信息化背景下高職院校檔案管理措施

趙娟

摘 要：隨著信息化技術的不斷發展，信息化技術已經逐步得到了廣泛的應用，將信息技術應用到高職院校檔案管理中也是高職院校信息建設中一個非常重要的內容。因此本文對信息化背景下高職院校檔案管理的特點和意義進行了簡單闡述，在此基礎上提出了信息化背景下高職院校檔案管理的措施，希望能為高職院校檔案管理事業的發展貢獻一份力量。

關鍵詞：信息化;高職院校;檔案管理;措施

不管是從教學層面還是科研層面來說，高職院校的檔案管理都起著非常重要的作用。隨著高職院校的不斷發展，傳統的“你來我查”的檔案管理方式已經與當前的高職院校發展情況不相匹配。所以，我們要根據高職院校檔案管理的特點以及檔案管理的意義，對信息化背景下高職院校檔案管理的措施進行完善，不斷的提高高職院校檔案管理的信息化水平，進而提高高職院校檔案信息化管理的效率。

1 高職院校檔案信息化管理的特點

隨著網絡信息化的廣泛應用，高職院校檔案的檔案管理也在慢慢的向信息化、網絡化的方向發展，隨著信息化技術的快速發展，高職院校檔案管理也將面臨新的機遇和挑戰，其特點主要表現在下面兩個方面：第一，智能化，就是在網絡信息技術和大數據技術應用于高職院校檔案管理的基礎上，開發新的檢索工具，進而達到提高高職院校對檔案信息采集和檢索效率的目的，實現高職院校檔案的管理和服務的智能化[1]。第二，無紙化，在信息化技術、網絡技術和大數據技術應用的前提下，高職院校應該逐漸的減少紙質檔案，逐步的將高職院校的紙質檔案錄入檔案管理系統，最終實現檔案的無紙化和數字化管理，促進高職院校檔案管理事業的發展。

2 高職院校檔案信息化管理的意義

隨著素質教育改革和信息化技術的不斷發展，高職院校檔案管理的信息化已經成為其教育教學改革中一個非常重要的部分，檔案管理的信息化具有高水平、現代化以及高效率的特點，對于高職院校的發展起著非常大的促進作用[2]。在將信息化技術應用到高職院校信息化管理的過程中，高職院校把檔案按照規范進行統一分類管理教師職工的檔案和學生的檔案。在很多高職院校的檔案管理工作中，已經應用了信息技術的手段，改變了檔案管理的方式和方法，已經由以往的紙質檔案變成了現階段的電子檔案，管理的理念也在逐漸的向信息化的方向發展。在信息化背景下，高職院校的檔案管理具有以下三個方面的意義。

2.1 促進高職院校檔案管理的高效性

當互聯網信息化技術還沒有全面普及時，高職院校的檔案管理還主要是采用傳統的紙質檔案管理方式，存有大量的紙質檔案材料，這就使高職院校的管理工作日益繁瑣，使檔案利用者要花費大量的時間和精力進行紙質檔案的查找、檢索和存儲，導致檔案管理的效能極為低下。隨著網絡信息化技術的不斷普及和運用，高職院校的檔案管理引入了信息化技術和大數據技術，這就使數字化檔案逐漸替代了紙質檔案，檔案的查閱、檢索和存儲不再繁瑣，這種自動化檢索和存儲的方式極大地提升了高職院校檔案管理的效能，成為高職院校檔案管理的趨勢和方向。

2.2 檔案管理與服務水平日益優化

隨著網絡信息化技術和大數據技術的運用，高職院校的檔案管理逐漸優化和創新，在檔案信息交互、共享、傳遞的狀態之下，極大地滿足了高職院校招生、教學、就業等各個環節的檔案利用需求，也使檔案的管理服務水平得到極大的增強。

2.3 提升了高職院校檔案信息的利用效能

在信息化技術的普及運用之下，高職院校的檔案管理成為高職院校發展的一個縮影，為高職院校的發展提供了信息化的整體框架，更好地實現了對檔案信息的重組和再構，在充分整合檔案信息的條件下，極大地提升了高職院校檔案的利用效能。

3 信息化背景下高職院校的檔案管理措施

3.1 樹立檔案信息化管理的全新理念

在網絡信息化的背景之下，高職院校的檔案管理要轉變原有的觀念，不僅要確保檔案的完整與健全，還要關注和重視檔案信息的開發、利用與服務環節，要充分利用信息化技術和手段，挖掘高職院校檔案信息的內在價值，要在高職院校檔案管理決策和制度擬定方面有所側重，促進全員對檔案信息化管理的認知轉變，可以通過適當的活動增進高職院校全員對檔案信息化管理的認知，如：“檔案信息化之我見”活動，就可以使高職院校的信息化管理人員都積極地融入其中，各自表達出自己對于檔案信息化管理的見解和建議，更好地為檔案信息化建設工作集聚能量[3]。同時，高職院校還要在網絡信息化背景下加強對檔案管理的規劃，要使檔案管理的各項環節和內容與信息化建設相契合，在檔案信息化管理規劃和建設方案的引領下，加快檔案信息化管理的建設。

3.2 完善和優化檔案信息化管理體系

在高職院校的檔案信息化管理模式改革中，要建構和完善檔案信息化管理體系，從建立獨立健全的檔案管理機構入手，有效辨識信息化檔案與傳統檔案之間的區別與聯系，完善檔案信息化管理體系的相關制度，以制度為前提，實現對高職院校檔案信息化管理的各項指導，逐步促進檔案信息化管理的制度化和規范化。同時，還要加大對高職院校檔案信息化管理的投入，要從資金方面給予支持，要立足于網絡信息化、云計算、大數據的視野，為高職院校的檔案信息化建設進行科學合理的獻計，根據現代信息化的要求做好檔案管理的基礎設施建設，包括檔案數字信息的軟硬件、輸入輸出、信息安全、數據備份、利用渠道、管理權限、信息開放范圍等內容，擴大經費投入，采購現代化的檔案管理設備設施，并預留檔案信息化管理的維護費用，以更好地推動高職院校檔案信息化管理的持續性。

3.3 豐富檔案信息化管理形式

可以建設高職院校檔案專題網頁，通過辦公系統、QQ、電子郵件、網頁問卷等方式，實現檔案咨詢服務、檔案開發服務、檔案宣傳服務等，按照不同的專題或類別，對檔案信息數據進行深層次的加工和提煉，充分挖掘檔案信息化價值，并在網絡多媒體技術的運用下，全面開展檔案編研工作，更好地增強高職院校檔案的服務功能。

3.4 增強高職院校檔案管理人員的素質

要以信息化檔案管理人員為檔案管理的關鍵要素，要提升檔案管理工作人員的信息化素養和能力，可以采用“引進來”、“走出去”的信息化檔案人才培養策略，以激勵機制吸引高素質的信息化檔案管理人才，并使高職院校內部的檔案管理人員以內部培訓的方式提升素質，較好地優化高職院校的檔案信息化管理工作。

4 結束語

隨著信息化技術的廣泛應用，高職院校檔案管理的信息化程度也越來越高，互聯網技術的應用，使得高職院校的檔案管理呈現出集中化和網絡化的特征，提高了高職院校檔案管理工作人員的工作效率，因此我們要根據高職院校檔案管理的特點以及檔案管理的意義，對信息化背景下高職院校檔案管理的措施進行完善，不斷的提高高職院校檔案管理的信息化水平，進而提高高職院校檔案信息化管理的效率。

參考文獻

[1]徐玲.“互聯網+”思維下智慧檔案建設途徑[J].鄭州鐵路職業技術學院學報，2018，30（2）：87-89.

[2]豆亞玲.高職院校資產檔案管理存在的問題及改進措施研究[J].才智，2017（24）：132.

[3]李彩霞.高職院校中檔案管理工作的問題及其應對策略[J].知識文庫，2019（16）.