試析檔案管理歸檔整理分類技巧

莫嘉良

摘 要：隨著近年來我國信息技術的健康可持續發展，我國檔案管理歸檔整理分類也得到了飛速的發展。人們開始追求效率更高的信息整理手段，因此對檔案管理歸檔整理分類的質量也提出了新的要求。本文主要分析了檔案管理歸檔整理分類的技巧，期望能夠推動檔案管理的發展。

關鍵詞：檔案管理;歸檔;整理;分類

隨著近年來我國檔案管理技術的進步，檔案管理系統也有了巨大的進步。如何提升檔案管理的質量已經成為現階段的我們必須重視的問題。檔案管理工作具有內容豐富、體系完善、檔案價值高的特點，因此，檔案管理機制也變得越來越完善。但隨著科技的進步與發展，以往的檔案管理體制已經 無法滿足現階段發展的需求，因此要重視檔案管理工作。本文主要分析了檔案管理的歸檔整理分類技巧，期望能夠推動檔案管理工作的進步與發展。

1 檔案管理歸檔分析

1）相關概念。檔案管理的歸檔指的是對檔案中的內容，將其以件為單位，從文轉換成檔案的一種過程，稱為歸檔[1]。歸檔是檔案管理的源頭，也是檔案管理工作開展的第一步。其對于整個檔案管理工作有著重要的意義，只有確保歸檔工作的效率，才能確保后去檔案管理工作的順利開展。在歸檔環節，我們要降低錯誤率，提升檔案管理的效率。因此，要合理的安排歸檔，幫助后續工作使用。歸檔工作時檔案管理后續工作細節化的重要保障。

2）基本原則。歸檔工作作為檔案管理工作的開端，有著更加嚴格的基本原則。為了方便后續檔案管理工作更加順利地開展，要注重歸檔環節的準確性，確保分類的準確才能確保檔案歸檔以后能夠方便地開展后續檔案管理工作。確保準確性才能確保后續工作的便捷性。其次，是要確保整理分類的規范性，歸檔工作要注重規范性，才能確保后續檔案管理時更加方便進行數據與行的分析工作。最后，要重視歸檔工作的嚴肅性。許多工作人員在開展檔案管理工作時，都認為檔案管理的工作內容重復性高、較為無聊，因此對檔案管理工作不夠重視。其實歸檔管理工作相當嚴肅，每一份檔案都有著重要的意義。可能工作人員隨手處理的每一份檔案，都有可能對整個行業內部產生巨大的影響。因此要求工作人員重視自身的檔案管理工作，做到準確、規范、嚴肅，方便后續的檔案管理工作。如果無法確保基礎的檔案管理工作質量，那么與未進行歸檔本質上并沒有什么區別[2]。

3）注意事項。對檔案管理系統而言，歸檔是整個系統的第一個環節，有著非常重要的意義。如何將歸檔環節系統化操作，是我們現階段所應該重視的問題。工作人員在進行歸檔時，應該意識到，歸檔環節本質上并不是重復單一的工作，而是一個在歸檔過程中進步與創新的環節。工作人員在歸檔過程中應該調查與研究歸檔的高效化與精簡化，是檔案系統的資源利用率得到顯著提升，使資源管理的使用變得更加高效。

2 檔案管理歸檔工作的流程

現階段在處理檔案管理工作時，往往會經歷幾個重要的環節。工作人員首先要收集檔案，對檔案的分類方向進行大致地判斷，將檔案裝訂成冊。然后再對檔案進行排列與分類，確保檔案無誤以后，將檔案編目、成盒。檔案管理工作會經歷以上幾個環節，才能夠確保檔案管理工作的順利完成。檔案管理工作通常會根據檔案的問題或者檔案的機構進行劃分，這樣做能夠確保檔案能夠整齊有序的被管理，也方便后續工作中想要應用檔案時，有據可依。因此，要想做好檔案管理工作，也必須嚴格按照相關規章制度開展工作。尤其是檔案歸檔的第一層分類，其作為檔案區分的重要環節，必須引起重視。現階段檔案管理工作中普遍存在著不同類型檔案與檔案之間沒有合理的進行區分，出現檔案混淆的現象。這樣做會對后續的檔案管理工作造成巨大的影響。因此，要在檔案管理工作中重視檔案文件的屬性，正確的對檔案進行分類。

3 歸檔整理分類技巧

1）檔案管理建立在整理程序的基礎上。檔案管理過程中會涉及內容繁多的大量檔案信息，因此要想做好檔案的歸檔整理分類工作，就應該重視相應的整理程序。這個整理程序在應用前，必須由工作人員進行統一的調試和實驗，確保其能夠滿足檔案管理的工作需求以后才能投入使用。檔案管理程序要能夠實現信息檔案的分類與劃分工作，在劃分時要以相應的特征為基礎進行劃分。例如檔案的種類、檔案的性質、檔案的所屬部門、檔案的類型等，也能夠根據檔案的構成要素、所屬要素進行劃分，幫助檔案工作更好的整理與分析。在檔案管理過程中會處理到大量的信息，因此也要利用整理程序，對檔案管理工作內容進行簡化，減少后續工作的壓力[3]。

2）紙質檔案與電子檔案的整理與分類。在進行檔案管理的過程中，會處理大量不同類型的檔案，既有紙質檔案，也有電子檔案。隨著我國信息技術的發展，如何合理的對這些文檔進行整理與分類，也是檔案管理工作中應該重視的。信息技術的發展使得電子檔案也得到了很大程度的發展，而很多單位在處理電子檔案還采用的是紙質等級的形式進行操作，這種管理模式的工作效率極為低下。還浪費了大量的資源，因此檔案管理方面，我們能夠借助新的技術進行優化。電子化檔案管理系統以及檔案自動升降柜，能夠使管理變得更加規范化。事實上，隨著科技的發展，檔案的電子化管理和歸檔已經成為檔案管理工作中的一個常態，這樣更加符合檔案管理工作未來的發展趨勢。這樣做能夠顯著降低檔案管理工作中人力的投入，因此要更新相關的檔案管理技術。如果在新時期仍然堅持使用傳統的模式進行歸檔，那么就無法保證歸檔的質量。紙質檔案優化僅限于對操作方式等環節進行簡化。而電子化歸檔能夠顯著提升相應的歸檔效率。但要注意的是，隨著近年來電子化歸檔工作的飛速發展，工作人員為了跟上軟件進步的節奏，也應該定期組織技術培訓，避免出現落后等現象。

3）細分技巧。事實上，在檔案管理歸檔工作開展的過程中，也存在著許多技巧。首先要做到的就是按照級別的輕重進行劃分，根據類別對檔案進行分類與整理。檔案的管理也存在著上級與下級，重要性的高低也存在不同。因此在進行檔案管理歸檔工作時，首先應該根據檔案的重要性進行劃分。不同級別的檔案要明確地進行劃分，避免后續工作過程中出現重復工作的現象。在進行檔案管理工作時，要始終以檔案管理制度為基準進行檔案劃分，如果在處理檔案時，檔案的內容難以有效分類，就應該根據檔案的重要性進行劃分。在處理檔案工作時，也應該始終堅持先重后輕，優先處理重要的檔案。避免出現檔案管理工作雜亂無章的現象，提升相應的工作效率。合理的分類能夠顯著提升檔案管理工作的質量與效率，對于檔案應該先進性大分類，再進行小分類，如果分類還是過于復雜化，就應該進行更深層次的劃分，使歸檔工作變得更加便捷和細致。

4）分類與保管年限的優化。檔案與檔案根據其性質的不同，也有著不同的保管年限。因此，文書檔案若是在保管年限上存在著不同，也不能放在同一個區域內進行保管。有些文件需要永久性保管，而有些文件只需要30年或者10年的保管。因此，在合理的劃分好保管年限以后，應該根據年限的不同進行相應的分類。還要考慮到檔案內容對檔案分類的影響，例如工作報表的檔案、會議記錄的檔案、計劃總結的檔案等，都應該進行細致的劃分，提升檔案整理工作的效率。

4 結語

隨著近年來我國信息技術的飛速發展，檔案管理工作也發生了巨大的變化，要想做好檔案管理工作，我們就必須重視檔案管理的歸檔整理分類技巧。本文分析了現階段檔案管理歸檔整理分類的一些技巧，期望能夠推動檔案管理工作的進步與發展。

參考文獻

[1]梁譯文.建設工程檔案歸檔管理創新路徑分析[J].居舍，2020（13）：130.

[2]劉微.信息化環境下建設項目檔案管理模式思考[J].辦公室業務，2020（08）：139-140.

[3]童文凌.信息時代辦公室檔案管理工作創新分析[J].辦公室業務，2020（08）：118+120.