檔案管理工作存在的問題與對策研究

張磊

摘 要：目前，我國各項事業已進入新的發展階段，科學技術的快速進步正在刺激著信息時代的發展，檔案管理也迎來了新的機遇和挑戰。作為檔案管理領域的核心研究課題之一，其重要性越來越突出。然而，在檔案管理的許多方面還存在著諸多問題，這就要求我們在今后的工作中及時發現并解決問題。本文分析了檔案管理存在的問題，并提出了相應的對策。

關鍵詞：檔案管理;存在的問題;對策

1 檔案管理工作的特征和地位

檔案管理是個艱巨復雜的過程，該過程的高效性直接關系到一個國家、一個企業未來的可持續發展。對于檔案管理工作而言，檔案管理人員的素質是關鍵，工作人員較強的素質有助于檔案管理工作的高效開展，反之亦然。另外，檔案管理專業知識和現代信息技術知識不僅是提高檔案管理人員素質的重要組成部分，而且還是確保檔案管理工作順利開展的基礎性條件。因此，現代檔案管理人員應樹立起不斷進取，積極向上的良好觀念，根據現行檔案管理的需求，結合時代發展的潮流，不斷完善自身所掌握的檔案管理理論和方法，確保自身所掌握的有關檔案管理專業知識能夠滿足現行檔案管理的需求。

20世紀以來，伴隨著科學技術突飛猛進的發展，檔案管理開始實現將現代化信息技術與檔案管理傳統技術有效融合，推動檔案管理由傳統紙質文獻資料為加工對象逐漸趨向于現代數字化、電子化信息資源為加工轉變：由傳統順序的線性結構的文獻管用模式逐漸趨向于現代直接的網狀虛擬結構的信息組織管理模式轉變：由單一的檢索逐漸趨向于現代化計算機檢索轉變，這給現行檔案管理人員提出了更高的要求，既需要具有扎實的基礎檔案管理專業知識基礎功底，又需要掌握現代計算機技術、通信技術、網絡信息技術以及多媒體技術等多項現代化新型技術手段。因此，檔案管理只有與現代社會的需要相符合，適應時代的發展，才能將管理的工作做到最好，從而達到預期的效果，推進我國檔案管理事業的健康發展。

2 檔案管理工作存在的問題分析

1）各單位對檔案管理重視程度不夠。在新形勢下，檔案管理現代化已成為發展的重點。但由于領導對檔案管理工作重視不夠，檔案管理人員多次向領導申請資金更新檔案記錄設備，但領導不重視，導致投入較少，另外，由于缺乏管理資金，檔案管理員不得不使用一些舊電腦，使得工作速度太慢，無論是在人員上還是在文件存儲的條件下，工作都不能順利進行，達不到相關的標準。

2）制度不健全，檔案管理不規范。檔案管理，在我國各單位中基本上是一個“雞肋”工作，所以對于檔案管理也沒有規范性的管理制度，但是如何做好管理工作，很大一部分的單位對于檔案管理工作沒有完善的管理制變，也沒有一個管理標準，使檔索管理無法規范化管理，沒有制度，就無法約束檔案管理人員，所以就不能對檔案進行有效的分類和管理，導致在單位需要的時候，不能及時的找出檔案，浪費了人力和精力，也無法達到檔案管理的效率。

3）檔案管理信息化水平低下。檔案管理工作和業務是非常重要的，所以為了加強檔案管理工作和業務，必須采用先進的技術手段打破原有系統的壁壘，實現系統之間的數據共享和通信。同時，檔案管理工作量的不斷增加也成為整個系統的一大障礙，新技術和新系統可以有效地分析整個系統，幫助公司管理者了解公司整體經營的總體情況，對信息丟失手段進行補充，做好檔案管理和業務工作。此外，檔案室的環境存儲條件無法保存電子數據和圖像數據，對檔案的管理造成損失和破壞，這樣一來，檔案的數據就無法妥善保存，將對后續的使用產生嚴重的影響。

4）解答問題不及時。對于檔案工作者來說，要保持高度的熱情和投入，文件管理是一項幕后工作，需要檔案管理者積極的學習新知識，但大多數檔案信息網站都存在這樣的問題：沒有及時對訪問者做出響應。這樣一來，大大的降低了訪問者對該網站的興趣和信任度，造成訪問者與工作者的溝通障礙。為使網站的使用有效性得到提高，加大廣大群眾對檔案網站的關注度和利用率，檔案網站建設者和管理者應及時對訪問者的留言進行回復，重獲訪問者信任。

5）相關法律法規體系不完善。當下，我國雖已頒布了對檔案管理工作的相關法律條文，但只是對其的管理模式進行詳細的規定，并未涉及實質性的內容;此外，現有的法律條文中，都是依據檔案信息管理相關的法律法規做出的調整和修補，在實際管理工作中，檔案信息管理的法律管理系統還尚不完善，還需要進一步改進。

3 對檔案管理存在問題的對策分析

1）重視檔案管理工作的地位。檔案管理工作一直沒有得到重視，看來領導對它重視不夠，其實是我們沒有從根本上認識到工作的重要性。檔案工作是一種歷史文獻，是我們研究工作的重要資料。所以我們需要建立正確的理解，領導要帶頭，與檔案管理人員進行整合，確保檔案管理人員發揮積極的作用;其次，其他人員要召集領導班子開展工作，積極宣傳工作，讓檔案管理工作得到大家的認可;另外，檔案管理要適當輸入，改變以往的管理方法，運用現代信息技術，把檔案理論落實到每一個細節。

2）建立和完善相關法律法規。要建立完善的法治，法律是信息安全管理和安全合理使用的保障。因此，相關部門要順應發展趨勢，建立和完善相關法律法規的制定，為檔案信息管理提供法律依據，確保有法律可循，以滿足未來檔案管理發展的需要;同時，加強資源庫建設，安排人員定期維護和管理數據庫，為數據庫文件信息的使用提供了安全完整的保障。

3）加強培訓，提高人員工作效率。檔案管理工作是為群眾服務的工作，所以提高服務意識是關鍵，要加強培訓，從檔案人的責任出發，樹立為人民服務的理念。只有順應社會的發展，檔案管理才能立足于社會，檔案管理人員必須不斷優化自我服務意識，不斷強化自我，優化服務到每一個工作的循環。另外，將檔案管理中人員的崗位職責進一步規范明確，把不同類型和不同體裁的檔案歸類歸檔，集中管理，實現檔案管理和企業工作的同步考核和同步發展。

4）讓信息化促進檔案管理。隨著新時代的發展，各項技術也在檔案管理中得到應用，很多的檔案管理通過加大技術創新力度，應用新功能提升對職工的服務，從而實現職工市民本人的到場就可以通過信總時代的新方式來進行檔案查詢等服務，這樣不但可以提高工作效率，同時也能使檔案管理工作流程得到進一步的優化。

5）統一規范檔案信息管理標準。規范建立檔案信息管理標準和檔案管理規章制度意義重大。隨著科學技術的發展和進步，檔案管理的方式方法不斷的推陳出新，管理水平也在不斷的上升。建立健全檔案管理工作制度，制定出一套切實可行的計劃并具體實施，對檔案信息管理軟件的可移植性以及檔案管理的標準化都有一定的作用。

4 總結

檔案管理對企業的穩定發展具有重要意義。在21世紀新時代，檔案管理部門重視檔案管理工作的地位、加強培訓，提高人員工作效率、完善相關法律法規，讓信息化促進檔案管理、統一規范檔案信息管理標準只有這樣才能在檔案信息化的當下，將現代化、科學化和規范化的檔案管理進一步實現，充分發揮出檔案管理的作用。

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