如何理順事業單位人事檔案的管理認識實踐

摘 要：事業單位在實際的人事檔案管理工作中應該意識到管理中存在的問題，分析出現問題的原因，采取有效的措施進行問題解決。本文就如何對事業單位人事檔案的管理實踐進行分析和探討。

關鍵詞：事業單位;管理;人事檔案;實踐創新

1 事業單位中人事檔案管理的意義

事業單位設置人事部門并對人事檔案進行管理，這是因為人事檔案中的信息是對個人的真實信息記錄，影響著員工的求職和未來發展。事業單位通過人事檔案中記錄的信息，合理、合法為員工進行“五險一金”的繳納、適當調整工資、申報職稱工作、退休年限計算、出具證明材料等各項工作。可以說人事檔案中將員工的業績表現、學習和工作經歷、思想品德以及愛好等情況進行詳細的記錄，單位可以根據這些信息對員工進行管理，同時確保這些資料具有使用和保存價值，能夠全面體現員工的工作狀態，人事檔案也具有實際的動態性、真實和現實性、機密性等特點。事業單位要對某個員工進行考察時，人事檔案能夠為之提供準確的信息，從而還能夠根據員工的特長和能力進行崗位調整和安排，真正實現了對人才的合理配置，推動事業單位的發展。

2 事業單位人事檔案管理的現狀及問題分析

2.1 人事檔案管理工作的現狀

1）管理模式單一、陳舊。目前事業單位中的人事檔案管理工作大多是對干部的檔案進行管理，同時制定相關的制度約束實際的工作，人事檔案的實際管理權限集中在政府下屬的單位和部門，同時從上到下進行分級負責，最終進行集中、統一的管理。雖然這種管理模式能夠確保人事檔案的保密性，同時也能夠便于查閱，但是卻導致人事檔案管理具有封閉性，管理模式過于單一。在快速發展的時代背景下，社會中不同類型的企業和單位逐漸增多，員工的流動性也很快，事業單位的員工組成具有復雜性，同時職工的級別也是在不斷變化，因此，如何能夠滿足職工的級別需求是事業單位進行人事檔案管理的工作難點，尤其是激烈的市場競爭，員工的跳槽概率比較大，事業單位的人事檔案可能會出現棄檔和死檔現象，目前事業單位采用的人事檔案管理模式過于陳舊，無法滿足現實生活中人事管理情況，不僅限制了人事檔案管理工作的開展，同時也無法與事業單位的用人機制互相協調和補充。

2）人事檔案不完善。在不斷改革和發展，事業單位的發展方向更加注重追求科學管理、明確權責、清晰產權、分開政企，所以人事檔案管理工作也應該要與企業發展方向一致，然而實際上事業單位的人事檔案管理還不夠完善，單位需要根據自身發展情況和員工的需求進行人事檔案的完善，進而有效地提高員工的工作積極性和創新性，獲得更多的經濟收益。例如，單位可以全面清理員工的人事檔案，對人事信用進行查詢和建檔，做到查漏補缺，當員工發生工作調動時能夠及時進行檔案的移交，為員工和企業提供便利。

2.2 人事檔案管理現狀的原因分析

1）人事檔案管理理念僵化，缺少創新性。目前事業單位仍然是采用傳統的管理理念進行單一化的人事檔案管理，這樣就會使管理人員的思維固化，對人事檔案管理采用單一、傳統的方式進行管理，不利于人事檔案管理向前發展。管理人員長時間不創新思維和管理理念，導致人事檔案的管理模式逐漸生硬僵化，使管理工作一直原地踏步，沒有任何發展的跡象。創新能夠改變事物，管理人員應該要創新人事檔案管理的理念，不斷豐富管理的模式和手段，創新思維，為人事檔案管理工作注入活力，改變單一、陳舊的人事檔案管理模式，推動人事檔案管理工作的長遠發展和進步。

2）不重視人事檔案管理工作。目前大多數事業單位不重視人事檔案管理工作，也不會將企業的發展與人事檔案進行有效的聯系，這樣就會限制人事檔案的實際管理運作和發展，尤其是單位若是不關注人事檔案，不愿意投入人力、物力和時間管理人事檔案，那么人事檔案中存在的問題和不足將無法及時發現并進行解決，比如說一些單位即將退休的員工，若是不能夠及時完善和更新人事檔案，他們的退休相關手續和時間都會受到影響。

3 創新事業單位人事檔案管理的途徑

3.1 重視人事檔案管理工作，加強宣傳工作

隨著國家對檔案出臺的各種法律條規，檔案管理工作也要按照法律規定開展實際的活動，從而真正有法可依。所以事業單位在進行人事檔案管理的工作中應該要加強員工對這份工作的重視程度，提高意識，在管理工作中能夠保證人事檔案資料完整，同時要在單位內部加強宣傳工作，促使全體員工都能夠重視人事檔案管理，關注人事檔案，提高檔案管理的效率和質量。

3.2 創新人事檔案管理模式，采用豐富的管理方式改革人事檔案管理

針對人事檔案管理思維和模式僵化、單一，事業單位應該要加強理念創新和改變，采用豐富的管理方式創新人事檔案管理模式，發揮人事檔案在單位發展中的作用。人事部門可以制定評價制度，用于對人事檔案管理工作的評價，確保檔案資料能夠將員工的真實情況進行記錄，在進行人事檔案資料的查閱時，為單位提供真實、有效的信息，便于單位內部決策和人事調整。同時在信息時代背景下，可以采用信息化的管理方式進行人事檔案的管理，運用科學技術加快人事檔案管理工作的現代化發展，將信息化結合到人事檔案管理中，提高人事檔案管理的效率。

3.3 建立并健全機制，采用制度化方式管理人事檔案，建設人事檔案管理隊伍

根據評價機制，人事檔案管理工作要責任到人，切實落實各種管理工作，確保管理人員能夠按照法律和規章制度開展實際的工作，若是發現管理人員自身存在違法行為，要追究當事人以及相關主管部門的責任，保證事業單位的人事檔案管理部門能夠真正做到知法守法，違法必究，執法必嚴，從源頭上避免在人事檔案中弄虛作假。其次，事業單位還應該要在人事檔案管理中增加人事信用檔案管理，確保聘請的員工能夠誠實守信，遵守國家規定，用法律法規進行約束和完善人事信用檔案，實現人事檔案管理的法制化、信息化和規范化。最后，事業單位還應該要建設高素質、專業能力強的人事檔案管理隊伍，單位內部對這些管理員工定期或不定期開展培訓活動，使之能夠積極參與這些學習和實踐活動，不斷提高自身的專業技能，同時提高自身的綜合素質，進而在實際的人事檔案管理工作中運用學到的知識和技能，并不斷完善自我，提高人事檔案管理工作的質量和效率，為單位的發展做出貢獻。

4 結語

總之，事業單位的人事檔案管理需要全體員工從意識上加強重視，在工作中能夠真實記錄員工的情況，提高員工工作的積極性，進而確保人事檔案中的信息能夠為企業的決策和發展提供數據依據。人事檔案管理的工作人員應該要提高自身的管理技能和水平，按照國家法律法規以及單位內部的制度規范管理工作，推動人事檔案管理的發展，促進企業的長遠發展。

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作者簡介

易琳（1989-），女，漢族，大學本科，助理館員，現供職于通榆縣發展和改革局資源綜合利用中心，研究方向：檔案管理。