企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路

范友松

摘 要：企業檔案管理信息化建設工作，在短時間內難以完成，它作為一項極為復雜的工作，需要工作人員不斷提高自身的能力，并且在實踐中不斷強化自身的創新和服務理念。管理檔案工作的人員應該樹立起服務意識，通過解決各種困難，從而滿足社會的發展需求。在當前社會中，企業完成檔案信息化管理是全球化經濟的必然。本文簡要的對企業建立檔案管理信息化所存在的問題進行了敘述，并提出了相應的解決措施，希望能夠為企業的檔案信息化建設提供幫助。

關鍵詞：企業檔案管理;信息化建設問題;創新思路

1 導言

科技迅猛發展為社會帶來了全新變革，企業檔案管理工作面臨創新，將信息技術融入到檔案管理中，可以提高檔案管理效率，簡化檔案管理內容，企業迫切需要檔案管理信息化，應從提高管理人員的素質，重視經費投入等方面出發，完善企業檔案管理工作信息化建設。

2 企業檔案管理信息化建設問題分析

1）檔案信息化管理意識較為薄弱。在很多企業中，對檔案信息化管理都意識薄弱。面對當下信息化的迅速發展和大數據時代的日趨形成，人們的生活方式和工作環境均受到了一定影響。打破傳統模式對檔案進行管理，是對檔案管理人員的一項挑戰。信息化時代下，企業針對檔案進行信息化管理所要耗費的資金較高，大多數企業站在無關緊要的立場，認為檔案信息化管理對企業的發展不能夠起到較大影響，是可有可無的存在，降低了管理者對檔案信息化管理的重視程度。

2）檔案信息化管理人員素質較低。在檔案信息化管理的過程中，無論是檔案的信息化建設，還是檔案的資源利用，都對檔案人員的業務素質提出了新的要求。新時代的檔案管理人員除了要具有檔案管理能力，還要有計算機專業技能和信息處理的能力。但從實際情況來看，有些檔案管理人員缺乏檔案信息化管理知識，不能站在企業管理的高度上使企業管理者重視檔案信息化建設，更多的是依賴于固有的檔案管理模式，只重視紙質檔案，認為保存管理好紙質檔案就是保存好企業資源。有些檔案管理人員缺乏計算機管理能力，在檔案信息化建設過程中，完全依賴于企業信息化管理人員，導致檔案管理系統缺乏實操性，無法達到實際效果。

3）缺乏資金，設備落后。在進行企業的檔案管理工作中，進行軟硬件的建設是保證檔案管理信息化的基礎。但是，運用軟硬件需要使用大量的資金。因此，許多企業只是將資金用于產品研發和市場開發商，所以檔案管理工作上依然處于初級階段。不但資金不足，而且企業高層對于檔案的信息化不夠重視，所以，建設信息化檔案管理建設困難重重。在大部分企業中，技術檔案信息化體系還不夠完善，而且對于技術檔案的歸檔仍然在被動狀態，上頭傳下來什么文件，便對什么文件進行處理，工作人員的主動性難以得到發揮，無法有意識地對檔案中的內容進行篩選，從而導致后期工作中資源整合工作的加重。另外，構建檔案管理信息化時，前期需要用到大量的資金來對軟硬件進行購買，而企業中許多設備需要升級，因此，企業還需要優化其工作環境。

3 企業檔案管理信息化建設創新思路

1）制定企業信息化管理長遠規劃。要想對企業檔案實施信息化管理，首先，要做到的便是構建企業信息化管理的長遠規劃，以此來引起企業自身的高度重視，意識到檔案信息化管理在利用方面對企業所產生的效益。作為企業的檔案管理部門，應該承擔起促進企業綜合性發展的責任，憑借戰略性眼光與踏實肯干的作風進行內部檔案信息化建設。其次，針對企業檔案信息化管理，應該制定出明確的規劃和實施方法，以科學流程指導操作。在整個執行過程中，都具備長遠性和復雜性，因此，相關部門之間的密切配合也是實現企業檔案信息化管理的必要支持。為了真正實現企業信息共享、資源配置以及相互協作，必須根據制定的目標進行建設和管理，一步一步穩扎穩打，切實推進企業檔案向著信息化管理和利用方面轉型。

2）創新理念。想要完成企業檔案管理信息化建設，要做的便是創新相應的理念。通過新的理念，從而完成實踐。首先，要以服務為檔案管理工作的首要目標，其次，在新的形勢下，應完成檔案管理的信息化建設，從而保證檔案信息管理能夠與時俱進。另外，企業可以利用培訓等方法，來強化員工對與自身工作的態度，通過不斷的提高自身的素養，從而為企業做出貢獻。

3）提高檔案服務能力。企業檔案管理工作能為企業決策者提供全面、詳細、具體的信息資料，有助于企業更好地完成運營管理活動，提高管理效率，促進企業的發展。而目前，企業檔案服務僅僅是提供檔案信息的借閱，服務內容有限，很難發揮檔案信息的作用，造成企業不重視檔案管理工作。因此，必須優化和提升檔案服務能力。第一，優化現有檔案服務功能。當前檔案管理的主要功能是檔案資料的借閱。對此，檔案管理人員必須圍繞借閱服務進行深度開發，可以借助數據挖掘技術、快速檢索技術以及全文檢索技術，提升服務效率，便于利用。此外，還要根據企業發展的需要，加強信息技術的應用，開拓更多的服務功能，提升檔案管理系統的服務水平。第二，加強新功能的開發和應用。企業要在確保檔案信息安全的基礎上，科學梳理檔案信息，并根據部門開放相應的檔案信息調取權限，使更多的企業人員能夠利用檔案信息，提升檔案信息服務范圍。

4）加強軟硬件設施建設和人員培訓。在企業檔案信息管理和利用方面，除了需要制定長遠科學規劃以外，還需要加強軟硬件設施優化和人員培訓，以此來實現檔案信息化建設目標。作為檔案管理部門，應該重視與信息技術部門之間搭建良好的合作溝通關系，無論是業務上還是細節當中，信息化技術部門都能夠及時給予良好支持，盡可能改善不足之處。對于一些較大型企業，可以設置較高的目標，以最快的速度實現將檔案信息化建設歸納到企業的綜合建設當中，做到資源配置全面化，充分解決軟硬件問題以及人員培訓方面的問題。首先，在硬件設施方面，企業檔案信息化管理需要良好的網絡硬件設施做支持，利用主干網絡、數據庫、計算機等進行信息存儲，搭建良好的運營平臺。其次，在軟件方面，依據檔案信息化建設規模，決定企業自行開發與購買，考慮信息兼容性的同時也要科學控制成本，避免在這一過程中造成浪費。最后，在人員培訓方面，注重思想道德素質教育和個人掌握的基本技能，培養有責任意識的檔案管理人才。在計算機軟件熟練運用方面，盡可能運用對系統熟悉的人員，減少在培訓過程中基本操作方面浪費時間。

5）創新信息化技術。建構開放式的平臺，讓網絡信息技術能夠真正地為檔案管理工作進行服務，并且在此基礎上，不斷的將檔案管理工作進行完善，提高其使用效率。科學的完善電子檔案管理系統，保證技術的先進性，在進行電子信息系統建立時，充分使用電子信息技術。在進行電子檔案信息管理構建時，要對其管理行為進行規范，從而保證資源能夠得到有效的開發。進行互換性檔案平臺的創建，能夠保證檔案管理的互聯網信息化。通過推動檔案管理互聯網化，從而完善電子檔案的管理系統，提高檔案的利用效率。

4 結束語

總之，檔案信息化管理主要指的是運用現代化技術手段對企業的重要檔案進行系統信息化操作，在科學合理范圍內實現資源共享，以此來促進企業更好運轉。相對于傳統方式下檔案管理，這樣的優化方式不管是對于后期利用的便捷之處，還是對于整體數據的保存性而言，都有極大意義。

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