大數據背景下事業單位檔案管理效率提升策略探討

孫領興

摘 要：當前大數據技術已經應用在了檔案管理當中，為了進一步提高檔案管理的有效性，充分發揮大數據技術在生活和工作中的作用，本文將對大數據在事業單位中的應用進行相關研究。首先對大數據技術的特點進行分析，并從三個方面來了解當前大數據技術與檔案管理的重要性，最后通過多種大數據技術來具體的提高檔案管理有效性。

關鍵詞：大數據;信息化;事業單位;檔案管理

事業單位在開展相關工作中會有大量的文字、數據、表格等信息形成，這些信息在事業單位的發展過程中十分重要，也對今后的工作具有借鑒和指導價值。所以，應用大數據技術能夠將檔案管理工作更加精細化，擺脫傳統的管理模式，應用更加先進的管理方法使檔案利用的效率增高。目前檔案管理模式越來越向著電子化大數據方向發展，不僅有效地節約成本，還能使事業單位檔案管理的使用效率明顯增強。

1 大數據技術的特點

1）載體虛擬化。當前計算機技術和多媒體技術十分廣泛，大數據技術在各行各業都能得到有效的應用，通過不斷地拓展和開發使社會的生產力明顯的提高。大數據首先是具有載體虛擬化的特點，能夠通過一些信號實現信息的儲存，將加工和傳輸的速度明顯增強，同時這些信號可以依賴大容量的計算機進行計算，通過將一些服務器光盤、磁盤等進行儲存，保證資料的真實性和全面性。此外，這些信息化的數據我們無法直接觸碰。在這個過程中，我們需要通過一定的計算機載體和播放媒體的軟件進行查閱，所以大數據技術對于用戶而言是具有虛擬化的特點。

2）處理快速化。大數據技術的另一個特點就是在計算機內部快速處理，其高效的處理能力能夠使原本的紙質處理方式變得更加快捷。科技化和高速化的處理方式使計算機處理的精確度逐漸增強，同時計算機也能夠提高信息的篩選和整合能力使同一特征的信息迅速地掌握。也能夠通過互聯網技術進行有效的傳輸，使當前信息化的發展趨勢和要求逐漸提升，不斷地將信息平臺數據實現多元化的傳輸，讓信息能夠高效地共享，促進事業單位管理有效性提升。

2 大數據技術應用于檔案管理的重要性

1）滿足城市發展需要。隨著社會的不斷發展，大數據技術在當前事業單位管理的過程中也起到了重要的推動作用。很多事業單位認為傳統檔案管理效率低成本高，不能真正的被事業單位所接受，而當前具體的大數據技術在事業單位中，首先是當前城市管理的發展，隨著社會經濟的不斷變化，城市更重視城市的建設，事業單位能夠通過海量的數據來推動經濟的發展，降低城市污染程度，促進城市和的發展更符合當前的要求，所以在這個過程中必須要通過大數據和進行計算，通過為城市以及事業單位的規劃協調進行數據的儲備。不斷的整合相關信息讓數據分類更加有效，但是在事業單位應用過程中對大數據技術檔案信息化的要求比較高，在管理服務系統建設過程中還需要不斷的進行完善。

2）滿足檔案管理信息化需要。傳統的事業單位檔案管理仍然沿用紙質檔案，這種方式儲存時間短易丟失，容易受到水災火災等影響，所以當前信息時代更需要應用信息化的技術，滿足當前事業單位檔案的發展要求。通過不斷的應用電子檔案來取代傳統紙質檔案，信息化為人們所用，在事業單位的發展過程中必須要重視提高效率、減輕成本，通過不同類型的檔案管理需求來滿足為人民服務的要求，但電子檔案信息化需要以大數據技術為基礎，滿足不同事業單位的多元化需求。

3）滿足檔案存儲信息化要求。目前事業單位的檔案存儲量逐漸增多，在信息化時代也呈現了指數型增長，不僅檔案的數據多，檔案的類型和信息化程度也變得越來越復雜，這就給當前的檔案管理帶來了一定的困難。而通過應用大數據技術可以不斷的加強電子檔案數據庫的建設，不斷的增強信息的數據分類，有能力將大數據背后隱藏的信息有效地掌控，使數據的價值得以揮發。通過事業單位中的數據能增強為人民服務的效果，這樣也能減少傳統紙質檔案中對人力、財力、物力的消耗，也使檔案的運營成本和檔案的應用效果不斷增強。

3 大數據技術應用于檔案管理的具體操作

1）創建大數據檔案管理系統。為了進一步加強事業單位大數據技術的應用，首先需要加強大數據檔案管理系統的建設。雖然大數據技術能夠提高檔案管理的有效性，但是一定要建設符合當前事業單位情況的單管理系統，通過加大人力、物力、財力的投入，實現事業單位檔案大數據水平的提升。只有通過平臺整合才能將其自身功能明確，事業單位在發展過程中也要根據實際情況按照自身特色的檔案管理系統進行提升。同時也要保持事業單位的檔案的應用時效性和全面性，在系統設計時也要對設備的選擇、設計、管理方式、檢索方式以及檔案開發等多種技術進行豐富，讓檔案資源實現最大化。此外同時還要保障檔案的安全性，使其滿足不同事業單位的需求。通過多元化的信息服務，提高檔案管理的儲存容量，使其能夠真正的與事業單位的檔案需求對接。

2）增強數據分析服務。通過增強信息數據的分析，加大信息數據的能力，能夠有效地掌握數據背后的價值。事業單位中的數據涉及面比較廣，對數據分析的業務開展可以滿足事業單位對檔案的不同需求，在這樣的情況下，一定要加強對云端數據的分析能力，提高檔案管理人員對工作效率和工作質量，同時也需要重視對高素質檔案管理和開發人才的吸引，這樣才能夠對不同的檔案進行挖掘。檔案是非常重要的資源，不同人所體現出來的價值往往不一樣，所以加強大數據人才的培養，不斷地將文字數字背后的信息挖掘出來才是當前檔案資源價值利用的重要方式。大數據研究人員通過可視化分析技術讓信息更加清晰的展現在人們面前，這樣更能滿足檔案管理人員的需求。

3）健全體系規范管理。基層單位的檔案管理關系到社會事務和國家相關部門的聯系密切，所以國家需要重視檔案管理的科學化水平，健全體系，規范管理。相關部門應該從實際的檔案需求出發，通過法律制度和體系來督促各級部門進行有效的管理和措施。同時，在檔案管理的各個環節要制定相關的規范和操作流程，這樣才能夠保證檔案資料的全面收集，保證其科學性。在收集過程中一定要注重突出重點，這樣能夠保證檔案的時效性和真實性，也能夠使全面性明顯提高。

4）提升數據檢索能力。大數據技術應用在檔案管理中，能夠為事業單位增加智能化和信息化的查詢方式，這樣使傳統的紙質查詢變得更加有效率。傳統的檢索過于復雜，而通過大數據的應用能夠使檢索目錄變得更加明晰，能夠在最快的時間內找到自己合適的信息，大數據技術通過有效的分類管理按照不同的搜索要求得到不同的信息，這樣才能夠提高檔案的檢索效率。研究人員通過對檔案的形式研究相關的數據檢索發展方向，通過特殊化的處理建立模型，這樣事業單位在應用過程中才能夠與其他單位進行對接，通過互聯網平臺這些資源的共享和使用效率也會提升。

4 結語

大數據是當前社會發展中的重要技術，通過在事業單位中應用大數據技術能夠推動其價值和功能的發揮，也能有效地促進人類社會的發展。事業單位是社會主義現代化建設過程中的重要環節，直接關系到我國社會服務，所以通過引進大數據技術推動事業單位內部檔案大數據平臺建設，加強信息化水平的提升是當前事業單位檔案管理的重點。

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