淺析事業(yè)單位檔案管理制度

韓秋萍

摘 要：在新形勢背景下，事業(yè)單位應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，加大對檔案管理制度的創(chuàng)新改革，建立符合新時(shí)代發(fā)展的檔案管理制度，一方面，它強(qiáng)調(diào)的信息特征的公共機(jī)構(gòu)的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率;另一方面，它為系統(tǒng)的建立提供了擔(dān)保的公共機(jī)構(gòu)和促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展的公共機(jī)構(gòu)。本文圍繞事業(yè)單位檔案管理制度展開討論，為事業(yè)單位建立創(chuàng)新檔案管理制度提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)狀分析;制度

事業(yè)單位在發(fā)展過程中，會產(chǎn)生大量的信息和數(shù)據(jù)，利用檔案收集和整理產(chǎn)生的信息和數(shù)據(jù)，不僅詳細(xì)記錄事業(yè)單位在各個(gè)時(shí)期的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，還能為建立規(guī)范化檔案管理制度奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在事業(yè)單位檔案管理工作中，存在較多的問題，其中管理方式落后、缺乏現(xiàn)代化的管理方式，嚴(yán)重制約檔案管理工作的開展。針對出現(xiàn)的問題采用創(chuàng)新方法，使事業(yè)單位檔案管理工作水平不斷提高。

1 淺析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問題

1.1 檔案管理混亂，相關(guān)工作人員沒有工作經(jīng)驗(yàn)

檔案管理工作出現(xiàn)混亂的情況，一方面是相關(guān)工作缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，另一方面未能嚴(yán)格落實(shí)檔案管理工作職責(zé)。在對事業(yè)單位檔案管理人員進(jìn)行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多管理人員未能給予檔案管理工作足夠的重視，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)整理出現(xiàn)錯(cuò)誤，并且由于缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，無法快速處理出現(xiàn)的問題。此外事業(yè)單位未能對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，工作人員缺乏管理技能。事業(yè)單位檔案管理工作涉及多項(xiàng)內(nèi)容，包括保管、編制、歸檔以及借檔等，每項(xiàng)內(nèi)容均需要嚴(yán)格按照流程進(jìn)行操作，需要工作人員熟悉每個(gè)環(huán)節(jié)的操作，才能避免檔案管理工作出現(xiàn)混亂的情況，有效提升檔案管理工作效率。檔案管理部門應(yīng)重視培養(yǎng)工作人員的管理意識，指導(dǎo)工作人員掌握科學(xué)有效的管理方法，以便快速開展管理工作，提高檔案管理工作整體水平。

1.2 檔案管理方式老舊，效率質(zhì)量低下

事業(yè)單位采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，如采用人工方式開展檔案管理工作中，由于檔案管理工作產(chǎn)生較多的數(shù)據(jù)，在處理大量數(shù)據(jù)過程中，一方面圖表、文字等信息過于復(fù)雜，另一方面工作時(shí)間較長，工作人員承受較大的工作壓力，經(jīng)常會出現(xiàn)整理錯(cuò)誤的情況，導(dǎo)致檔案管理工作效率和質(zhì)量不斷下降。此外許多事業(yè)單位檔案管理工作人員，在進(jìn)行檔案管理工作中，由于距離現(xiàn)在的時(shí)間較為久遠(yuǎn)，工作人員缺乏對檔案管理的興趣，會對檔案管理工作產(chǎn)生厭煩的情緒，不利于檔案管理工作正常的進(jìn)行。在事業(yè)單位發(fā)展過程中，檔案數(shù)量不斷增加，但是存儲空間有限，傳統(tǒng)的管理模式無法滿足檔案管理工作需求，嚴(yán)重制約檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

1.3 檔案管理不符合事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀，信息更新緩慢

市場化的背景下，公共機(jī)構(gòu)應(yīng)該遵循市場發(fā)展的趨勢和應(yīng)用信息技術(shù)在檔案管理以提高能力的現(xiàn)代化檔案管理的公共機(jī)構(gòu)。然而，許多機(jī)構(gòu)市場化發(fā)展缺乏了解，無法應(yīng)用信息技術(shù)檔案管理，和原始文檔信息管理系統(tǒng)太老了，與市場化發(fā)展存在較大的差距，未能及時(shí)更新檔案信息管理系統(tǒng)，包括檔案借檔信息管理系統(tǒng)、歸檔信息管理系統(tǒng)等，致使現(xiàn)有的檔案管理不符合事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀，出現(xiàn)信息更新緩慢的情況。

2 如何有效創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理工作

2.1 從觀念入手，樹立檔案管理意識

在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的過程中，事業(yè)單位應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，建立信息化管理模式，利用信息化模式開展科學(xué)合理的檔案管理工作，并且積極宣傳信息化技術(shù)對檔案管理工作的重要性，使工作人員形成正確的信息化管理意識，在意識的引導(dǎo)下，努力學(xué)習(xí)信息化管理技能，在工作中運(yùn)用信息技術(shù)，有效提高管理工作效率。以創(chuàng)新觀念為指導(dǎo)思想，使工作人員樹立檔案管理意識，需要事業(yè)單位給予檔案管理工作足夠的重視，應(yīng)用信息技術(shù)構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理平臺，在平臺內(nèi)為檔案管理工作的開展提供便利的條件。此外，公共機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理的推廣，這就需要各級之間的積極合作管理和檔案管理的工作，所以每個(gè)員工都可以建立一個(gè)協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系的檔案管理工作，充分發(fā)揮和協(xié)調(diào)的關(guān)系，幫助文件管理工作的優(yōu)勢，提高經(jīng)理的責(zé)任感和使命，嚴(yán)格執(zhí)行工作管理要求，為提高檔案管理效率提供保障。

2.2 從制度入手，優(yōu)化檔案管理制度

事業(yè)單位應(yīng)應(yīng)用創(chuàng)新模式，強(qiáng)化檔案管理工作的創(chuàng)新機(jī)制。事業(yè)單位從制度開始入手，一方面優(yōu)化檔案管理制度，使制度更加完善，并根據(jù)制度要求對管理組織進(jìn)行深入的調(diào)整，從而實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，另一方面要求工作人員，必須按照檔案管理制度開展工作，在工作中保證每個(gè)環(huán)節(jié)快速有序的進(jìn)行，有效提高檔案管理工作的效率。事業(yè)單位從制度入手，應(yīng)制定科學(xué)合理的檔案管理流程，在流程內(nèi)明確標(biāo)注禁止出現(xiàn)的行為，包括隨意更改檔案內(nèi)容，在提取檔案過程中，必須經(jīng)管理人員、經(jīng)辦人以及借閱人員的簽字確認(rèn)。此外事業(yè)單位可以制定獎勵機(jī)制，對于優(yōu)秀工作人員提供物質(zhì)獎勵，在發(fā)生任何非法操作的人員，政府當(dāng)局應(yīng)該嚴(yán)肅處理違反依照其他員工的機(jī)制和拉警報(bào)，以避免類似的問題再次發(fā)生。

2.3 從信息化的角度來看，推進(jìn)檔案信息化發(fā)展

在社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，規(guī)范化技術(shù)已應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理，利用信息技術(shù)構(gòu)建現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，使檔案管理工作突顯出信息價(jià)值，有助于提高檔案工作現(xiàn)代化管理水平的同時(shí)，還能加快事業(yè)單位信息化發(fā)展。事業(yè)單位在應(yīng)用信息技術(shù)建立現(xiàn)代化檔案管理模式過程中，利用信息技術(shù)可以有效延長檔案信息的使用壽命，同時(shí)最大程度提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用。事業(yè)單位在建立信息化管理系統(tǒng)過程中，應(yīng)充分發(fā)揮信息技術(shù)的實(shí)效性和準(zhǔn)確性優(yōu)勢，使檔案信息可以精準(zhǔn)的存儲和使用，而且利用信息技術(shù)，將檔案管理部門的電腦、打印機(jī)以及掃描儀等設(shè)備進(jìn)行有效的連接，可以使檔案管理工作形成一體化模式，顯著提升管理工作的效率。事業(yè)單位應(yīng)用信息技術(shù)，還應(yīng)成立檔案信息管理服務(wù)平臺，為各個(gè)部門檔案管理工作提供便利的條件。

2.4 以科技信息收集整理手段形成新的檔案管理信息庫

以科學(xué)信息技術(shù)為載體，建立檔案管理信息庫，通過信息庫可以對檔案信息進(jìn)行收集整理。事業(yè)單位應(yīng)重點(diǎn)培養(yǎng)年輕管理工作人員，讓更多的新鮮血液加入到檔案管理工作中，一方面可以快速掌握信息技術(shù)的使用方法，充分挖掘檔案管理信息庫的應(yīng)用價(jià)值，另一方面年輕工作人員具有良好的創(chuàng)新思想，會積極的探索和應(yīng)用創(chuàng)新技術(shù)，如云計(jì)算、大數(shù)據(jù)管理等，使傳統(tǒng)的人工管理模式得到根本性的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提升檔案管理工作的數(shù)字化應(yīng)用價(jià)值，推動事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。在信息化背景下，數(shù)字化管理模式具備較強(qiáng)的競爭能力，通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，以遞進(jìn)式的方式，將不同年限的檔案內(nèi)容、不同形式的檔案內(nèi)容等，進(jìn)行有效的劃分，通過劃分可以減輕人工模式處理檔案工作的壓力，進(jìn)一步釋放勞動力，避免管理人員承受過多的負(fù)擔(dān)。通過科學(xué)信息技術(shù)，采用收集和整理手段，使檔案管理信息庫運(yùn)行更加平穩(wěn)，尤其是在處理大量數(shù)據(jù)信息過程中，數(shù)據(jù)庫會為工作人員提供便利的條件，如檔案的存儲時(shí)間、存儲類型等，方便工作人員及時(shí)查閱。

3 結(jié)語

綜上所述，在事業(yè)單位檔案管理工作中，事業(yè)單位應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，積極運(yùn)用創(chuàng)新管理理念，以信息技術(shù)為載體，建立現(xiàn)代化檔案管理制度，通過制度嚴(yán)格管理檔案工作，要求工作人員必須按照流程存儲、調(diào)閱等數(shù)據(jù)和信息，一方面可以使數(shù)據(jù)信息保持良好的真實(shí)性，另一方面，為了有效地提高檔案管理的效率，機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)信息技術(shù)的宣傳，引導(dǎo)工作人員形成信息技術(shù)管理理念，加快檔案管理工作信息化發(fā)展。