾限制高校檔案管理質量提升。結合實際情況來看，檔案管理水平較高、質量較好的高校，其檔案管理工作往往較少受到行政干擾，檔案管理機構是具有一定獨立性的二級管理機構，并非下屬行政管理部門。換言之，當檔案管理機構下屬行政管理部門時，檔案管理工作往往效率低下、質量不佳，例如行政部門在繁忙之際可能抽調檔案管理人員去負責其他工作的開展，影響檔案管理工作正常開展。第二，檔案利用權限限制檔案管理質量提升。檔案利用權限存在限制，主要與檔案鑒定體系有待完善有關，當鑒定體系不完善時，無法對檔案價值、密級進行精準明確，檔案資源的利用極易受到檔案管理部門限制，使檔案管理無法充分發揮出價值為高校發展服務，從而阻礙高校檔案管理質量提升。

3 對高校檔案管理質量保證體系建設的探究

3.1 以“明確高校檔案管理工作的指導思想和原則”為建設思路

以“明確高校檔案管理工作的指導思想和原則”為高校檔案管理質量保障體系的建設思路，其實就是通過梳理檔案管理工作發展理念、明確高校檔案管理工作原則，為高校檔案管理創造良好的工作氛圍，從而達到保障檔案管理質量的目的。樹立檔案管理工作發展理念，即改善高校相關人員對檔案管理一知半解的現狀，讓相關人員意識到——高校檔案管理工作為高校發展服務，且有傳播知識之效，是高校在知識經濟社會中謀取發展時必須關注的內容。明確高校檔案管理工作原則對高校檔案管理質量提升有利，高校檔案管理工作原則有：第一，實用性與服務性，即高校檔案管理有深入發覺信息資源價值的作用，可為高校文化建設、科學研究等活動的開展提供實際性服務;第二，時效性，即高校檔案管理在發覺信息資源時，獲得的信息資源往往具有時效性，其價值會隨著時間流逝逐漸消減。

3.2 以“構建科學的高校檔案管理工作體系”為建設思路

以“構建科學的高校檔案管理工作體系”為高校檔案管理質量保障體系建設思路，即通過優化檔案管理工作機制、組織職能與提高檔案管理工作者素質，為高校檔案管理工作的開展提供工作體系保障，從而達到保障高校檔案管理質量的目的。在優化檔案管理工作機制時，高?？蓮囊韵氯胧郑菏紫?，加強領導責任機制的運用，使高校領導對檔案管理工作的開展負責，從而達到加強檔案管理資源投入、優化高檔案管理理念、改善檔案管理環境的目的，保障檔案管理質量;其次，引入競爭機制與評估機制，使參與高校檔案管理的人員的工作積極性、專注度等等得到有效提高，從而保障檔案管理質量。完善檔案管理職能，即加強檔案的服務職能與教育職能，使高校檔案管理切實為高校、社會服務，同時借助高校檔案管理實施檔案教育。提高檔案管理工作者素質，即構建完善的人才評價體系、人才培養與引入體系，從專業與道德兩個角度切入，對檔案管理工作者的素質進行評價，然后根據評價結果對檔案管理工作者進行有目的培養，或直接引入能力過硬的檔案管理工作者。

3.3 以“完善高校檔案管理工作模式”為建設思路

以“完善高校檔案管理工作模式”為高校檔案質量保障體系建設思路時，高校可通過高校檔案全面管理、高校檔案多元化服務完善檔案管理工作模式，達到促進高校檔案管理質量提升的目的。高校檔案全面管理，即高校在進行檔案管理時應當與時俱進，考慮到信息時代下信息量暴增的情況、知識經濟社會中信息重要程度日漸增加的情況，有必要將檔案管理從“局部管理”逐漸擴張為“全面管理”，使檔案管理部門與高校其他部門連接起來，建設全面管理網絡，使檔案管理工作覆蓋高校的方方面面，使有價值信息得到更為全面的收集與利用，從而促進高校檔案管理質量提升。高校檔案多元化服務，即除了單一的檔案咨詢服務之外，為保障檔案管理質量，使檔案管理充分發揮出價值，高校應將檔案服務從“單一”向“多元”轉變，為高校各部門、各種活動的開展提供主動的、定向的、超前的服務，同時提供高校文化、歷史、精神、建設展示性服務。

4 結語

檔案管理質量的評判標準，并非僅僅在于檔案是否得到了較好保存，更多在于檔案是否得到了較好利用，其價值是否得到充分發揮。明確高校檔案管理指導思想與原則、構建科學的高校檔案管理工作體系等做法，不僅可使檔案得到較好保存，也可督促檔案利用與價值發揮，因此在加強檔案管理質量保證體系建設時，高校可以思想原則、工作體系等等為建設思路。除此外，在質量保證體系建設過程中，高校還可從完善檔案管理獎懲體系等方面入手，使高校檔案質量得到進一步保障。

參考文獻

[1]金芳.提升高校檔案管理人員素質的策略分析[J].人才資源開發，2019（18）：55-56.

[2]姚樹靜.大數據背景下高校檔案管理面臨的挑戰及對策[J].山東廣播電視大學學報，2019（04）：86-88.