基于互聯網環境看衛生系統檔案的編目工作開展

姚佳琳

摘 要：檔案管理工作是對單位業務活動情況的真實記錄，它關乎到單位及社會的信息服務發展進度、質量。將檔案管理工作應用于衛生系統，可以為單位部門的工作決策和未來規劃增添科學性和合理性，有助于部門未來各項業務的順利展開。而要良好開展檔案管理工作，編目工作是其中的關鍵程序。在互聯網環境下，單位對于衛生系統的檔案編目工作需進一步創新和加強，如此才能提高檔案管理工作對衛生系統建設與發展的數據支持作用。

關鍵詞：互聯網環境;編目工作;衛生檔案管理

世界已經步入信息化時代，信息技術成為新時期中工作和生活的主要輔助工具，特別是檔案管理工作，檔案管理是一種數據保存形式，而信息技術則是一種對數據進行高效儲存和共享的技術形式。如果將二者有效結合，則可以給相關工作提供諸多便利，為此需要探究互聯網環境下的衛生檔案編目工作開展，以提供衛生系統檔案的準確性、科學性與合理性。

1 衛生系統檔案編目的工作現狀

檔案編目對于衛生系統的精確化發展和高效化建設能起到良好的提升作用，但是要打造有完善的檔案編目系統相對困難，從開展現狀來看，檔案編目工作在衛生系統的運轉過程中占比有限，衛生系統發展建設中的中空期過多，這導致實際的衛生系統運作不會產生太多的數據信息，于是所產生的檔案記錄數量也大幅度下降。數據信息及檔案記錄的不足造成了日常衛生工作對于檔案管理的重視力度不足，也導致了編目工作一直未能有效落實[1]。

其次，在互聯網時代下，各項信息技術得到了積極創新和發展，各單位部門也針對衛生系統的創新需要引入了大量的現代化技術設備。但是，各類設備設施的操作要求，使用方法都存在差異性，在引入諸多新型技術的同時，系統內工作人員卻沒有受到相應的指導或者指導時間不足，個人的專業素質和專業技能遠沒有達到標準要求，對于先進技術設備的應用經驗嚴重不足，這也導致編目工作的準確度不盡如人意。

最后，盡管部門單位結合新時期需要進行了設備和技術上的更換，但在工作體系上沒有進行相應的改良，比如數據的分類，各類衛生工作的清潔指標，這些數據內容只是被簡單的收錄到數據庫中，不同的數據對應什么內容，影響到哪些方面，數據信息閱覽權限的開放對象等等，這些方面并沒有建立起對應的應對體系。這種工作模式無疑浪費了新型信息技術的數據精確存儲優勢，沒有有效發揮出檔案工作對其他工作審核與規劃的數據支撐作用。單位的檔案信息變成了單純的數據存檔，不能為部門的長期工作計劃開展提供信息依據。且因為檔案庫的模塊過少，數據堆積過多，導致了檔案庫的存儲現狀十分臃腫，當工作人員進行檔案檢索和查詢時，操作過程會顯得繁瑣且復雜，對檔案管理效果和質量造成極大的負面影響。

2 基于互聯網環境的衛生檔案編目優化策略

2.1 加強檔案管理隊伍建設

國內的衛生系統檔案管理起步較晚，體系也相對不成熟，這造成了部門的檔案管理工作隊伍長期無法有效建立的情況。雖然在互聯網時期，數據記錄的方式得到了大幅度的革新，衛生系統也開始引進更加新穎和先進的工作理念，并對管理設施進行了大面積的替換，但從根本上看，這些舉措并沒有對衛生檔案管理工作的質量和效率起到明顯的提升效果。究其原因在于，衛生系統檔案管理工作存在很強的附屬性質，在機關單位中并不是以獨立的機構運轉，其管理工作的負責人員往往是從其他部門崗位中抽調，或者選擇有一定資料管理經驗的人員兼任。由于所挑選的工作人員并非專職的檔案管理人員，對于互聯網環境下的檔案管理模式和方法并不是十分的熟悉[2]。為了加強互聯網環境的檔案項目管理，部門應當加強對專業技能人才的培養，建立起具有獨立性質的工作隊伍，如在實際工作中施行層次安排模式，根據人員的管理能力和水平分為不同層次，將重要的數據分類和編目工作交予能力出眾的技術人員，同時讓水平和素質更高的管理人員以從傳幫帶形式幫助對相關設備及工作方式不是十分熟悉的工作人員，從而提升檔案管理隊伍的綜合素質。

2.2 更精密化的檔案編目結構

編目工作的信息化是衛生系統檔案管理工作發展的必然趨勢，就檔案信息化而言，指的是通過各類信息收集設備把載體形式不同的檔案轉變成數字內容的一個過程。而紙質檔案信息化則是指運用掃描采集設備，將原件中涉及的圖文信息劃分成多個點陣式信息元，然后再計算機內輸入光信號轉換成的電信號，進而得到數字圖像文件的過程。把傳統紙質檔案轉換到計算機之中，一般包含以下方式：其一，通過對紙質檔案的掃描，將其轉化成圖像方式進行存儲，亦或是運用OCR字符識別將其轉變成本文文件;其二，通過已有縮微膠片影像開展信息化轉換，或運用數碼相機拍攝。兩種方式相比之下，直接掃描成本更低，且迅速便捷。所以，紙質檔案的信息化轉換通常運用掃描的方式將其轉化為電子圖像文件進行存儲，然后立足于標引信息來構建數據庫，進而對檔案資料電子影像予以迅速的檢索運用[3]。讓編目工作信息化擺脫人工操作，提升工作效率，展現編目工作的透明度，方便工作人員在查閱檔案庫相關資料時能夠根據目錄實現對數據信息的快速檢索。部門應當基于新時期下的數據檢索要求建立起聯機編目，形成一個目標檢索不同數據庫的模式，實現資源共享，讓衛生系統可以和多個單位實現互相聯通，讓編目工作更加立體化，滿足單位在新時代下的數據獲取和儲備需要。

2.3 編目工作制度的完善

先進的編制搜索工具需要基于查詢、借閱以及歸還等相關方面進行調整，要想確保檔案借還服務的高效性，需設置借還終端已自助掃描儀等，進而逐步實現自動借還檔案的服務。在互聯網環境下，衛生系統首先應通過網絡技術的靈活應用，構建起多媒體學習共享空間，通過科學的閱讀工具提供形式多樣的視聽服務。部門需要嘗試將各類檔案信息制作的網頁之上，將收集到的相關數字檔案通過整理、編目以及開放度標示之后，運用網絡在線的方式將其上傳到檔案管理網站之上，這樣用戶只要有需要就能夠在網絡上搜索相應的資源，其有效的減少了檔案檢索的流程，提高了檔案利用效率。部門可通過“光纖—磁盤”的連接陣列，加強檔案編目的自我調整和更新能力，并適當的提升系統內部儲存量，確保編目和對應的子項目能形成數據鏈接，加強檔案管理所具備的可靠性，并結合相關標準嚴格要求硬件的組成以及磁盤陣列產品的結構，夯實編目序列系統功能更新的基礎，使得數據庫在錄入新數據信息時，檔案編目也能及時更新，以避免出現編目更新和檔案庫更新不匹配，造成查閱者閱覽信息錯誤的問題[4]。

3 結語

綜上，在互聯網環境下，信息技術為高效化的檔案建設創造了技術方面的基礎，大幅度提升了衛生系統檔案管理工作質量及效率，進而讓檔案管理突破傳統手工管理，使檔案管理能夠向著信息化的方向不斷發展。就信息化檔案建設而言，和時代發展趨勢相符，能夠促進檔案管理工作質量以及效率的提升，但是要想應用好信息技術開展衛生系統檔案管理的編目工作，促進檔案運用效率與安全性的提高，讓衛生檔案管理服務于部門環境、清潔等工作，還需要及時的轉變檔案管理人員的工作思維方式，提升其知識技能水平，構建更加完善的滾利系統，使衛生系統能夠更好的適應市場發展變化，推動相關工作的開展。

參考文獻

[1]吳明裕.檔案管理信息化建設途徑探討[J]城建檔案，2019.05.023-024.

[2]趙金華.檔案管理工作存在的問題與思考[J].蘭臺內外，2019（07）：21-22.

[3]楊扶寧.新時期對圖書檔案管理實現一體化的策略探究[J]人力資源管理，2018，05，33

[4]馬雙雙，吳建華.圖書館、博物館和檔案館評估比較研究[J]檔案與建設，2019-02-004