農業種子科技檔案的信息化建設探討

李佳麗 王廣新

摘 要：現代信息技術的發展延伸了檔案事業價值鏈，改變了檔案管理內容、目標、重心和方式，檔案信息化成為時代熱詞和檔案學研究的重點。具體到農業種子科技檔案領域，做好農業種子科技檔案細膩阿虎建設，進一步對不同種類的種子檔案進行精細化管理，能夠提升農業種子科技檔案的利用效益，彰顯農業種子科技檔案在農業生產經營、農業科研中的價值。文章就農業種子科技檔案信息化建設的現實意義進行分析，指出當先信息化建設中存在的不足，借鑒相關理論提出自己的建議，旨在進一步提升種子管理站檔案服務能力和創新水平。

關鍵詞：農業種子;信息化;科技檔案;對策;現實意義

1 農業種子科技檔案信息化建設的現實意義

1.1 提升檔案管理實效，為農業生產經營提供科學依據

農業生產經營結構的調整和優化背景下，農業種子在農業生產經營中的重要性不斷凸顯。做好農業種子科技檔案信息化建設工作，將種子質量、特性、選育率以及其他重要信息資源記錄在相關的電子終端，能夠確保相關的信息資料長久保存和多次利用[1]。除此之外，注重信息化技術的應用，可以實現長久保存的目標。信息化社會，種子管理站要實現檔案高效管理的目標，必須要借助相應的信息技術，提升效率。例如，以數字化的形式對農業種子科技檔案進行管理，可以減少紙質檔案所長用的物理空間。

1.2 確保農業種子科技檔案的系統性，反作用于農業種子科學研究

農業種子科研活動是一種社會實踐活動，離不開對既往種子科研成果、種子科研數據以及其他信息資料的參考和借鑒。農業種子科技檔案是重要的信息憑證，詳細記錄了既往科研活動中的各項信息，能夠為科研人員提供信息參考、決策咨詢，幫助科研人員更好地開展下一步的科研活動[2]。一方面，做好農業種子科研檔案信息化建設工作，便于檔案管理人員及時更新與銷毀檔案資源，避免檔案資源堆積。另一方面，做好農業種子科技檔案工作，可以對不同種類的種子科技檔案進行科學化管理，確保檔案管理的系統性，助力于種子科學研究。總體而言，農業種子科研檔案信息化建設工作可以避免人力資源、財力資源和物力資源的浪費，最大限度地挖掘檔案價值。

2 農業種子科技檔案信息化建設中存在的主要問題

2.1 農業種子科技檔案信息化進程緩慢

當下，部分種子管理站仍然處于“雙軌化”的管理狀態，對紙質檔案和數字檔案進行雙重管理，難以適應檔案資料增多的形式。一是種子科技檔案數字化進程緩慢，沒有及時對既往科研活動中產生的紙質檔案資源進行處理。部分管理站所購置的硬件設施和軟件設備無法滿足種子檔案數字化管理的基本要求，難以快速對紙質檔案進行處理。二是種子科技檔案信息化建設標準不明確，存在重復處理、重復加工、重復勞動的現象，影響信息化建設實效。在缺乏相關規章制度的情況下，部分業務人員錄入檔案資源的過程中沒有按照既定的標準操作，也沒有將其轉化為統一的格式，導致檔案管理人員需要重復對其進行加工，影響檔案管理的嚴謹性和規范性。

2.2 農業種子科技檔案立卷歸檔滯后

一是立卷歸檔的時限不明確，許多農業種子科技檔案沒有及時移交檔案管理部門，檔案管理人員無法及時錄入檔案管理系統，導致檔案更新緩慢[3]。二是云計算技術、自然語言搜索技術、大數據技術在檔案管理工作中應用度不高，許多自動化的數據分析模型、算法模型沒有建立，難以對科研活動中產生的科研信息直接錄入和同步，需要檔案管理人員手工錄入。

2.3 尚未建立相關的農業種子科技檔案數據庫

當下，部分種子管理站尚未建立農業種子科技檔案數據庫，無法將“死檔案”變成“活資訊”，難以朝著“知識管理”“智庫管理”的方向發展。一是缺乏可供參考的借鑒，檔案管理人員不知從何入手開展相關的數據庫建設工作。二是OA辦公系統、科研系統、檔案管理系統之間存在數據壁壘，大量與種子科研相關的信息資源無法實現同步、共享，影響數據庫建設效率。三是種子科研檔案數據庫的使用權限、管理權限不明，存在保密風險和使用風險。部分地區種子管理站雖然建立了種子科技檔案數據庫，但沒有明確相關的權責，導致檔案資源在管理和使用過程中出現無序化的問題。

3 農業種子科技檔案信息化建設的對策

3.1 推進農業種子科技檔案信息化進程，夯實信息化建設基礎

為了更好地解決人力資源與檔案資源失衡的問題，適應檔案資源不斷增多的形勢，必須要推進農業種子科技檔案信息化進程。一是要結合種子管理站實際需求采購相應的微縮相機、高速掃描儀、格式轉化軟件、格式處理軟件以及檔案管理軟件，確保能夠盡快將紙質檔案轉化為數字格式。二是要建立《農業種子科技檔案信息化建設標準》等相關的規章制度，明確信息化建設的內容、標準和流程，提升信息化建設的規范性和科學性。

3.2 做好種子科技檔案立卷歸檔工作，保障實效性

信息化環境下，農業種子科技檔案應當及時在檔案管理系統中立卷，并歸入相關的版塊。一方面，從檔案更新的角度來看，隨著農業種子科研檔案活動深入推進，部分失效檔案資源需要被銷毀。為此，種子管理站應明確信息移交時限和錄入時限，確保檔案管理人員能夠及時銷毀失效檔案，錄入最新的檔案資源，提升檔案資源的準確性和時效性。另一方面，將云計算技術、自然語言搜索技術、大數據技術融入種子科技檔案管理中，建立相關的數據分析模型、算法模型，實現“一次處理，多次使用”的目標，進而提升檔案管理實效。

3.3 推動農業種子科技檔案數據庫建設，充分發揮農業種子科技檔案價值

信息化社會，推動農業種子科技檔案信息化的目標絕不僅僅是為了提升信息資源整合能力，更是為了幫助農業科研活動、農業生產經營，發揮檔案價值。一是要強化在數據庫領域的培訓，幫助檔案管理人員科學認識檔案數據庫建設工作，推動檔案管理工作朝著數據化、智能化、共享化的方向發展。二是要進一步打通OA辦公系統、科研系統、檔案管理系統之間的數據壁壘，便于科研人員、檔案管理人員以及其他人員在既有權限范圍內錄入相關的檔案數據信息，提升種子管理站整體的信息管理效率。三是要明確種子科研檔案數據庫的使用權限、管理權限，避免出現泄密安全事件。種子管理站可以通過規章制度的方式對相關的流程、內容、使用權限、管理權限加以明確，實現精細化管理。

4 結束語

近幾年來，數據鏈、數據庫、云計算、大數據、區塊鏈、人工智能……不斷出現在媒體報道、學術研究以及實務工作當中，圍繞農業種子科技檔案管理的話題也不斷豐富。農業種子科技檔案來源于農業種子科學研究以及其他農業科技活動，是種子信息的結合體，對我國農業生產與農業科研具有重要的意義。過去一段時間內，部分種子管理站存在“重科研工作，輕檔案管理”的現象，導致農業科研檔案信息化進程緩慢。故此，相關人員必須要轉變觀念，樹立創新思維，推動農業種子科技檔案信息化建設步伐。具體而言，一是要推進農業種子科技檔案信息化進程，夯實信息化建設基礎;二是要做好種子科技檔案立卷歸檔工作，保障實效性;三是要推動農業種子科技檔案數據庫建設，充分發揮農業種子科技檔案價值。

參考文獻

[1]趙彥鵬.加強生產經營檔案管理? 建立種子全程可追溯機制[J].種子世界，2016（12）：14-15.

[2]繆斌.種子管理檔案存在的問題及改進建議[J].種子世界，2016（11）：11-12.

[3]黃桂蓉.種子科技檔案在農業生產中的地位及作用[J].北京農業，2012（06）：283.