運用PDCA循環改進醫院人事檔案審核工作探析

楊茜

[摘 要] 醫院人事檔案應當開展相對應的專項審核工作，以便保障實際的工作進度，確保醫院對內部檔案的審理和研究。文章對醫院人事檔案概念進行分析，通過PDCA循環改進的概述、現階段檔案管理的現狀以及完善醫院人事檔案審核工作使用PDCA循環方式的具體措施三方面進行深入探討，希望能為相關人士提供有效參考。

[關鍵詞] 醫院人事檔案 審核工作 PDCA循環方式

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

為保障醫院檔案的管理工作質量，應當加強對細節的審核工作，強化實際管制質量，采用全新的管制方式對其開展系統化的分析和研究，有助于在工作及時中發現和明確運行環節中存在的錯誤和弊端，通過和實際管理的對比，能夠增加多種現代化的管制方式，保障人事檔案管制的總體質量。

一、醫院人事檔案概念

人事檔案往往是高校、人事、組織等部門開展人事管制的重要管制措施，能夠總結和分析內部人力資源的成長過程以及經驗提升狀況，明確其自身的德育狀況，是可以得到國家以及組織共同認可的重要管理文件。醫院的人事檔案規劃中往往會涉及登記表、職稱審評聘任表以及考核表等文字信息，可以高效地明確和記錄醫院的人力資源狀況和其自身的學習狀態，包含專業水平能力以及科學研究狀況，詳細的獎懲情況和歷史狀況等方面。此類檔案管理不僅僅是醫院內部工作人員自身的學習和成長痕跡，同時也可說明其專業技術和經驗，并有助于后續人事部門對人力資源開展詳細的審定。醫院人事檔案本質上可以將其視為醫院人事管理部門的核心環節，主要體現在可以為醫院的用人提供更加專業和系統化的信息，有利于醫院實現對專業人才針對性管制，與此同時，在醫院的人事管制環節中也會開展專業人力資源管制的核心處置方式。所以，在此過程中應當保障醫院人事檔案資料的有效性和可靠性，以便幫助醫院強化對內部人力資源狀況的高質量研究和分析，并提高人事的管制水平和質量。

二、PDCA循環改進的概述

PDCA循環改進最初是由美國質量管制專家提出的一個概念，后來由于戴明的對外宣傳，促使外界大眾對其了解，所以又經常被稱作為戴明環，其總體的質量管制的理論基礎以及相對應的根據為PDCA循環，在其規劃環節中往往會將質量的管制分化為四個階段，分別為計劃、執行、檢查以及處理，在質量管制的過程中，需要工作人員根據實際情況需求，將多種工作總結為一項可靠的計劃、實施以及后期的檢驗處理。在眾多的待解決事宜中，應當將有效處理的部分歸納在標準的范圍之內，將不成功的環節歸置在下一個階段的處置環節中，此類工作的主要運作方式是質量管制的基礎運作方法，同時也是為保障企業高效運行和核心處理規律。之所以稱之為循環過程，就是需要工作人員可以結合實際狀況有效分析當前存在的問題，研究其中所涉及的眾多因素以及關于質量的構成原因。結合問題的成因制定較為可靠的處理措施并予以實施。檢測結果能否達到前期的設定預期，需要工作人員把握解決問題的成功經驗，并開展有效的結合處置，以便于制定出較為可靠和合理的處理方案，如果有尚未完善處理的事件，可以采用此類循環的方式繼續開展后續的研究。

三、現階段檔案管理的現狀

在以往的運行過程中，經常會出現檔案管理不完善的情況，出現此類狀況的原因是檔案管理人員的缺少，相對應的檔案設施條件較差，以至于人事檔案管制經常會存在丟失或者不完整的狀況，在現實的管制中，往往會由于檔案材料歸納的不準確、檔案資源以及具體的歸納沒有第一時間整理，以至于材料內部會存在記載發生差異性的狀況，嚴重影響后續的醫院檔案管制質量，出現此類狀況會干擾后續的人事檔案的長時間管制，并且還會涉及檔案信息管理的可靠性，造成其內部的信息不準確。所以，在工作人員開展對人事檔案管制的過程中，應加強對細節的審核，以便為下一個階段的人事管理工作奠定基礎。經過多次的檔案管理條例制度的改革，目前的人事檔案管制應當加強對轉向審理工作的管制，第一，有關工作人員應當全方位審驗人事檔案，主要明確人力資源的出生時期、參與工作的時間以及后期的個人工作經歷做詳細的說明和規整。在內部應當增加有關獎懲狀況的研究和分析，尤其是需要驗證人事檔案的資料審驗狀況，明確其總體的齊全程度；第二，檔案內部的管制資料不完善，針對內部檔案資料和信息不詳細的情況，有關工作人員應當加強對其的關注程度，結合檔案的審核需求記錄和填充干部人事檔案信息和數據；第三，對干部人事的檔案信息做詳細的歸類整理，之后根據其總體的數列編號，裝訂成冊。

四、完善醫院人事檔案審核工作使用PDCA循環方式的具體措施

醫院人事檔案專項審核工作需要嚴格根據國家制定的相關條例，開展后續具體的完善處理工作，以便強化基礎的人事檔案審核工作質量。現階段，在醫院人事檔案的管理過程中，醫院的人事檔案管理審核的工作人員應當加強總體的管制思想意識。在PDCA管理循環的開展過程中，可以有效采用更加合理和科學的方式實現對人員的高質量管控，利用多次的PDCA檔案循環的方式和循環上升的理念，在開展人事檔案管制的審核研究中，不斷明確問題，并強化在審核管理環節中的眾多經驗，經過多次反復的更改和完善，以便進入另一個需要增強的PDCA循環環節中，促使后續的人事檔案管制可以受到更加專業的審驗，整體的運作可以具備更科學化的思想沖擊[1]。

（一）計劃環節

P計劃階段本質上是指對醫院人事檔案審驗以及整體管制的有效計劃，通過中期的審核管制的計劃規劃設定，從而實現對檔案的管理。醫院人事檔案審核的處理工作在計劃階段中會涉及構建人事檔案審驗小組的方式實現分層管制，通過組建各個小組，實現對檔案管理工作的詳細審驗，在此過程中，還應當填寫干部的任免審驗報表以及人事檔案專項管制數據表格等，可以根據實際狀況開展對工作人員的系統化培育工作，有助于其明確人事檔案的類別規整細節。另外，在人事檔案審驗工作的過程中還應當積極召開思想培訓工作，以高效傳遞關鍵信息和工作精神。

（二）實施環節

D階段通常是指實施環節，是在計劃之后的落實環節，根據前期的規劃和計劃審核相對應的落實細節。結合醫院人事檔案管理內部存在的信息記錄，經過系統性的審核管制、復審以及交叉互審的方式，實現對人事檔案資料管制的認真核對，工作人員需要詳細填寫相對應的報表，保障最終審驗結果的科學性以及有效性，確保信息和數據的準確性。與此同時，參與此工作的員工也應當結合實際的檔案專項管制信息認真填寫審批表，并加強對信息的審驗和校對工作，如果在此環節中沒有異議，就應當在此階段簽字確認。在后期可以通過初審、復審等工作人員的簽字予以核實，將其認定之后放置在檔案的留底階段[2]。

（三）檢查環節

C檢驗街階段，是在上述整體目標的制定過程后才開始實施的一個環節，在此階段需要及時分析檔案管理環節中存在的一系列問題，并對其開展系統性的總結和規劃，研究造成此類狀況的主要原因。借助在一段時間的運作管理之后，醫院內部的管理工作人員可以根據具體的規劃流程了解在工作的審驗環節中存在的多種問題。例如，第一，檔案上所填寫的內容存在偏差，難以有效校對相對應的信息狀況，了解詳細的格式。在審驗的環節中也會出現工作人員沒有詳細和及時填寫的狀況，經常會出現根據記憶予以填寫的狀況，管理人員應當加強對此環節的關注，強化對員工的管制。第二，檔案材料的內容需要不斷完善和規整，防止出現數據不準確和不齊全的狀況[3]。

（四）處置環節

A處置環節，是整體循環階段的最后一個環節，工作人員應當加強對工作細節的管制，結合實際情況，不斷完善工作細節，保證總結的效率和質量，以便可以調控整體的方案規劃狀況。第一，在實際工作中，面對檔案材料缺失的狀況，應當和工作人員認真核對信息材料，及時補齊檔案中的不完善信息和數據。例如，在學歷的檔案規劃環節中，應當從原學校采集信息之后，并做復印蓋章處理，將其放置在原有的檔案歸檔中；第二，需要反復向員工說明檔案管理材料的關鍵性以及嚴肅性，促使員工對工作有一個正確的認知和了解，保證內容的可靠性，保障總體的完整程度，以便實現對人事管理檔案的詳細檢驗處理工作。

五、結語

綜上所述，為強化醫院檔案的整理質量，就應當采用全新的處理方式，合理運用PDCA循環管理方法，以便深化管理工作的細節。

參考文獻：

[1]陳仲玉，陳梅，馮金銘.以PDCA循環持續改進扁桃體手術管理質量與效益應用研究[J].現代醫藥衛生，2020，36（05）：789-791.

[2]李留成，吳翠蕓，闞連娣.PDCA循環在門急診近似錯誤處方持續質量改進中的應用[J].中國現代應用藥學，2020，37（03）：361-364.

[3]賴培秀.運用PDCA循環改進醫院人事檔案審核工作探究[J].辦公室業務，2019（20）：171-172.