如何理順事業(yè)單位人事檔案的管理認(rèn)識(shí)實(shí)踐

摘 要：事業(yè)單位在實(shí)際的人事檔案管理工作中應(yīng)該意識(shí)到管理中存在的問題，分析出現(xiàn)問題的原因，采取有效的措施進(jìn)行問題解決。本文就如何對(duì)事業(yè)單位人事檔案的管理實(shí)踐進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;管理;人事檔案;實(shí)踐創(chuàng)新

1 事業(yè)單位中人事檔案管理的意義

事業(yè)單位設(shè)置人事部門并對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，這是因?yàn)槿耸聶n案中的信息是對(duì)個(gè)人的真實(shí)信息記錄，影響著員工的求職和未來發(fā)展。事業(yè)單位通過人事檔案中記錄的信息，合理、合法為員工進(jìn)行“五險(xiǎn)一金”的繳納、適當(dāng)調(diào)整工資、申報(bào)職稱工作、退休年限計(jì)算、出具證明材料等各項(xiàng)工作。可以說人事檔案中將員工的業(yè)績表現(xiàn)、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷、思想品德以及愛好等情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，單位可以根據(jù)這些信息對(duì)員工進(jìn)行管理，同時(shí)確保這些資料具有使用和保存價(jià)值，能夠全面體現(xiàn)員工的工作狀態(tài)，人事檔案也具有實(shí)際的動(dòng)態(tài)性、真實(shí)和現(xiàn)實(shí)性、機(jī)密性等特點(diǎn)。事業(yè)單位要對(duì)某個(gè)員工進(jìn)行考察時(shí)，人事檔案能夠?yàn)橹峁?zhǔn)確的信息，從而還能夠根據(jù)員工的特長和能力進(jìn)行崗位調(diào)整和安排，真正實(shí)現(xiàn)了對(duì)人才的合理配置，推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題分析

2.1 人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）管理模式單一、陳舊。目前事業(yè)單位中的人事檔案管理工作大多是對(duì)干部的檔案進(jìn)行管理，同時(shí)制定相關(guān)的制度約束實(shí)際的工作，人事檔案的實(shí)際管理權(quán)限集中在政府下屬的單位和部門，同時(shí)從上到下進(jìn)行分級(jí)負(fù)責(zé)，最終進(jìn)行集中、統(tǒng)一的管理。雖然這種管理模式能夠確保人事檔案的保密性，同時(shí)也能夠便于查閱，但是卻導(dǎo)致人事檔案管理具有封閉性，管理模式過于單一。在快速發(fā)展的時(shí)代背景下，社會(huì)中不同類型的企業(yè)和單位逐漸增多，員工的流動(dòng)性也很快，事業(yè)單位的員工組成具有復(fù)雜性，同時(shí)職工的級(jí)別也是在不斷變化，因此，如何能夠滿足職工的級(jí)別需求是事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理的工作難點(diǎn)，尤其是激烈的市場競爭，員工的跳槽概率比較大，事業(yè)單位的人事檔案可能會(huì)出現(xiàn)棄檔和死檔現(xiàn)象，目前事業(yè)單位采用的人事檔案管理模式過于陳舊，無法滿足現(xiàn)實(shí)生活中人事管理情況，不僅限制了人事檔案管理工作的開展，同時(shí)也無法與事業(yè)單位的用人機(jī)制互相協(xié)調(diào)和補(bǔ)充。

2）人事檔案不完善。在不斷改革和發(fā)展，事業(yè)單位的發(fā)展方向更加注重追求科學(xué)管理、明確權(quán)責(zé)、清晰產(chǎn)權(quán)、分開政企，所以人事檔案管理工作也應(yīng)該要與企業(yè)發(fā)展方向一致，然而實(shí)際上事業(yè)單位的人事檔案管理還不夠完善，單位需要根據(jù)自身發(fā)展情況和員工的需求進(jìn)行人事檔案的完善，進(jìn)而有效地提高員工的工作積極性和創(chuàng)新性，獲得更多的經(jīng)濟(jì)收益。例如，單位可以全面清理員工的人事檔案，對(duì)人事信用進(jìn)行查詢和建檔，做到查漏補(bǔ)缺，當(dāng)員工發(fā)生工作調(diào)動(dòng)時(shí)能夠及時(shí)進(jìn)行檔案的移交，為員工和企業(yè)提供便利。

2.2 人事檔案管理現(xiàn)狀的原因分析

1）人事檔案管理理念僵化，缺少創(chuàng)新性。目前事業(yè)單位仍然是采用傳統(tǒng)的管理理念進(jìn)行單一化的人事檔案管理，這樣就會(huì)使管理人員的思維固化，對(duì)人事檔案管理采用單一、傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，不利于人事檔案管理向前發(fā)展。管理人員長時(shí)間不創(chuàng)新思維和管理理念，導(dǎo)致人事檔案的管理模式逐漸生硬僵化，使管理工作一直原地踏步，沒有任何發(fā)展的跡象。創(chuàng)新能夠改變事物，管理人員應(yīng)該要?jiǎng)?chuàng)新人事檔案管理的理念，不斷豐富管理的模式和手段，創(chuàng)新思維，為人事檔案管理工作注入活力，改變單一、陳舊的人事檔案管理模式，推動(dòng)人事檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展和進(jìn)步。

2）不重視人事檔案管理工作。目前大多數(shù)事業(yè)單位不重視人事檔案管理工作，也不會(huì)將企業(yè)的發(fā)展與人事檔案進(jìn)行有效的聯(lián)系，這樣就會(huì)限制人事檔案的實(shí)際管理運(yùn)作和發(fā)展，尤其是單位若是不關(guān)注人事檔案，不愿意投入人力、物力和時(shí)間管理人事檔案，那么人事檔案中存在的問題和不足將無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行解決，比如說一些單位即將退休的員工，若是不能夠及時(shí)完善和更新人事檔案，他們的退休相關(guān)手續(xù)和時(shí)間都會(huì)受到影響。

3 創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理的途徑

3.1 重視人事檔案管理工作，加強(qiáng)宣傳工作

隨著國家對(duì)檔案出臺(tái)的各種法律條規(guī)，檔案管理工作也要按照法律規(guī)定開展實(shí)際的活動(dòng)，從而真正有法可依。所以事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理的工作中應(yīng)該要加強(qiáng)員工對(duì)這份工作的重視程度，提高意識(shí)，在管理工作中能夠保證人事檔案資料完整，同時(shí)要在單位內(nèi)部加強(qiáng)宣傳工作，促使全體員工都能夠重視人事檔案管理，關(guān)注人事檔案，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

3.2 創(chuàng)新人事檔案管理模式，采用豐富的管理方式改革人事檔案管理

針對(duì)人事檔案管理思維和模式僵化、單一，事業(yè)單位應(yīng)該要加強(qiáng)理念創(chuàng)新和改變，采用豐富的管理方式創(chuàng)新人事檔案管理模式，發(fā)揮人事檔案在單位發(fā)展中的作用。人事部門可以制定評(píng)價(jià)制度，用于對(duì)人事檔案管理工作的評(píng)價(jià)，確保檔案資料能夠?qū)T工的真實(shí)情況進(jìn)行記錄，在進(jìn)行人事檔案資料的查閱時(shí)，為單位提供真實(shí)、有效的信息，便于單位內(nèi)部決策和人事調(diào)整。同時(shí)在信息時(shí)代背景下，可以采用信息化的管理方式進(jìn)行人事檔案的管理，運(yùn)用科學(xué)技術(shù)加快人事檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，將信息化結(jié)合到人事檔案管理中，提高人事檔案管理的效率。

3.3 建立并健全機(jī)制，采用制度化方式管理人事檔案，建設(shè)人事檔案管理隊(duì)伍

根據(jù)評(píng)價(jià)機(jī)制，人事檔案管理工作要責(zé)任到人，切實(shí)落實(shí)各種管理工作，確保管理人員能夠按照法律和規(guī)章制度開展實(shí)際的工作，若是發(fā)現(xiàn)管理人員自身存在違法行為，要追究當(dāng)事人以及相關(guān)主管部門的責(zé)任，保證事業(yè)單位的人事檔案管理部門能夠真正做到知法守法，違法必究，執(zhí)法必嚴(yán)，從源頭上避免在人事檔案中弄虛作假。其次，事業(yè)單位還應(yīng)該要在人事檔案管理中增加人事信用檔案管理，確保聘請的員工能夠誠實(shí)守信，遵守國家規(guī)定，用法律法規(guī)進(jìn)行約束和完善人事信用檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的法制化、信息化和規(guī)范化。最后，事業(yè)單位還應(yīng)該要建設(shè)高素質(zhì)、專業(yè)能力強(qiáng)的人事檔案管理隊(duì)伍，單位內(nèi)部對(duì)這些管理員工定期或不定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，使之能夠積極參與這些學(xué)習(xí)和實(shí)踐活動(dòng)，不斷提高自身的專業(yè)技能，同時(shí)提高自身的綜合素質(zhì)，進(jìn)而在實(shí)際的人事檔案管理工作中運(yùn)用學(xué)到的知識(shí)和技能，并不斷完善自我，提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為單位的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語

總之，事業(yè)單位的人事檔案管理需要全體員工從意識(shí)上加強(qiáng)重視，在工作中能夠真實(shí)記錄員工的情況，提高員工工作的積極性，進(jìn)而確保人事檔案中的信息能夠?yàn)槠髽I(yè)的決策和發(fā)展提供數(shù)據(jù)依據(jù)。人事檔案管理的工作人員應(yīng)該要提高自身的管理技能和水平，按照國家法律法規(guī)以及單位內(nèi)部的制度規(guī)范管理工作，推動(dòng)人事檔案管理的發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

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作者簡介

易琳（1989-），女，漢族，大學(xué)本科，助理館員，現(xiàn)供職于通榆縣發(fā)展和改革局資源綜合利用中心，研究方向：檔案管理。