地質檔案數字化管理系統的設計與實現

黃軍華

摘 要：地質檔案資料記錄了地質工作的成果，地質檔案是國家地理信息的記錄，是重要的檔案信息。在信息化的時代為了保護珍貴地質檔案，提高地質檔案使用的效率，需要在地質檔案電子化的基礎上開發專業的地質檔案管理系統，滿足地質數據信息使用需要。具體根據地質檔案的現實使用需要開發集檔案管理、查詢借閱、統計分析、智能查詢、協同辦公于一體的管理系統，從而滿足各部門的地質檔案使用需要，全面提高地質檔案管理工作的科學性與規范化。

關鍵詞：地質檔案;信息化;管理系統;設計方法

地質檔案是地質工作數據信息的記錄，地質檔案具有年代久遠、檔案唯一、極其珍貴等特點。目前很多地質檔案仍然采用傳統的實物對應密集架的保管方式，這種檔案管理方式使得檔案使用時容易造成檔案損壞，檔案的查詢較為困難，加大了檔案管理的風險。信息化的時代可以運用檔案管理系統代替傳統的檔案管理方式，這樣有助于提高檔案的檢索效率，延長珍貴檔案的使用壽命，保護檔案數據信息成果。地質檔案資源的利用程度與利用率對于數字化共享平臺建設意義重大。

1 地質檔案管理現狀分析

地質檔案管理正處在由傳統的檔案管理方式向信息化檔案管理方式過渡的階段，很多地質檔案未能實現數字化管理，大量地質檔案采用實物對應密集架的管理方式，或者通過表格的方式對檔案信息進行描述。當前很多地質檔案管理部門力求采用信息化、實物與電子檔案一體化的管理方法，很多地質仍然檔案無法即時查閱，檔案的在線借閱難度較大，檔案資料借閱需要履行復雜的手續，有時借閱到的檔案很有可能不滿足用戶的使用需要，很大程度上存在著檔案借閱效率低下的問題。地質檔案的管理成本較高，檔案資料的磨損和丟失的風險相對較大。即使已經開發的電子檔案的版本也較多為多樣，地質檔案電子化的標準還沒有統一，檔案管理人員手中的數據信息多樣，數據信息的更新不及時，有時查詢到的地質檔案信息無法溯源，加上地質檔案信息規模日益擴大，導致信息化地質檔案借閱實時性低，因此影響檔案管理正常開展。

2 地質檔案管理系統設計

2.1 設計目標

地質檔案管理系統的主要價值在于保護地質檔案的安全，提高地質檔案借閱的效率，根據用戶的需要可以及時有效的檢索有價值的地質信息。地質檔案管理系統采用計算機網絡技術、數據庫、文件服務、智能化檢索平臺等技術組成。地質檔案管理系統能夠滿足地質工作人員的信息錄入工作需要，也能夠根據信息使用需要進行信息檢索，從而達到地質檔案的錄入管理、統計分析、數據查詢與更新的同步化。地質檔案管理系統的設計工作以實用、安全和開放為基本目標，要求提高地質檔案管理系統的可維護性，具體可以采用巨量存儲技術、分布式存儲技術、電子文檔加密技術等。

2.2 系統設計方案

地質檔案管理系統依托微軟.NET Framework的C#語言開發，該系統在設計時力求給用戶提供強大的客戶端功能，最大限度的保證地質檔案資料與數據的安全，具體可以采用c/s構架進行設計。包括數據層、服務層、客戶端組成。數據層包括地質檔案數據庫建設、數據目錄等，要求數據信息供給保證實時性的特征，具體可以基于FTP服務、Web服務協議等進行建設。服務層的主要工作是滿足檔案的上傳與下載工作需要，具體可以采用FTP加密方式，并且基于HTTP服務協議提供地質檔案的電子服務。客戶端是應對電子檔案信息智能化管理需要開發的新載體，它主要包括智能化的檔案錄入、檢索、統計與系統管理功能等具體的模塊組成。

2.3 系統數據庫設計

地質檔案數字化要求滿足地質檔案類型日漸多樣化的存儲需要。地質檔案類型復雜，涉及大量數據信息，存儲和處理這些數據的難度大，需要先進的數據庫支持。在大數據技術的支持下可以采用分布式存儲的方式，也可以建立云端數據庫。但是數據庫的功能應當滿足收文、公告、發文、待辦事項、借閱、用戶信息的存儲需要。

2.4 功能模塊設計

根據地質檔案的借閱使用與服務需要，以及地質檔案管理系統的未來發展趨勢，可以將地質檔案管理系統分為以下幾個模塊。管理系統平臺，主要用于地質檔案管理使用權限的分配，地質檔案借閱的日志管理，密碼管理，回收站管理等。業務管理主要由文檔管理和檔案發布管理兩個部分組成。文檔管理強調將實物地質檔案信息以多種形成制作成電子文檔，通過該系統實現地質檔案的分類存儲，保證檔案的流暢運轉，消除以往檔案管理責任分工不明確帶來的低效檔案問題。檔案信息發布管理模塊可以實現文件、公告、編研信息、聲像檔案的借閱與管理。檢索模塊，主要根據用戶輸入的關聯詞、關鍵詞、同義詞等進行檢索，強調提高檔案檢索的速度。

3 地質檔案管理系統的實現措施

3.1 完善關鍵技術

地質檔案管理系統開發工作的主要目標在于實現系統功能，因此需要提高關鍵技術的支撐力。首先，應當引導在線轉碼技術，滿足用戶的在線預覽檔案需要，防止檔案在未經授權的情況下被下載。具體可以基于HTTP協議做原始檔案進行預覽查看，這樣可以極大地提高檔案的檢索效率。其次，自動升級技術，地質檔案管理系統還要建立自動升級機制，可以采用XML配置文件，這樣當檔案管理系統啟動時可以對相關文件進行更新，從而達到程序更新到最新狀態。第三，檔案管理應當具有智能提醒功能，使用MAS技術可以對檔案管理交匯與檔案借閱超期等進行提示，這樣有助于提高數據庫運轉的秩序性，從而達到有效揭示檔案信息效果。地質檔案管理系統應當基于現實需要對相關技術進行完善，從而滿足地質檔案的作用需要。

3.2 優化功能設計

地質檔案數字化管理系統應當具有智能化、移動化、實時共享的特征。強調在基礎功能開發的同時提高功能的豐富性。提高檔案錄入的效果，基于二維碼掃描技術、成品檔案和地形圖檔案的管理需要，運用二維碼等技術提高檔案信息檢索的速度，實現原始檔案信息的快速檢索。檔案查詢功能應當進一步發展模糊查詢功能，該系統應當基于SQL語言進行語句查詢，這樣可以避免用戶輸入錯誤，提高信息查詢的匹配度。大數據背景下還要完善檔案使用信息的統計功能，基于大數據技術分析用戶的使用需要，從而建立和開發智能化的檔案服務功能，提高重點檔案的使用效率，滿足不同用戶的檔案使用需要，達到以個性化的進行檔案資源供給目標。

4 結論

地質檔案管理系統具有信息實時傳輸、廣泛共享和高度保密的獨特要求，強調根據地質業務工作的需要自主研發檔案管理系統。當前地質檔案數字化管理系統設計與實現工作的重點應當放提高檔案管理平臺智能性，完善業務管理系統，開發專業檢索模塊和提高軟件測試水平，獲得軟件著作權方面。地質檔案管理系統的檢驗工作應當在地質檔案運轉現實中，根據用戶的使用體驗改進檔案信息的供給服務方式，延長珍貴檔案的保存年限，從而滿足地質工作檔案使用需求。

參考文獻

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