完善醫院辦公室文書檔案管理工作對策研究

馬偉建 李春艷

摘 要：文件檔案管理是醫院辦公室系統重要的基礎性工作，辦公室文書檔案的管理工作在醫院發展中起到了重要作用，是各項工作順利開展的保證。針對文書檔案的綜合性、專業性、保密性、階段性等特點，分析其在醫院的管理模式、人員管理等相關角度問題，提出醫院文書檔案管理工作應注重規范化管理，要抓好抓細抓實人員能力和文書質量，切實提升醫院辦公室文書檔案的信息化管理水平，促進醫院進一步發展。

關鍵詞：辦公室;檔案管理;完善;對策

1 醫院辦公室文書檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理制度不健全。檔案管理需要專門的管理制度

目前，在我國醫院的管理工作中，各醫院一般都按照衛生部制定了較為健全的管理制度和各部門工作職責，然而文書檔案管理的制度、職責卻相對不健全，還沒有一個統一的建檔管理制度，一些相關的制度和檢查考核措施等也都有待于進一步地改進和完善，實現檔案管理的規范化是檔案管理工作的目標，我們還有很長的路要走。

1.2 辦公自動化程度不高

檔案信息檢索一直是檔案管理的難題，如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準確地查詢用戶所需信息，是傳統檔案管理的難點之一，而醫院目前的檔案管理自動化程度也是普遍不高。將辦公自動化應用于檔案管理工作中，能夠較好地解決數據的查詢和共享。辦公自動化系統可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項目、流轉過程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。

1.3 檔案文書存檔利用率不高

目前相當一部分醫院文書檔案管理意識不強，認識不到文書檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。然而，辦公室文書檔案管理是醫院檔案管理的重要組成部分，對各項工作的開展都具有十分重要的作用，不僅涉及醫院本身歷史的記錄和實力的提升，更關系到社會百姓的健康。

1.4 文書檔案管理人員在技能和素養方面有所欠缺

文書檔案管理是一項流程縝密且細致的系統工作，但相當部分文書檔案管理人員專業技術水平有限，個人素質有所欠缺，思想認識程度不夠，無法根據系統內部需要對各種文書檔案進行電子化保存和數字化處理，無法滿足高效率、信息化、電子化檔案管理體系建設的需要，導致無法構建完善的管理機制。

2 完善辦公室檔案管理工作的對策

2.1 正確認識檔案管理工作

檔案是歷史和發展的真實記錄，匯集著重要的信息。文書檔案管理，則是單位管理工作的重要基礎。文書檔案立卷工作是檔案管理工作的一項主要內容，其質量好壞直接關系到文書檔案質量的優劣，對檔案管理質量起著決定性的影響，因此，要實現案卷質量的規范化、標準化，必須抓好文書檔案的立卷工作。而很多醫院對文書檔案的管理工作卻沒有給予充分重視，對檔案管理投入嚴重不足，導致文書檔案管理人力、物力缺乏，文書檔案整理歸檔質量和技術創新得不到保障。為改善這一現象，醫院領導應提高認識，對醫院檔案歸檔工作給予審度重視，加大人力和物力投入，從而快速提升醫院文書檔案管理。

2.2 強化文書檔案質量管理

各行業有不同的文書檔案管理標準，醫院應該結合自身工作實際和行業內標準，及時制定科學有效的管理標準，以便從容實現文書檔案的收集、整理、統計、保管、檢索和利用。在文書檔案進行歸檔、利用時，若出現錯誤信息或信息核對不實，管理人員應及時尋找相應責任管理部門，對信息進行核實和整改，避免造成日后檔案查詢時的信息錯誤，保證檔案的安全管理。隨時為醫院業務需要和科學研究提供及時準備的依據，為醫院的精神文明建設和發展建設積極服務。

2.3 實現自動化管理，加強檔案的開發利用

伴隨網絡技術、信息技術的快速發展，辦公室文書檔案管理工作有了新的要求，早日實現辦公自動化成為管理工作的新目標。這要求醫院信息科、設備處等部門必須要充分發揮信息技術和先進設備的優勢，建立系統完善的信息化管理體系，利用先進的辦公系統和網絡資源，積極開發更多的信息資源，爭取在提高文書檔案管理效率的同時，也能實現管理模式的創新和工作效率的提升。此外，工作人員還可以通過OA辦公系統和建立微信群保障溝通的即時性和及時性，使網絡技術和信息技術實現資源的共享，并對先進的管理經驗和方法進行傳播，以此為強化文書檔案管理工作的質量和效率提供有利的條件，為文書檔案管理工作的與時俱進提供支持和保障。可以及時充分利用檔案信息資源向醫院及上級主管部門提供各種數據信息，為醫院經濟審計、項目建設、質量評價、醫護教研和論文的撰寫等提供信息資料。

2.4 提升管理人員的業務素質

文書檔案管理是一項系統細致的工作，而辦公室人員是開展文書檔案管理工作的主體，管理人員從檔案的收集到整理、保管、統計、提供利用等，都需要付出艱辛的勞動，是一項單調、乏味、枯燥的工作。文書檔案工作應選派業務技術熟練、政治覺悟高、個人素養好、工作踏實一絲不茍、并有責任心的黨員同志負責。同時還必須按照文書檔案管理工作關于統一管理、完整安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業務修養和自身素質修養。文書檔案管理員要自覺地掌握計算機知識理論的運用能力，使自己能熟練使用各種現代信息工具，具備良好的信息獲取能力。為更快、更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。同時，要努力拓展新領域學習新技術新知識，主動引導利用者獲得更多的檔案信息，經常到醫院各科室進行業務管理指導，指導各科室認真按文書檔案規范行文，通過邊學習、邊實踐，不斷提高醫院檔案管理質量。

3 結束語

醫院文書檔案管理工作是一項系統工程，是一場技術革新，需要引起醫院管理層的高度重視、積極投入和精心管理，需要醫院各部門各科室密切協作，需要文書檔案管理人員提升水平、提高修養，以此，共同為醫院領導決策、教學科研等工作，為醫院更好更快發展提供堅強的信息保障和牢固的基礎保障。

參考文獻

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