檔案信息化建設與檔案管理初探

何瓊

摘 要：在社會信息時代，人習慣于并且依賴于使用信息技術在自己的生活和工作中，在檔案建設和管理方面信息技術的使用也是非常必要的，要想跟隨時代進步就要積極使用新技術并創新管理手段，檔案建設信息化是社會發展的必然趨勢，也是對檔案規劃管理效率提升的重要保障。筆者以檔案信息化建設和檔案管理為主題，具體分析其中的問題與措施。

關鍵詞：檔案信息化;檔案管理;措施探討

21世紀是社會更新換代、飛速發展的新時代，在信息技術飛速發展的背景下，檔案信息建設和管理工作取得了長足進步，社會各行各業漸漸認識到了其重要性，為了滿足社會需要和信息時代的要求，在檔案信息化建設和檔案管理方面有關部門在積極做出改變，在社會信息和各種資源信息共享方面對國家和社會的幫助是很大的，也有助于公民的個人發展。檔案信息化建設的范圍是非常廣的，其中涉及的社會內容和管理內容也非常廣泛，希望本文可以對檔案管理工作發展有所幫助。

1 信息化建設對檔案建設和管理的有效性

新時期的檔案信息化建設是對大數據技術的充分利用，也是對信息技術的創新使用和拓展，檔案信息化建設和管理在很大程度上減少了人工工作量，智能技術的使用是的繁瑣的程序簡單化，降低了檔案信息建設的難度，同時提高了效率。而且，檔案分類中使用信息化技術可以完美利用搜索功能，想要尋找的檔案信息直接輸入關鍵詞就可以找到，節省時間且方便。從存貯空間上來說，以往的紙質檔案不僅存貯時間有限制且存貯空間也有限制，想要從滿屋的檔案中尋找專個檔案是不容易的，但是從信息化檔案建設和管理來看，網絡平臺中直接存柱信息檔案是非常省事的，而且網絡檔案只要不是自愿銷毀就可以長久保存。目前為止，大部分企業和公司已經開始利用信息化進行檔案建設和管理，其中對信息技術的使用也有了很大的拓展，檔案信息化建設管理在隨著社會進步的同時也在不斷完善。

2 檔案信息化建設存在的問題

1）資金支持不到位。我國檔案信息化建設和管理自身是不能良好發展的，必須要有專業部門的支持和引導，實現信息社會對檔案建設的專業性，而且信息技術的發展本就不是一帆風順的，其中不乏大量的資金投入和物資投入，那么同理可得，想要延展信息技術的應用領域，發揮其在檔案信息化建設和管理中的重要作用，首先就要滿足其發展過程中的資金需要。在檔案信息化建設的研究課題是比較多的，所要做的相關實踐也不在少數，但是在資金投入方面的低效應和小比例使實踐需要不能被滿足，客觀來說這嚴重阻礙了檔案信息細化建設，在后續的檔案管理的建設創新方面埋下了隱患。

2）檔案管理人員缺乏信息化建設的素質。新時期檔案信息化建設不僅僅要求工作人員的負責態度，還要求工作人員有熟練掌握并應用信息技術的能力，這在信息化檔案建設和管理工作上是一個重要更新。因為在檔案建設和管理的傳統時期，單位招收工作人員對其信息技能的要求可以說幾乎沒有，也是因為傳統檔案建設還沒有和信息技術融合的原因，但是不可能因為信息技術的使用就換掉所有的工作人員，從而造成了目前許多單位工作人員技術能力不到位的問題。在檔案信息化建設和管理工作中沒有高超的專業素質，就不能良好的對接工作，在工作過程中出現的失誤也不能及時發現，將紙質檔案錄入信息終端也比較麻煩，不利于整體工作的開展。

3）部分單位對檔案管理工作不重視。雖然說檔案建設信息化已經被越來越多的單位應用，但是對于如何發揮它的正確作用以及如何進行后續優化并沒有準備，許多單位片面的認為應用信息化整理檔案方便了自己的工作，但是真正意義上的改變傳統檔案建設和管理的重點仍然沒有落實，個別單位只考慮到了應用信息化做檔案管理的優勢，但是對于檔案管理與信息化建設的本身還是沒有形成正確的認識，檔案信息化建設和檔案管理的實際作用被限制，從領導到基層對檔案管理的重要性認識不清，從根本上來說一旦檔案新年細化建設發生問題，該單位也無法有效避免。

4）缺乏檔案標準化建設體系。在檔案信息化建設和管理方面，每個單位都有一套完整的制度體系，既包括公共信息資源管理制度又包括環境公物管理制度，但是不管從哪些角度說，單位里對檔案的管理始終沒有形成完整的管理和建設體系。首先，部分單位只是在跟風的應用信息技術調整檔案建設和管理模式，它們并沒有進行過實踐，也沒有考察過基于本單位的發展特點和工作特點，應該怎樣貫徹檔案信息化建設，借鑒別家單位的建設管理模式是可取的，但是全部竊取盜用別家單位反而不利于發展自身優勢，在此基礎上形成的檔案建設和管理體系一定是殘缺的、扭曲的。其次，單位檔案管理如果缺少了標準化的建設制度，那么在管理上就沒有制度依據可言，以至于管理過于走形式化，不注重管理工作的效率，這些都是當前檔案信息化建設和管理的缺陷。當然這種形式化的管理雖然存在卻并不突出。

3 加強檔案信息化建設和檔案管理的措施

1）加強檔案管理人員信息化技術的培訓，滿足資金需求。對于檔案信息化建設和管理來說，實際能接觸到檔案管理的工作人員才是措施落實的執行者，他們對檔案建設和管理的專業素養與能力決定了工作效率的高低。為了抓住這一重點，單位應當針對工作人員進行獨立教導，為了適應信息社會和工作的特點，對專業管理人員展開計算機方面的培訓是必要的，熟悉應用信息技術從而更有效地管理檔案。在專業培訓中應當讓工作人員充分認識信息技術的作用，推動工作人員創新意識理念，在日常工作中要有足夠的服務意識。除此之外，檔案信息化建設需要的專業設備較多，在條件允許的情況下，單位要加大資金支持。

2）提高單位管理者對檔案管理工作的認識。在一個系統的工作環境中，任何工作的順利進行都不能少了領導的支持和引導，想要形成檔案信息化建設和管理的規范程序，首先要讓高層領導端正對檔案管理和建設的態度，重視各種資料的存檔處理。必要情況下單位還可以形成一個獨立于專業工作之外的檔案管理部門，選擇合適的人員進行檔案的信息化建設和管理，根據信息技術在其中應用的復雜性和廣泛性建立起獨立的檔案管理部門，實現優質的檔案管理。單位管理者首先要明確為什么傳統的檔案管理方式在今天不再使用，其次要明白怎樣做才能有效防止傳統檔案管理中的弊端出現，最后就是單位管理層要向工作人員傳達本單位的發展意識和發展特點，只有這樣才能在綜合單位特點的前提下進行檔案信息化建設。

3）制定行之有效的檔案建設管理體系。雖然部分單位在檔案信息化建設和管理方面是下了功夫的，但是并沒有形成完整的建設管理制度，這也導致許多工作人員根本不了解檔案管理，對此現象，單位要積極完善檔案管理的規章制度，不能只是停留在口頭。此外，基于信息化的獨特性，檔案管理制度的完善還要以相關的法律法規作為參考，畢竟某些檔案是具有保密性的，這樣的做法更能工作者自覺做好相關工作，在規定的時間外提升自己的能力。對于單位自身來說，完善的檔案建設管理體系要有結合信息技術的自覺性，在檔案的查詢、返還、保存等當面應當有嚴格的時間限制，單位要自覺開展對檔案建設管理體系的完善行動，在不同時期根據實際情況建立貼合自身發展的科學管理體系。

4 結束語

在信息化時代檔案建設與管理的重要性是每個單位都應當認識到的，雖說發展的過程也是革新的過程，但是傳統檔案管理的局限與問題不解決，那么再次陷入到其中也是可能的，無論是單位自身重視還是提高信息技術水平也好，歸根究底都是為了實現對檔案信息化建設與管理的優質結果，相信在不久后該項工作會再次獲得突破性進展。

參考文獻

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