文書檔案數字化的現實意義及基本路徑

摘 要：文書檔案管理是單位信息管理的中心，其成效直接影響到信息開發利用水平，影響檔案價值。實踐工作中，要將這一復雜而又高度綜合的工作事項做好，十分考量文書檔案管理人員的智慧。文章就文書檔案數字化的現實意義予以闡述，指出當前文書檔案數字化建設中存在的不足，并從科學化以及精細化的角度提出建議，旨在進一步解決實踐問題。

關鍵詞：數字化;文書檔案;基本路徑;現實意義;問題

1 文書檔案數字化的現實意義

1）提升檔案管理部門服務效能。作為綜合性較強的管理部門，檔案管理部門具有信息資訊、信息參考、信息查找、信息歸納、信息整理等多項職能，是單位運行的核心軸動力[1]。新形勢下，從數字化的角度開展文書檔案管理工作，不斷細化崗位職責、工作內容、工作目標，進一步按照規章制度管好檔案、用好檔案，能夠提升檔案管理部門整體的服務效能。一方面，文書檔案信息資源數字化之后，其流轉速度、傳輸速度和檢索速度都大幅度提升，能夠滿足檔案需求主體的各項需求，進而呈現出嶄新的服務面貌。另一方面，推動文書檔案數字化建設工作，可以充分發揮文書檔案資源在各項工作中和社會中的價值，為相關工作提供科學依據。

2）減少檔案管理成本，確保單位長遠發展。傳統檔案管理模式下，文書檔案資源主要以紙質化的形式呈現，不僅需要占用大量的物理空間，而且管理成本較高。典型表現在，紙質檔案資源對管理環境的要求高，不但需要檔案管理人員長期進行維護，而且需要控制好檔案室內的溫度、濕度，避免檔案害蟲的滋生。與此相反，文書檔案數字化能夠將紙質類的文書檔案轉化為各種數字格式，可以解決傳統檔案管理模式中存在的檔案管理成本較高等問題，減少單位對人、財、物的依賴度。檔案管理人員可以直接通過檔案管理系統對相關的電子資源進行管理，極大程度上提升了保管的便捷性。除此之外，檔案資源被數字化之后將會以數字化、電子化的格式呈現出來，能夠傳輸于互聯網、物聯網終端，有助于單位進一步推動無紙化辦公，加快辦公自動化進程。

2 文書檔案數字化中存在的主要問題

1）文書檔案數字化進程緩慢，尚未實現全面數字化。當下，許多單位受限于技術、人力、財力，難以全方位開展文書檔案數字化建設工作。一是既存的紙質檔案與新增的紙質檔案沒有及時轉化為相應的數字化格式，無法錄入檔案管理系統等數字終端[2]。一方面，部分單位人力資源不足，檔案管理人員無法集中對紙質類檔案進行數字化處理。另一方面，部分單位沒有引進微縮相機、數字掃描儀等硬件設備，沒有購買文書檔案格式轉化器等軟件，難以高效地開展相關數字化轉化工作。二是文書檔案的格式不統一，影響后期的編研和專題建設工作。部分單位沒有對聲音、文本、影像、圖紙以及其他不同信息資源的處理格式和轉化格式進行規定，影響文書檔案的規范性。

2）文書檔案數字化管理制度不健全，難以提升管理效率。文書檔案通常會涉及一些公文類、政策類、法規類文件，種類多且雜。當下，部分單位文書檔案數字化管理制度不健全，許多文件資料沒有及時錄入檔案管理系統，無法及時傳遞，無法對文書檔案進行精細化管理[3]。一是文書檔案數字化的流程、分工以及績效考核不明確，文書檔案管理人員與其他業務人員之間的配合度不高，難以最大限度提升文書檔案管理效率。同時，部分單位績效考核指標中關于文書檔案數字化的內容較少，難以增強文書檔案管理人員的責任意識和規范意識。二是涉密類文書檔案與普通文書檔案的管理不科學，部分涉密文件沒有及時進行加密處理，存在一定的安全隱患。同時，文書檔案的線上查閱、調取、轉送等記錄沒有留存，容易產生糾紛。三是制度中沒有對文書檔案的清退、銷毀、更新進行規定，文書檔案在檔案管理系統中堆積，無法及時更新，難以確保文書檔案的真實性、準確性和完整性。

3）文書檔案安全管理滯后，難以保證文書檔案安全。現階段，部分單位過于強調信息技術的工具價值，沒有認識到信息技術的弊端，存在一定的安全隱患[4]。一方面，尚未充分借助數字加密技術、區塊鏈技術、云備份技術、訪問權限技術對文書檔案管理系統以及文書檔案進行加密處理，難以最大限度地保障文書檔案的安全。另一方面，忽視從安全管理角度對文書檔案管理人員進行培訓。

3 文書檔案數字化的基本路徑

1）加快文書檔案數字化進程，重視規范化建設。為了更好地將信息技術融入文書檔案管理領域，必須要加快文書檔案數字化進程，對相關的紙質檔案資源進行轉化。首先，單位可以探索文書檔案轉化業務外包的模式，將本單位文書檔案的格式轉化工作外包于專門的企業和單位，著力解決本單位人力資源不足的問題。其次，應結合本單位文書檔案的數量、種類，引進微縮相機、數字掃描儀等硬件設備，購置文書檔案格式轉化器等軟件。最后，單位要對不同種類的文書檔案進行區別化管理，確保聲音、文本、影像、圖紙以及其他不同信息資源能夠按照既定的標準處理，重視規范化建設。

2）完善文書檔案數字化管理制度，提升管理實效。為了更好地發揮文書檔案作用，推動文書檔案數字化建設創新化、規范化、制度化以及科學化，必須要完善文書檔案數字化管理制度。一是對文書檔案數字化的流程、分工以及績效考核進行明確，確保文書檔案全過程管理，強化文書檔案管理人員與其他業務人員之間的聯系。二是要對涉密類文書檔案和普通類文書檔案進行區別化管理。涉密類文書檔案和普通類文書檔案具有本質的差別，二者的管理要求也有所差異。為此，必須要制定嚴格的文書檔案查閱機制，理清查閱權限和管理權限，在充分保障不泄密的前提下，提升涉密文件的傳閱效率以及質量。同時，要保留互聯網終端產生的線上查閱、調取、轉送等記錄。三是要遵守“嚴格程序，靈活處理”的基本原則，對文書檔案的清退、銷毀、更新等內容進行規定，確保文書檔案能夠及時錄入系統并更新，全面提升文書檔案的管理質量。

3）構建嚴密的檔案安全防控網絡，夯實管理基礎。單位文書檔案數字化進程中，不僅要充分利用各種信息技術，也要認識到信息技術的弊端，做好安全防控工作，避免文書檔案被非法加密、非法竊取。一方面，單位可以利用數字加密技術、區塊鏈技術對文書檔案管理系統進行加密，提升文書檔案管理系統的抗風險度。同時，可以利用云備份技術對文書檔案進行自動備份，并設置相關的訪問權限，從事后的角度做好安全防控工作。另一方面，單位要從安全培訓的角度設計培訓內容，確保安全管理理念貫穿文書檔案管理與服務的全過程。

4 結束語

做好文書檔案數字化建設工作是提升檔案管理部門服務效能的內在要求，更是減少檔案管理成本，確保單位長遠發展的必然要求。通過本研究可以發現，文書檔案數字化建設工作涉及內容多、范圍廣，十分考驗文書檔案管理人員的綜合素質。為此，文書檔案管理人員必須轉變觀念，明確管理目標，從創新的角度開展該項工作。具體而言，一是要加快文書檔案數字化進程，重視規范化建設;二是要完善文書檔案數字化管理制度，提升管理實效;三是要構建嚴密的檔案安全防控網絡，夯實管理基礎。

參考文獻

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[3]黨景麗.文書檔案數字化歸檔管理模式的探討[J].甘肅科技，2019，35（23）：73-74+54.

[4]趙國偉，胡愛真，劉襄軍.淺談文書檔案管理信息化建設利用率和安全保護[J].高原地震，2019，31（02）：71-74.

作者簡介

高策（1991-），男，內蒙古赤峰市，碩士研究生，畢業于東北師范大學，研究方向：文書檔案信息化。