建筑工程竣工檔案移交不及時問題探討

林萍

[摘 要] 在目前建筑工程檔案管理中，竣工檔案的移交至關重要。竣工檔案正常移交才能夠完成建筑工程檔案的歸檔工作，保證建筑工程檔案達到完整性標準。但是從目前竣工檔案的移交情況看，竣工檔案移交不及時的問題較為突出，影響了建筑工程檔案管理工作的開展，對建筑工程檔案的歸檔產生了較大影響，不利于檔案的快速歸檔，對檔案的完整性產生了較大影響。因此，應當立足建筑工程檔案管理實際，制定有效的管理措施，解決竣工檔案移交不及時的問題。

[關鍵詞] 建筑工程 檔案管理 竣工檔案移交

中圖分類號：G275.9 文獻標志碼：A

從建筑工程檔案管理來看，竣工檔案移交是重要的管理程序，竣工檔案資料只有按程序移交，并在規定時間內完成移交和歸檔，才能夠滿足建筑工程檔案管理的實際需要，解決建筑工程檔案管理中存在的問題，提高建筑工程檔案管理的有效性。但是從目前竣工檔案的移交管理來看，還存在一定的問題，特別是在移交及時性方面存在較大問題，影響了建筑工程檔案的歸檔。因此，應當根據竣工檔案管理的實際情況制定針對性解決策略，保證建筑工程檔案管理難度得到降低，以滿足建筑工程檔案管理需要。

一、建筑工程檔案管理中，應建立竣工檔案管理制度

（一）細化竣工檔案管理規定

對于建筑工程檔案管理而言，竣工檔案的歸檔是整個建筑工程檔案的重要環節，也是提高檔案管理質量的關鍵，在竣工檔案移交過程中，既要滿足竣工檔案的全面性，同時也要保證竣工檔案的及時性，做到及時移交，按規定移交，避免竣工檔案移交延誤。為了解決這一問題，需要在建筑工程檔案管理制度上對竣工檔案管理的內容進行細化，對竣工檔案的移交時間、移交明細、移交內容作出詳細的規定。從檔案管理制度方面規范竣工檔案的管理行為，提高竣工檔案管理的有效性，只有通過細化竣工檔案管理規定，才能夠保證竣工檔案管理達到預期目標，提高竣工檔案管理的及時性。因此，明確竣工檔案管理的規定，能夠提高竣工檔案管理效果，能夠為建筑工程檔案管理提供有力的手段支持。所以，細化竣工檔案管理規定能夠提高檔案管理的有效性[1]。

（二）規范竣工檔案管理行為

竣工檔案在管理中會受到多種因素的影響，大部分的建設項目在實施評估、初步設計及竣工驗收階段大多是設計人員參加，該類人員缺乏相應的檔案管理經驗，而這些階段形成的文件資料大多較為重要，因此，需要明確相關崗位人員的職責并加強管理崗位人手，使竣工資料的形成與積累工作能夠有效進行，這樣才能保證竣工資料及時歸檔。另外，由于對檔案工作不重視，往往建設工程已竣工很長時間，工程檔案卻一直不能按規定移交，或者出現重要的工程文件不全，并出現遺失、損壞等問題。因此，為了提高竣工檔案移交的及時性，應當對竣工檔案的管理行為進行明確規定，并采取細化措施，使竣工檔案管理行為能夠在標準規范的要求下得以有效開展，提高竣工檔案管理的整體效果，滿足竣工檔案管理的實際需要。通過提高竣工檔案管理行為的規范性，能夠使竣工檔案在管理中做到檔案內容的全面性，按照竣工檔案的移交時間準時移交，避免竣工檔案移交延誤影響檔案管理的實效性。因此，通過規范竣工檔案管理行為，能夠使竣工檔案在管理中按照規范管理，使竣工檔案管理在實施過程中能夠滿足規范性要求，能夠在管理的準確性方面達標。

二、建筑工程檔案管理中，應明確竣工檔案移交時間節點

（一）對竣工檔案移交時間做出明確規定

在建筑工程檔案管理中，應對竣工檔案的移交時間作出明確規定。之所以存在竣工檔案移交延誤的情況，主要的原因是在竣工檔案移交時間方面沒有明確規定，導致施工單位在提交竣工檔案的過程中，沒有明確的時間節點觀念，影響竣工檔案的準時移交。結合建筑工程檔案管理實際，竣工檔案在移交過程中能夠按照規定的時間節點提交竣工檔案資料，但在提交過程中存在提交順序混亂、提交時間觀念不強以及延誤的情況。因此，對竣工檔案移交時間作出明確的規定，能夠提高竣工檔案移交的及時性，應當將時間規定寫入竣工檔案的管理制度中，形成制度化和規范化，指導竣工檔案的管理，通過竣工檔案移交時間的明確規定，能夠確保竣工檔案在規定時間范圍之內準時移交，避免竣工檔案在移交時間方面出現延誤，影響檔案資料的整體歸檔[2]。

（二）細化竣工檔案移交時間節點

在竣工檔案移交時間上應當將時間節點進行細化，對竣工檔案移交工作作出詳細的規定。考慮到竣工檔案的特點以及竣工檔案內容的特殊性，只有對竣工檔案移交的時間節點進行細化，才能提高竣工檔案歸檔的及時性和有效性，確保竣工檔案在移交過程中資料準確、時間提前、不發生遺漏。考慮到檔案管理過程中的實際情況，在檔案管理中，對于竣工檔案移交時間節點的規定，應當充分考慮竣工檔案的審核特點和施工單位在竣工檔案整理過程中的具體情況，根據竣工檔案的內容和竣工檔案的審核周期，合理規定竣工檔案移交時間節點，確保竣工檔案在審核完畢之后，能夠第一時間進行移交，解決竣工檔案移交中存在的時間不明確和移交延誤的問題。因此，明確竣工移交時間節點，對提高竣工檔案的移交及時性具有重要作用[3]。

三、建筑工程檔案管理中，應采取竣工檔案移交延誤懲罰

（一）對竣工檔案移交工作實行獎罰機制

為了提高竣工檔案移交的及時性，在建筑工程檔案管理中，應制定工程檔案歸檔的獎罰制度，調動工程技術人員及檔案人員的工作積極性，堅決執行歸檔制度，做到有章可循，將工程項目歸檔資料的形成、積累和整理納入工程技術人員和檔案管理人員的職責范圍，對歸檔工作做得好的有關人員給予適當的表揚和獎勵；對于惡意造成竣工檔案在移交過程中存在時間延誤和內容不全的情況，應當對項目科室進行處罰，建立竣工檔案移交時間延誤延遲滯納金制度，對于沒有按照規定時間及時移交竣工檔案的項目科室，應當視延誤的時間和造成的影響情況進行處罰，對處罰的金額作出規定，對于項目科室不能夠按照建筑工程檔案管理的要求及時移交竣工檔案，造成建筑工程檔案不能夠及時歸檔，影響檔案管理工作實效性的，可以制定強有力的處罰管理措施，如年底扣除部分錢款或者不能參加本年度的評先活動等，通過對項目科室的處罰以及處罰規定的建立和完善，規范竣工檔案移交工作，使竣工檔案在移交中能夠達到預期目標，提高竣工檔案的移交有效性。

（二）強化對竣工檔案延誤的管理

竣工檔案如果不能正常移交，造成移交延誤，最直接的后果是影響建筑工程檔案的歸檔工作，對整個建筑工程檔案的管理會造成較大的影響。為了強化對竣工檔案移交的管理，應當對竣工檔案延誤問題進行有針對性的解決，制定并出臺包括竣工檔案移交延誤處罰以及延誤賠償等相關管理制度，使竣工檔案的延誤得到有效避免，提高竣工檔案管理的有效性，通過出臺具體的管理措施，能夠使竣工檔案在移交過程中，按照規定的內容、種類、時間及時移交，提高竣工檔案移交的全面性和有效性，保證竣工檔案的移交速度能夠達到規定要求，同時，還要提高竣工檔案在移交過程中的及時性和全面性，避免竣工檔案移交不及時，以及竣工檔案移交種類不全，造成建筑工程檔案管理受到影響。因此，做好竣工檔案移交的管理，對于提高竣工檔案管理工作效果具有重要意義。

四、結語

通過對建筑工程檔案管理工作的分析和了解，竣工檔案的移交及時性關系到建筑工程檔案管理的整體效果和實效性，只有對竣工檔案移交工作做出明確的規定，并采取有針對性的管理措施，才能夠提高竣工檔案移交的及時性和準確性，保證建筑工程檔案能夠做到及時歸檔、及時整理，提高建筑工程檔案管理的規范性。因此，對竣工檔案移交工作進行詳細的規定和管理，對于提高建筑工程檔案管理工作質量具有重要作用。只有加強對竣工檔案移交時間的控制，才能保證竣工檔案在管理中能夠達到預期目標，提高竣工檔案管理的整體效果。

參考文獻

[1]李美玲.基于網絡環境下完善檔案管理工作[J].經貿實踐，2015（08）：12-13.

[2]張寶珍.從竣工資料歸檔談竣工資料的過程管理控制[J].機電兵船檔案，2009（02）：78-79.

[3]柴雪潔.以集團公司資質中標項目竣工資料歸檔方式的思考[J].今日科苑，2009（02）：56-57.