淺析事業單位電子檔案管理的主要措施

摘 要：隨著我國科學技術的不斷發展，其在事業單位檔案管理中也有著較為顯著的作用。運用紙質的檔案，不僅不利于保存，在查閱上也是非常麻煩，所以，運用電子檔案使得信息的高效率處理得以實現，查閱起來較為便a利，實現信息的高效利用，這對檔案的開發和利用大有裨益。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;電子檔案

1 電子檔案管理的優點

1.1 節約資源，利用率高

傳統的檔案都是由紙張做成的，每次采集、編制、印刷以及出版都需要投入大量的資金，而且紙張非常容易受到環境天氣等各種情況的影響，若紙張受到損壞之后，修復以及重建都有較大的難度，還會導致資源的浪費。而電子檔案是一種非常節約、簡約的檔案管理模式，只需要在電腦中建立起一個電子檔案的系統，而后讓管理人員在計算機上進行操作即可。這些被錄入的檔案數據都被轉化為電子文件的形式，保存起來是非常簡單，不易受到損壞，并且電子檔案還可以將文字、圖片、音頻以及視頻等內容全部轉化為需要保存的數據，這樣不僅提高了保存的時效，還使得檔案在保存時具有一定的安全性。

1.2 檔案存儲的安全性較高

傳統的紙質檔案非常容易破損，在借閱的過程中會有較多的不確定因素，而電子檔案就可以避免這些問題。電子檔案不會受到環境等各個方面的影響，其也是存儲在固定的存儲空間，相對于紙質檔案來說安全性非常高。在運用傳統的紙質檔案時，若想要對檔案進行查閱或者管理時，就需要將所有的卷宗匯集在一起，而后進行翻閱，這樣不僅增大了工作量，還使得檔案信息的保密性不高。而在對電子檔案進行查閱管理時，就可以通過關鍵詞搜索的方式，這樣不僅可以準確地將文件資料提取出來，還可以提高檔案存儲的安全性，增加保密性。

2 電子檔案管理的應用問題

2.1 檔案管理人員職業素質不高

新的檔案管理方式的使用給事業單位檔案管理人員提出了更高的要求，為了充分發揮、利用電子檔案的優勢，檔案管理人員必須要在具備高的職業道德水準和自我約束力的前提下，熟練操作計算機以及相關的應用軟件。結合實際情況，我國現階段的檔案管理人員由于日常工作量比較大，無法集中進行電子檔案管理工作，并且部分人員對于計算機操作存在著一定的障礙。另外，現在的崗位人員具有較強的流動性，頻繁的人事變動不利于電子檔案管理工作的長期進行。

2.2 基層檔案管理工作不足

檔案工作一直是跟隨著事業的發展而發展的，沒有前人留下的檔案，也就無法進行歷史研究。對于檔案的價值，上級檔案管理部門是非常重視的，但是在基層，顯然對檔案管理工作的重視程度不夠，沒有制度或制度不全，人員缺乏、設施設備缺乏等等，都是事業單位基層檔案管理部門存在的典型問題。一般情況下，檔案和事業是兩個部分，基層工作一般為按照相應的分類辦法將事業資料留存下來，進行收集和管理，但是，因為不在統一的管轄范圍之內，檔案管理容易出現“兩張皮”的現象，在信息時代，檔案管理工作實現信息化是必然的趨勢，但是基層檔案管理機構對信息化檔案管理并不熟悉，也缺乏相應的指導，導致檔案管理上出現失序現象，檔案凌亂不方便利用。

2.3 信息安全缺少保障

事業單位應用電子技術實行檔案信息化管理，必然會面對信息的安全問題。科技給人們帶來便利的同時，也為人們帶來潛在性風險。因此，事業單位電子檔案管理需要重視信息安全問題，最大程度地杜絕信息泄露。網絡與計算機安全漏洞問題難以杜絕，造成網絡安全風險出現，同時，檔案信息與數據在通過移動硬盤等載體進行儲存與轉移的過程中，就會使檔案信息面臨一定泄露風險。并且電腦硬件與軟件也會經常出現故障，還有網絡黑客問題的嚴重性等，都會使電子檔案信息管理面臨安全性問題。

3 電子檔案管理在事業單位的應用對策

3.1 建立健全電子檔案管理的各項規章制度

為了使電子檔案管理走出無序管理的狀態，必須建立健全電子檔案管理的各項規章制度，進行規范化、科學化、高效化管理。國內大部分單位雖然已經建立了企業電子檔案體系，但是缺乏完善的管理制度，電子檔案管理分散，下屬各單位的電子檔案信息缺少聯系，難以實現全市范圍內的企業電子檔案的集中調閱，電子檔案的流通存在障礙，無法進行集中管理。可見，完善的電子檔案管理制度，是提高電子檔案利用效率，充分發揮電子檔案高效快捷的優勢，提高工作效率的基礎。電子檔案管理規章制度要對電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環節都做出明確詳細的規定，事業單位可以根據單位職能和單位檔案的特點進行完善補充。如林權檔案需要電子文件和紙質檔案相結合，就要設置專門的管理部門進行審核后統一在網上發送，集中管理。

3.2 培養出新型的管理人才

隨著時代的不斷發展，科技也是在不斷進步的。事業單位在對電子檔案進行管理的工作中，就需要不斷地引進優秀的人才，并且要對其進行專業的培訓。培訓主要以思想素質、專業技能以及業務能力等多個方面進行。事業單位不僅要對電子檔案的管理人員進行上述的培訓，還要相應地給予一些政策上的鼓勵，從而使得檔案的工作人員可以更好地提高工作效率。

3.3 增強管理人員素質

事業單位構建與完善電子檔案管理模式，需要增強管理人員素質，利用加強人員培訓與建立考核制度的方式，提升檔案管理人員專業素質，為電子檔案管理工作順利開展與發展提供相應保障。例如：事業單位需要為檔案管理人員提供基本專業技能培訓，要求其具備基本管理能力與完善的管理知識體系，使其能夠掌握豐富的檔案管理技巧。事業單位建立考核制度，定期考核評價管理人員工作表現，并將成績列入績效，這種方式有利于管理人員自覺主動地提升自身專業素質，促進單位內檔案管理人員整體管理水平的提升。

4 結束語

雖然事業單位的性質與發展各有其特點，發展過程中又要受到各種因素的影響，但作為信息時代產物的電子檔案在現代檔案管理工作中不可回避的。因此，采取重視檔案管理工作、增強管理人員素質、提升電子管理水平、加強信息安全防護等措施，實現電子檔案管理工作模式的構建與完善，促進檔案管理工作發展。

參考文獻

[1]劉茂品.試論事業單位檔案管理中的電子檔案管理策略[J].農家參謀，2018（01）：213.

作者簡介

龍娜娜（1992-），女，漢，北京，本科，北京農學院，研究方向：農村經濟管理。