信息化背景下文書檔案管理工作的對策

歐陽晗昀

摘 要：信息化時代的到來，對文書檔案管理工作也產生了深刻影響。特別是電子檔案的數量越來越多，對檔案的收集、歸檔、分類、保存、利用等各項工作提出了新的要求。在文書檔案數字化發展趨勢下，作為一名檔案管理工作者，必須要具備創新意識，加強技術學習，才能保證自己具備更強的崗位勝任力，在保證文書檔案完整性、安全性的基礎上，更好的發揮檔案服務價值。本文首先辯證分析了信息化時代對文書檔案管理產生的雙重影響，隨后從工作實際出發，提出了重視檔案管理隊伍培訓、搭建檔案信息管理平臺等幾點建議。

關鍵詞：信息化;文書檔案;安全性;信息管理平臺

文書檔案由通用文書轉化而來，包括的種類較多，例如指示、決定、命令、報告等等。由于文書檔案的種類紛繁復雜，從而使得在進行文書檔案管理的過程中需要耗費更多的人力和物力。通過將信息化技術應用到文書檔案管理中，改善了這一問題，對于節約人力和物力都起到了促進作用。信息化背景下，不僅文書檔案數量增加，而且管理要求提升，探究高質量完成文書檔案管理的可行性策略，成為新時代檔案管理工作者的一項重要工作內容。

1 信息化時代文書檔案管理的機遇和挑戰

1.1 迎來的機遇

1）極大的減輕了管理壓力。以往文書檔案的收集、歸檔、檢索等各項工作，都需要人工完成，這就給檔案管理員帶來了較大的負擔。而文書檔案越積越多，產出速度越來越快，這種以人工為主的管理模式，顯然無法適應新時期文書檔案管理的要求。而依托信息技術，搭建信息管理平臺，諸如檔案收集、查詢等基本工作，都可以由計算機代替完成。而檔案管理人員只需要在終端計算機上點擊鼠標、敲動鍵盤，就可以快速完成各項管理工作，壓力減輕，效率提升。另外，相同的工作任務，以往可能需要幾個人配合才能完成，現在只需要一人、一機，文書檔案管理的成本也顯著降低。

2）更好的支持檔案借閱和使用。文書檔案作為對以往工作中各類文件、資料的真實記錄，本身也存在較高的價值。因此，對于文書檔案管理，其工作內容和基本要求，決不僅僅是保證檔案的完整與安全，更重要的是發揮文書檔案的重復利用價值，為當前各項工作提供參考、支持。信息技術在這一領域的應用，可以極大的支持檔案價值的挖掘和實現。例如，利用計算機建立文書檔案的數據庫，對信息進行編目、歸類、儲存，便于查找利用。只要存在使用需求，就可以將相關的文書檔案進行匯總、整理，通過滿足借閱需求，讓文書檔案的意義與價值得到突顯。

1.2 面臨的挑戰

1）檔案管理員的信息素養參差不齊。信息化時代對于檔案工作產生的影響，除了改變檔案存儲形式、管理要求外，也通過直接影響檔案管理內容，間接的對工作人員提出了更為嚴格的要求。新時期的檔案管理工作者，除了要具備檔案學、圖書情報學等專業知識外，還要掌握信息技術，包括熟練操作各類專業辦公軟件，運用安全防護系統，以及大數據技術等等。但是目前來看，負責文書檔案管理的許多工作人員，還沒有緊跟行業發展與工作變化，在思維觀念、工作技能等方面作出相應的調整。這就出現了一些單位雖然推廣了文書檔案信息管理平臺，但是操作不熟練、利用率不高，文書檔案管理的改革進程緩慢。

2）數字檔案的安全性有待提升。數字文書檔案雖然為管理提供了諸多的便利，但是也存在一定的安全隱患。例如，許多檔案管理人員將個人移動設備隨意連入單位的辦公計算機，可能導致病毒侵入，文書檔案無法正常讀取、打開，利用價值受到了負面影響。還有就是一些涉密的或是有重要價值的文書檔案，也很有可能成為不法分子偷竊的對象，通過攻擊網絡系統，或是利用存在的安全漏洞，將數字文書檔案竊取，也會帶來嚴重的損失?，F階段，雖然基于數字文書檔案的信息管理平臺已經廣泛使用，但是配套的安全管理制度、安全防護措施還不夠完善。

3）信息基礎設施不夠完善。雖然從整體上來看，單位對于文書檔案管理的信息化發展重視程度增加，但是由于資金投入不足，現有的信息基礎設施，與文書檔案管理與利用的要求還是有一定的差距。結合實際情況來看，雖然提供了文書檔案檢索平臺，但是由于功能比較單一，使用體驗不好，很多有檔案借閱需求的人員，還是習慣于通過服務臺辦理各項業務，文書檔案管理信息化的優勢沒有體現出來。

2 信息化背景下文書檔案管理的優化策略

2.1 重點加強檔案管理隊伍的培訓和建設

即便是在檔案管理信息化背景下，像文書的收集、歸檔、利用等各項工作，也仍然需要工作人員本身具有較強的職業素養和復合技能。因此，要基于信息化時代文書檔案管理的新要求、新標準，將工作人員組織起來，定期開展技能培訓。要把信息技術作為培訓的重點，例如文書檔案的信息化管理中，各類應用軟件的使用頻率較高。應當以培訓為契機，通過演示、練習等方式，讓檔案管理工作者逐漸的熟練運用這些工具、方法。另外，還要加強對信息時代文書檔案管理新制度的學習，避免因為個人操作失誤而干擾文書檔案管理和利用的情形。

2.2 做好數字文書檔案的安全管理

文書檔案的安全與完整，既是管理工作的基本要求，同時也是確保檔案價值得以發揮的必要前提。因此，無論是對于紙質的文書檔案，還是電子版文書檔案，保證其隱私與安全，都是管理人員應當履行的崗位職責?，F階段關于紙質文書檔案的安全管理制度、措施已經比較完善。對于數字文書檔案，一是要強化安全管理意識，采取容災備份技術，并且定期進行備份文書檔案的同步更新，避免檔案因為丟失、破壞而無法繼續使用。二是采取信息技術保證其存儲安全，例如啟用網絡防火墻，采取數字簽名認證等等，都可以極大的保障數字文書檔案的安全。

2.3 完善文書檔案信息管理設施

實現檔案管理的信息化，必須要有科學的管理平臺作保障。檔案信息化的核心是電子文件的管理，一是建立文書檔案歸檔系統，主要處理電子文件的收集、整理、歸檔等工作。二是建立電子文件檢查審核系統，要保證電子公文法律效力，就必須建立相應的核查制度，定期檢查，確保文本真實有效。此外，要適當增加投入，盡快的建立起較為先進的、完善的信息管理平臺，以支持文書檔案從收集到整理，再到利用等各項具體管理工作的信息化、高效化。

3 結語

無論是從檔案事業發展趨勢來看，還是從提升文書檔案服務價值角度來看，推行檔案管理信息化勢在必行。在開展相關工作時，除了要通過增加資金投入、提供物質保障，盡快建立起文書檔案的信息管理平臺外，還要重點把握好檔案管理人員信息技術培訓、安全管理教育等相關工作內容。只有在“硬件”和“軟件”兩方面統籌協調，才可以支持文書檔案管理工作更高質量的開展。

參考文獻

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