論信息化檔案管理體系的構建與實施

張曉晨

摘 要：本文對構建、實施信息化檔案管理體系情況進行分析，對信息化檔案管理體系構建及實施的效果實行研究，旨在通過不同方面出發構建信息化檔案管理體系，比如：提高服務職能、創新檔案管理、合理應用電子文件、構建檔案信息管理機制等方面，從而切實做好信息化檔案管理體系構建和實施方面的工作。

關鍵詞：信息化;檔案管理;管理體系;構建;實施

信息化時代背景下，如何做好信息化檔案管理體系構建工作、實施工作，為檔案管理的重點內容。因此，需聯系檔案管理工作特點和需求進行分析，從不同的角度出發構建信息化檔案管理體系，并且認真實施該項工作，以便獲得最佳的檔案信息管理效果，推動信息化檔案管理的建設進程。

1 構建、實施信息化檔案管理體系情況分析

現代檔案管理期間，為更好的執行檔案信息化管理體系構建工作，應加強對檔案管理機制的分析、研究，結合檔案管理模式建立信息化檔案服務體系。信息化檔案管理體系構建，需獲得信息管理機制的支持、開發相應信息管理系統，以此確保檔案管理工作的質量。針對此，應使用信息技術創設檔案信息服務的平臺，結合檔案信息交互的特點構建相關檔案信息共享機制，比如說：微信、qq，以此開發移動檔案信息客戶端，滿足社會各界的需求、要求[1]。除此之外，可使用網絡技術的作用開發檔案信息管理網站，主要目的：使用戶自行利用網站查詢的方式獲得相關檔案信息。

1.1 提高服務的職能

信息技術作用下為加強檔案管理體系信息化建設，應重視并提高檔案管理體系信息服務的職能，對檔案信息應用范圍、幅度作相應的統籌及規劃，以便合理配置不同的信息資源，將各類型信息檔案資源有效應用于檔案服務管理中，構建最優質的服務模式，為信息化檔案管理體系建設奠定良好基礎。與此同時，工作人員需結合信息技術、檔案服務相關要求，構建檔案信息化檔案數據庫，主要應該將所有檔案信息資源輸入數據庫中，供用戶自行檢索信息、收集信息。檔案信息管理人員需具備較強的服務意識，不斷轉變自身的工作思路，做好不同類型檔案信息分類工作、整理工作，并且構建檔案信息存儲機制，旨在將不同類型紙質檔案信息——電子化檔案信息轉變，滿足用戶對檔案信息實時共享的需求。此外，要求檔案管理人員合理應用網絡安全技術，在確保檔案信息安全的同時，做好檔案管理工作。

1.2 創新檔案管理工作

檔案管理期間應重視信息化檔案管理體系構建工作，將該項工作思維貫穿于檔案服務中，這就需要相關管理人員在提供信息化檔案服務的基礎上，確保檔案信息的價值、構建信息化檔案管理體系、合理使用檔案信息等。不僅如此，同時應構建移動檔案信息服務平臺，以此形成移動檔案信息共享機制，如此一來不會受到時間限制、空間限制，用戶能在任何時間、任何地點查詢所需的檔案信息內容[2]。檔案管理人員應及時做好檔案信息的分類個工作、整理工作、資源整合工作等，進而為提高信息化檔案管理工作效率打下堅實的基礎。

1.3 合理運用電子文件

現代檔案管理期間，為加強信息化檔案管理體系建設工作，需要重視檔案數字化管理體系構建、軟件開發，究其原因和信息系統能夠共享檔案、及時存儲，信息管理軟件能促使系統穩定運行有關。故此，現代檔案信息管理體系構建時，應結合檔案信息管理需求開發滿足檔案處理系統的軟件，從而達到信息系統建設的相關要求及需求。與此同時，檔案信息管理機制構建需要明確電子文件收集、管理的重要性，要求及時收集不同單位、社會領域的電子文件，在第一時間做好電子文件資料收集、分類，以及存儲等方面的工作。

1.4 構建檔案信息管理機制

檔案信息管理體系建設時，需要檔案管理人員結合電子檔案信息應用需求，構建相應的信息管理機制，建議將現代信息服務理念、設備、方法等運用于原檔案信息管理模式之上，要求檔案管理人員做好檔案管理方法調整工作，盡可能達到檔案信息應用的需求、要求。與此同時，檔案管理部門應結合檔案信息建設需求編制相應管理機制、管理流程、管理技術標準等，目的為使檔案信息應用更加合理。而檔案信息管理部門則需聯系檔案信息體系建設要求，招聘一些專業型檔案管理人才，并關注信息化檔案管理型人才的培養，定期組織工作人員參與到相關的工作、學習中，結合檔案信息服務規范提高其技能、服務水平，以此滿足檔案信息管理的發展要求，轉變工作人員原工作思路和理念，有效應用信息化檔案管理體系處理檔案信息，比如：檔案分類、檔案歸檔、檔案共享等方面工作，為廣大用戶提供最優質的信息查詢服務。

1.5 編制檔案信息共享機制

現代檔案管理信息建設時結合管理模式，編制相應檔案信息共享機制極其關鍵，但需要注意的是檔案信息為集中信息應用的模式會對不同信息記錄，滿足社會各界記錄查詢的需要，因此檔案管理期間需考慮到檔案服務的主要特點，構建相應的檔案數據信息交互體系、共享信息為主整合不同的檔案信息，以便及時傳播檔案信息。與此同時，應該提供數據圖書信息輸出服務，發揮出基礎數據庫平臺的應用價值，確保信息應用端口數據為對接的狀態，在數據信息共享條件下及時分析檔案數據信息、檔案信息應用狀態，進而達到檔案信息共享的最佳效果。

1.6 建立軟硬件平臺

軟件平臺涉及多個方面，比如：操作系統、數據庫系統、數據處理，以及檔案管理和數據保護管理等平臺。操作系統軟件會使用Window系統、IBM操作系統，在實際應用的過程需考慮到系統性能、配套數據庫及數據處理軟件支持等情況[3]。檔案管理軟件的應用，在管理不同部門紙質文件、電子文件方面的效果理想，可通過國際標準原數據加工方法處理，及時交換數據信息、共享數據信息。而服務器、存儲設備、備份設備等，均為硬件平臺建設的主要內容。

2 信息化檔案管理體系構建、實施的效果研究

2.1 管理水平方面的效果

經進行信息化檔案管理體系構建，有效提高了檔案信息計算機檢索的操作速度，節省了檔案存儲空間，同時降低檔案原件人為磨損情況的發生，可充分發揮出信息化檔案管理體系的最大作用。不僅如此，檔案業務能和日常辦公對接，便于日常工作中隨時上網檢索信息、查詢信息，通過電子檔案的方式即可及時調取檔案原件。

2.2 經濟效益方面的效果

信息化檔案管理體系構建后，能夠有效維護公司方面的經濟效益，降低人力成本。同時原紙質檔案借閱量減少，可以檔案信息管理平臺方式借閱更加便捷，這時能減少復印材料所致人力、物力和財力資源浪費，提高辦公系統數字化檔案管理效率。

2.3 展示企業形象方面的效果

信息化檔案管理體系構建，在提高公司檔案管理水平的同時，能夠獲得各部門的配合、協作，如此一來利于加強公司檔案業務能力，有效維護企業的良好形象。

3 結語

檔案信息化建設期間，構建檔案信息管理體系非常必要，而為更好的施行該方面的工作，應建立軟硬件平臺、編制相應的檔案信息共享機制和管理機制、有效應用電子文件等。同時，需要使工作人員準確掌握專業技能、新的管理技術和方法等，并轉變以往的檔案管理思路，從而為加強信息化檔案管理建設打下良好的基礎。

參考文獻

[1]劉曉紅.衛生系統檔案信息化管理和建設之管見[J].中國管理信息化，2018，021（006）：180-181.

[2]李興麗.新時期高校電教檔案信息化建設與公共服務能力的實踐與思考[J].蘭臺內外，2018（05）：66-67.

[3]崔琬彬.檔案信息化建設與檔案管理工作的思考和總結[J].數字化用戶，2019，025（013）：65.