大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院文書檔案管理策略

陳偉光

摘 要：大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，推動(dòng)醫(yī)院迅速進(jìn)入到了信息化服務(wù)階段，面對(duì)全新的時(shí)代、全新的要求，醫(yī)院文書檔案管理必須加快轉(zhuǎn)型升級(jí)，才能夠更好的適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展和時(shí)代的要求。本文首先明確了大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院文書檔案管理的主要意義，為后續(xù)管理策略的制定做好準(zhǔn)備，最后從提高管理科學(xué)性、資源共享和管理安全性三方面提出管理路徑，旨在為醫(yī)院文書檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);醫(yī)院文書檔案;管理策略

在大數(shù)據(jù)浪潮席卷全球，數(shù)據(jù)推動(dòng)發(fā)展隨之成為時(shí)代探索的一項(xiàng)重要主題，關(guān)于大數(shù)據(jù)與醫(yī)療機(jī)構(gòu)的研究報(bào)道也因此日益增多。醫(yī)院作為我國為社會(huì)提供醫(yī)療服務(wù)的核心主體，承擔(dān)著醫(yī)療、教學(xué)、科研、康復(fù)、急救、預(yù)防保健和衛(wèi)生人才培訓(xùn)等各項(xiàng)重要職能作用，匯聚了臨床診療、綜合醫(yī)療、醫(yī)技檢查等各種醫(yī)療服務(wù)信息。2015年《全國醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系規(guī)劃綱要（2015-2020年）》中明確指出，開展健康中國云服務(wù)計(jì)劃，并預(yù)計(jì)到2020年全面建成互聯(lián)互通的國家、省、市、縣四級(jí)人口健康信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育、公共衛(wèi)生、醫(yī)療服務(wù)、藥品供應(yīng)、醫(yī)療保障以及綜合管理等六大主要業(yè)務(wù)功能的業(yè)務(wù)協(xié)同與互通互聯(lián)的應(yīng)用系統(tǒng)[1]。如何實(shí)現(xiàn)對(duì)各種碎片化、分散化、異構(gòu)異類數(shù)據(jù)的全面整合，根據(jù)一定規(guī)律完成數(shù)據(jù)分析和預(yù)測報(bào)告等，促使數(shù)據(jù)能夠更好的支撐決策，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的增值與創(chuàng)造，是目前醫(yī)院大數(shù)據(jù)運(yùn)用的關(guān)鍵。但在大數(shù)據(jù)運(yùn)用的影響下，醫(yī)院隨之朝著信息化方向發(fā)展，并經(jīng)歷著信息管理向數(shù)據(jù)集成平臺(tái)轉(zhuǎn)變、基礎(chǔ)架構(gòu)平臺(tái)向云計(jì)算轉(zhuǎn)變、終端多樣化轉(zhuǎn)變，這就意味著，醫(yī)院的數(shù)據(jù)信息越來越多，給文書檔案管理帶來了極大的挑戰(zhàn)。

1 大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

1）有利于提升文檔收集的全面性。醫(yī)院文書檔案在工作期間，需要各個(gè)部門積極配合，并對(duì)各個(gè)部門做好相應(yīng)的協(xié)調(diào)處理，以便保證各方面資料均能夠得到較好的歸檔處理，但并非所有的部門均同意將所有的信息資料移交到檔案管理處，這就使得不少的檔案資料始終無法得到有效的歸檔。但隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，文書檔案管理能夠通過數(shù)據(jù)信息的整理，來實(shí)現(xiàn)對(duì)部門資料的收集，即便是非物理?xiàng)l件也能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)信息的集中歸檔，極大程度上提升了文檔收集的全面性。

2）有利于快速準(zhǔn)確利用檔案資料。傳統(tǒng)的醫(yī)院文書檔案管理更多的是采取落后的手工管理模式，不僅極易引起財(cái)力、人力的浪費(fèi)，同時(shí)也導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案的利用率極低，并不能夠展現(xiàn)其實(shí)際價(jià)值。但受到大數(shù)據(jù)的影響下，文書檔案管理工作也逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化構(gòu)建，這就能夠加強(qiáng)對(duì)文書檔案資料的信息化歸類和整理，極大程度上保證了查詢需求，促使檔案資料的利用更為快速準(zhǔn)確有效。

3）有利于醫(yī)院對(duì)珍貴文件資料的收藏和管理。以往在針對(duì)紙質(zhì)醫(yī)院文書檔案管理過程中，不僅需要耗費(fèi)較大的工作量，并且通常運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間也非常長，嚴(yán)重影響檔案的保管質(zhì)量，導(dǎo)致大量重要珍貴的資料無法得到有效的保存，經(jīng)常性發(fā)生丟失。基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，文書檔案信息化管理不僅省略了文檔的修編工作，同時(shí)也能夠轉(zhuǎn)變?yōu)楦鼮榍逦奈臋n和表格管理方式，這就更利于對(duì)文檔存儲(chǔ)的歸檔，保證了重要珍貴文件資料的收藏和管理[2]。

2 大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院文書檔案管理策略

1）依托內(nèi)網(wǎng)管理系統(tǒng)，提高檔案管理科學(xué)性。結(jié)合醫(yī)院文書檔案管理制定的相關(guān)規(guī)定以及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的各項(xiàng)要求，通過數(shù)碼成像以及文件掃描等處理方式，將老舊的紙質(zhì)檔案和永久性的資料以數(shù)字化的方式做好存儲(chǔ)以及信息錄入，另及時(shí)對(duì)新歸檔的檔案資料做好電子掃描處理，并將所獲取的電子信息納入檔案管理系統(tǒng)中。此外，還需要將光盤資料和具有較高價(jià)值的視頻均一并存儲(chǔ)到系統(tǒng)中。為了能夠更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的查詢、管理與利用，可基于內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)基礎(chǔ)上，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類錄入，并結(jié)合其內(nèi)容進(jìn)行保密等級(jí)、公開性和文件序號(hào)等信息的設(shè)置，最大程度上提升檔案管理的科學(xué)性。

2）搭建信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。醫(yī)院文書檔案管理最主要的目的是能夠發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，這就需要對(duì)其進(jìn)行深入挖掘，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容與技術(shù)等內(nèi)容的全面整合，深加工檔案數(shù)字化信息，再通過多元媒介的方式來展現(xiàn)，促使檔案管理的附加值不斷提升，進(jìn)而更好地實(shí)現(xiàn)傳播，增強(qiáng)檔案管理的應(yīng)用價(jià)值。

一是構(gòu)建起文書檔案的存儲(chǔ)系統(tǒng)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景的影響下，醫(yī)院文書檔案管理所面臨的信息非常龐大，導(dǎo)致任務(wù)量劇增，為此，為了能夠更好的掌握文書檔案工作，就必須基于實(shí)際情況建立起專門的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫。該存儲(chǔ)系統(tǒng)主要包括兩大板塊，即創(chuàng)建歸檔管理以及檔案管理。首先，對(duì)具有較高價(jià)值的資料進(jìn)行篩取，再根據(jù)檔案內(nèi)容將其轉(zhuǎn)入到對(duì)應(yīng)的文檔庫內(nèi)。其次，在完成分類處理之后，再將其放入到對(duì)應(yīng)的檔案庫內(nèi)做好存儲(chǔ)，建立起統(tǒng)一的檢索目錄，為以后的查詢做好鋪墊。這樣一來，不僅保證了信息的完整性，同時(shí)也更加便于后期信息共享查詢[3]。如結(jié)合辦公室自動(dòng)化oa系統(tǒng)，與檔案管理軟件建立檔案信息存儲(chǔ)關(guān)聯(lián)，完善辦結(jié)檔案的分類歸檔，通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段，提升對(duì)歸檔數(shù)據(jù)的分析處理能力，增強(qiáng)對(duì)信息資源的高效利用，以便更好地為醫(yī)院的生產(chǎn)、決策提供信息資源。

二是落實(shí)文書檔案的查詢和保密。保密可以說是大數(shù)據(jù)時(shí)代各個(gè)行業(yè)都需要面對(duì)的一項(xiàng)重大問題，而醫(yī)院文書檔案中包括了醫(yī)院的各種重大決策和事件，提高其保密性至關(guān)重要。為此，在針對(duì)文書檔案管理期間，必須研發(fā)和設(shè)計(jì)出一套適用于檔案管理的軟件，并對(duì)系統(tǒng)的登陸權(quán)限作出劃分，所有的用戶只能夠在權(quán)限范圍內(nèi)查詢檔案資料。借助軟件來進(jìn)行集中管理查詢，不僅能夠保證各個(gè)科室信息查詢需要，同時(shí)也能夠增加文書檔案的保密性。而針對(duì)無調(diào)取權(quán)限，但需要獲取保密等級(jí)較高的文件時(shí)，就必須按照檔案管理的要求遞交申請(qǐng)表，在經(jīng)過檔案管理部門審批，并獲得了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的同意之后，即可在安全的基礎(chǔ)上，安排相關(guān)人員到檔案室進(jìn)行信息共享。

3）優(yōu)化檔案工作流程，提高檔案管理安全性。在推動(dòng)文書檔案管理工作與時(shí)代背景結(jié)合發(fā)展的進(jìn)程中，為了能夠保證其運(yùn)作效率以及安全性的提升，還應(yīng)當(dāng)對(duì)管理的工作流程進(jìn)行優(yōu)化，建立起對(duì)應(yīng)的優(yōu)化工作流程機(jī)制，確保文書檔案日常工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的情況下，也能夠較好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息全過程的監(jiān)控，最大程度上增強(qiáng)信息管理的安全等級(jí)。此外，在對(duì)檔案開放利用期間，同樣潛藏著各種不安全因素，對(duì)此，可與醫(yī)院管理、行政、質(zhì)量監(jiān)控、信息技術(shù)等相關(guān)部門經(jīng)過共同協(xié)商，制定出一套較為完備的管理方案，幫助文書檔案管理構(gòu)建起任務(wù)分工明確、層次清晰的現(xiàn)代化管理模式，包含數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與校正驗(yàn)收機(jī)制，信息調(diào)取共享機(jī)制等，增強(qiáng)文書檔單管理工作質(zhì)量的同時(shí)，也能夠在規(guī)范化的操作中落實(shí)安全保障。

3 結(jié)論

國家衛(wèi)生計(jì)生委（原）“一綱兩規(guī)劃”（《健康中國2030規(guī)劃綱要》、“十三五衛(wèi)生與健康規(guī)劃”、“十三五醫(yī)改規(guī)劃”）均明確提出了推動(dòng)大數(shù)據(jù)與醫(yī)療服務(wù)的結(jié)合，這使得醫(yī)院的大數(shù)據(jù)應(yīng)用呈現(xiàn)為蓬勃發(fā)展。在這樣的特殊環(huán)境下，醫(yī)院的文書檔案管理也在前所未有的超大規(guī)模數(shù)據(jù)下得到了推進(jìn)，帶來困難的同時(shí)也帶來了更多的創(chuàng)新機(jī)遇。醫(yī)院文書檔案管理可以充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的作用，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的深入挖掘，配合辦公室自動(dòng)化oa系統(tǒng)和全新的管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)日常化、科學(xué)化、規(guī)范化管理，才能夠把握大數(shù)據(jù)發(fā)展步伐，實(shí)現(xiàn)快速轉(zhuǎn)型，更好地為醫(yī)院提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]秦羽.醫(yī)院文書檔案管理問題及對(duì)策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（13）：97-98.

[2]李媛.大數(shù)據(jù)下文書檔案管理及其信息化應(yīng)用[J].智庫時(shí)代，2019（24）：294+296.

[3]孫芳麗.醫(yī)院文書檔案質(zhì)量管理PDCA理論應(yīng)用研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（04）：67-68.