數字化檔案管理工作的實踐與探討

王清玲

摘 要：新時代新技術不斷創新發展，計算機技術日新月異，我國已進入到信息化時代的背景下，檔案數字化管理也有了全新的發展。本文在論述數字檔案管理和技術特點的基礎上，論述了如何做好數字化檔案管理工作。

關鍵詞：數字化檔案;必要性;措施

隨著信息化時代的到來，世界各國都在進行信息化變革，在此背景下人們的生活和工作方式也發生了顛覆式的改變。對于檔案管理工作來說，必須跟上時代的步伐，在信息化、數字化方面有所突破。所謂檔案數字化指的就是檔案由傳統的紙質實體檔案向數碼影像電子檔案轉化的過程，數字化檔案不僅能完整的記錄事件內容，還便于資料的儲存，在很大程度上減少了資源浪費，降低了制作儲存成本，但同時數字化檔案也面臨著檔案安全性和數字真實性和完整性的方面的威脅和考驗，一旦出現問題會給單位和個人造成嚴重的影響。因此要客觀、全面的認識數字檔案，做好檔案數字化管理工作，是檔案管理工作者需要重點關注的問題。

1 檔案管理工作數字化的必要性

在企業中，檔案管理工作具有一定的復雜性，且工作量較為龐大，而隨著企業的發展，檔案的數量不斷增加，若是仍然采用傳統的管理方式，不僅會影響到工作效率，還會為檔案查閱、調取、使用等帶來阻礙。因此，在步入數字化時代以后，檔案管理工作的數字化發展已經成為一種必然趨勢。一方面，能夠改變傳統紙質檔案自身存在的弊端，以電子檔案的形式，將所有檔案信息保存起來，避免在因紙質檔案損毀而影響檔案信息的精準度，另一方面，可以有效提高工作效率，數字化的實現能夠簡化檔案管理工作，在調取檔案時只需要搜索關鍵詞即可，在提高工作效率的同時，還減輕了管理人員的工作壓力，對于檔案管理工作的進一步優化有著重要的現實意義。

2 數字化技術特點分析

數字化技術屬于計算機技術的范疇，目前，數字化技術在各個領域的應用較為廣泛，數字化技術具有較強的優點，主要體現在以下幾方面。

1）依賴虛擬化載體。數字化技術主要利用各類信號進行數據和信息的加工、傳輸和存儲，信息和數據的載體需要依賴大容量的計算機內存，還包括一些服務器和光盤、磁盤等，數字化技術需要依賴計算機設備進行查閱和處理，從這個角度上講，數字化技術也是一種虛擬化技術，這也是數字化技術的重要特點。

2）信息處理快速。數字化技術的另一個顯著特點是信息處理速度，數字化技術以快速的處理和傳遞信息為優勢，在短時間內，信息和數據的傳輸共享由數字化技術來完成，計算機高速處理能力十分明顯，對信息數據的處理速率決定了數字化技術的強大優勢，這也十分符合檔案管理信息化的要求。

3 檔案管理中數字化技術應用對策

1）存量工程檔案數字化建設。制定存量工程檔案的數字化目標和工作計劃，一步步實現工程檔案內容的數字化，要進一步提升檔案利用效率，還需要實現照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫等。數據質量是數字化建設的關鍵，要嚴把數據關，建立數據審核制度，在數據輸入之前對數據進行審核，在數據輸入之后進行認真校對，保證所輸入的數據是全面和準確的，并且對已有的電子目錄的數據資源與實體檔案進行比照，查漏補缺，優化數據結構，確保數據的真實完整一致。

2）做好電子文件的收集和整理。檔案管理中有很多電子資料或文件，利用數字化技術比較重點的就體現在對于電子檔案的收集和管理，包括文件、照片、錄音、視頻等資料，檔案管理部門還可以利用專業設備，將紙質檔案資料轉化為電子文件資料，例如利用掃描儀等掃描檔案資料。檔案管理部門要轉變傳統的人為管理模式，實現電子文件的科學歸檔和管理，節約大量的時間和精力。檔案管理部門要制定掃描機技術規范，確定掃描索引信息，對掃描過程環節進行控制，做好掃描監督。

3）更新硬件設備。為了更好地實現數字化，企業在今后應該根據可動用資金數量，階段性的更新硬件設備，這樣才能夠為數字化發展創造一個良好環境。首先，更新硬件設備應做好原設備上的保存工作，也可以存儲在“云”端，硬件設備更換以后的重新下載。其次，在設備更換完成以后，企業必須要對設備進行調試，確保所有的設備都能夠進入正常工作狀態，尤其是計算機，作為數字化檔案實現的主要載體，其性能、安全穩定性關系到數字檔案的上傳、下載、存儲等，必須保障計算機系統安全無漏洞，為個后續開展的各項工作提供充足保障。最后，除了硬件設備本身，企業還需要為硬件設備運行提供良好的環境。一方面，針對用于檔案管理的一系列硬件設備，應為其提供專門的房間，并安排專門的人員進行定期打掃，同時，也方便統計檔案查閱人員，避免檔案出現丟失的情況;另一方面，需要定期對這些設備進行檢查，計算機為著重檢查部分，保證硬件軟件都不存在問題。

4）數字化技術應用在檔案檢索和查詢中。檔案管理數字化建設要突出檔案資料的價值，要重視檔案資料的檢索和查詢，在檔案資料檢索和查詢時，要根據固定的關鍵詞檢索檔案資料。及時確定檔案資料的位置，利用數字化技術在數據庫進行檢索，避免檢索復雜化，提高了檢索的效率。數字化技術的應用可以打破時間和空間的限制，進而提高檔案資料的管理應用效率。

5）制定標準的檔案管理規則。檔案管理部門應該對電子檔案制定標準的管理規則，避免由于沒有統一的規則標準降低工作人員的工作效率，造成不必要的人力、物力浪費。標準的檔案管理規則指的是檔案管理工作者的標準化工作流程，其內容應該主要包括工作的步驟、工作時間和具體工作要求等。另外，檔案管理規則中還應該包括對人員的管理制度，包括各崗位的責任制，應該將維護數字檔案的真實性、完整性和準確性納入各崗位的崗位責任制當中，讓檔案管理工作人員明確各自的工作職責。

6）做好檔案數字化維護服務。檔案數字化結束之后，還需要將已經數字化的檔案信息進行維護，并為相關部門利用提供服務。首先是驗收維護。組建檔案數字化驗收小組，采用抽檢或全檢的方式，依據實現簽訂的合同內容進行驗收;驗收完成后，應安排專人負責檔案數字化應用培訓，提供相應的技術支持和服務。其次是體現特色服務。檔案部門應根據其館藏的檔案資源，結合檔案數字化成果，建立若干專題檔案數據庫，如特色人物檔案;質量標準制度變遷檔案;質量鑒定成果檔案;等等。最后是注重檔案利用。檔案的價值在于其利用，通過檔案數字化提升檔案利用的便捷化，為此，應常態化地做好檔案數據庫的更新及維護，為檔案信息傳輸、檢索及下載利用提供便利。

4 結語

綜上所述，檔案管理工作中應用數字化技術是檔案管理工作發展的必然趨勢和結果，在新的歷史時期，強化是數字化和信息化技術的應用有助于提高檔案管理的實效性。海陽市檔案行政管理部門高度重視檔案管理工作，從企業到事業單位嚴格按照國家檔案局8號令整理檔案，充分利用新技術優勢和作用，增強檔案管理人員的自身素質和專業能力，提高檔案資料管理工作的效率，促進了檔案管理工作的可持續發展。

參考文獻

[1]王琇.檔案數字化管理若干問題探討[J].檔案時空，2019（12）：24-25.

[2]曹健梅.淺談數字化檔案管理的應用[N].中國勞動保障報，2019-12-13（003）.

[3]榮朝艷.數字化時代高校檔案管理的創新與優化模式分析[J].綏化學院學報，2019，39（12）：134-136.

[4]郭歡.檔案數字化建設與數字化檔案信息的利用與研究[J].城市建設理論研究（電子版），2019（33）：60.