淺談高校檔案數字化外包的注意事項

摘 要：由于社會發展對人才的高度重視，使得高校檔案利用率快速的提升，信息時代的崛起倒逼高校檔案加快數字化進程，把傳統紙質檔案數字化外包給專業技術公司是檔案管理現代化的必經之路。本文闡述了外包合同簽訂前期的注意事項，數字化過程中面對的問題和應對措施，以及后期如何保存數字化成果等方面提供參考意見。

關鍵詞：高校檔案;數字化;外包

鑒于高校檔案面對高頻率的查詢和利用，將檔案數字化的勞動密集型工作外包給具備專業技術的公司來完成，是大勢所趨，是實現科學化、專業化管理檔案的有效途徑，不僅可以有效的保護好檔案防止老化，發揮應有價值，同時讓檔案工作者把精力集中在整理和管理檔案，和對外提供優質服務上。

檔案數字化外包需要單位投入大量資金設備，嚴格把控數字化的每一個環節，以及后期持續的數據系統維護，這對職工提出了極大的挑戰。檔案數字化主要包括檔案整理、數字化掃描及圖像處理、目錄錄入、原文掛接、數字化成果移交以及簽訂安全保密協議等相關環節。[1]下文就簽訂外包合同的前期注意事項，把控數字化加工的質量，保護成果等問題提出建議。

1 外包程序公開透明化

檔案管理單位應該將外包程序公開化，招投標過程接受所有基層職工監督。監督是為了集合大家的判斷能力，避免承擔風險，同時有效的避免某些人員暗箱操作，讓過程不合理，結果不達標。由監督小組對外包公司進行資格審查，是否有保密資質證書，包括有豐富的檔案加工經驗、管理制度健全、專業能力、設備等，通過集體討論決定選取哪一家公司，項目進行中間雙方負責人有效溝通對接，驗收小組檢查和驗收，皆由檔案職工親力親為。

2 外包合同的簽訂

對檔案數字化工作來說，單位領導必須十分重視，在合同中要注明清楚檔案數字化外包的數量、質量要求、完成時限、驗收標準等信息。在合同審核、簽訂時，可聘請第三方專業人士對合同內容進行分析，避免法律風險。[2]外包數字公司工作人員必須簽訂保密協議，對內容完全保密，違法違規需要承擔相關法律責任，加工現場加裝視頻監控設備，數字化加工期間封斷無線網絡功能，

3 數字化質量的控制

1）單位要安排有強有力的執行人來負責，嚴格把控工作進度，隨時抽查數字化質量。嚴格保證原始紙質檔案安全，每一次出入庫房的清點交接必須由直接責任人親力親為，如發現殘損檔案，先手工修補再登記掃描。出庫的時候分批次的移出，逐份清點移交和回收，在數字化交接登記表上雙方簽字，將交接表永久保存。為了保護好紙質檔案，檔案數字化最好是做到不拆釘子，不拆開原件，有效的避免破損和漏頁，降低安全風險。拆釘后的檔案按照頁碼順序排列好，必須采用不銹鋼裝訂。加工現場禁止將食物和水帶入加工現場。

2）采用平板高清掃描儀以及全彩色掃描模式，分辨率不低于 300dpi。對于原件里字跡不清晰，顏色淡字體小的圖片要求經過手工的圖片處理，達到直接打印機出圖能清晰辨認的程度。對數字化中要錄入的歸檔年度、分類號、目錄名、題名、保管期限、編碼、符號、關鍵詞等都要仔細交代給外包公司，避免檢查后發現大量雷同的錯誤，費力去修正。對于高校錄取新生名冊，畢業名冊等具有大量人名的檔案，錄入關鍵詞要具體錄入到每一個人名。因為這類材料字體小，清晰度差，基本每一頁圖片手工處理后要由負責人仔細檢查，確保文字可辨認，亮度合適。專利證書錄入要具體到專利號，發明人，具體名稱。涉密件檔案要抽出，其他不需要掃描存檔的部分，要列好單子詳細告知對方，減少不必要的開支。雙方的有效溝通，及時反饋非常重要。整個過程中不能夠突然更換負責人，導致信息傳達不全。

3）重視驗收過程。驗收小組反復檢查，抽查。如果達不到質量的情況下，單位有權利要求返工重新做，如果工期超過合同規定，單位有權利扣減部分合同金額作為補償。每一種類別的檔案都要抽檢，每一個年份都要檢查。

4 確保數字化成果安全

1）光盤和硬盤存儲安全。因為電子檔案對存儲硬件的依賴較為嚴重，外部環境不穩定都有可能導致數據信息的丟失。首先要選用優質的品牌硬盤來存儲數據，每件硬盤拷貝兩份以上，最好選擇用不同型號的兩塊硬盤，防止出現某個批次的整體故障。其次要選用安全的存儲設備如防磁柜來存放硬盤，保證庫房的溫度濕度的穩定。有條件的單位要分地域存儲，分散風險，以防止出現被盜、潮濕等特殊情況受損。多年前檔案數字化是采用光盤刻錄，多年以后難保數據正常使用，應該盡早的把數據轉錄成硬盤，每年都要檢查一次硬盤的好壞，如果發現任何小故障，立即更換。

2）檔案操作系統運行安全。檔案數據庫是承擔檔案的電子載體，信息安全需要專門人員來保障，需要不斷加強職工專業技能，加強安全系統的防御能力，定期進行系統漏洞的修補，優化升級系統。[3]工作中持續強化職工的信息安全管理意識，在硬件上配備高配置的計算機、服務器來達到保衛信息安全的目的。具有職業素養的檔案人和先進的工作設備缺一不可。

5 結語

國家檔案局局長李明華在2015年度指出：“十三五”時期我國檔案事業發展的總體目標是到2020年，初步實現 以信息化為核心的檔案管理現代化，建成與全面建成小康社會奮斗目標相適應的、有效服務和支撐國家治理的檔案事業發展體系。[4]在我國數字檔案信息安全保障體系的法律法規不完善的時候，作為檔案從業者人員需要付出更多的心血努力，多思考研究，規避風險，把外包中能控制的因素緊握在手里，善于提出新辦法，結合實際工作，全盤考慮信息安全和使用便捷。

參考文獻

[1]劉秋華.淺談高校館藏檔案數字化服務外包——以武漢大學為例[J].蘭臺世界，2020（01）：52-54.

[2]馬偉偉.試探檔案整理外包風險及防范[J].卷宗，2017（21）.

[3]鄭小利.試論數字化檔案信息的安全保障體系[J].卷宗，2017（21）.

[4]李明華.全國檔案工作暨表彰先進會議上的講話[J].中國檔案，2016（1）.

作者簡介

姚娟（1985-），女，漢族，海南，本科，初級，檔案利用。