關(guān)于加強事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的思考

李嘉昕

摘 要：在當(dāng)前信息化時代背景下，社會經(jīng)濟取得了快速發(fā)展，事業(yè)單位為了自身的健康發(fā)展，需要重視財務(wù)管理工作。財務(wù)檔案是財務(wù)管理工作中較為重要的一項內(nèi)容，事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作具有特殊性，通過加快推進事業(yè)單位財務(wù)管理管理工作的信息化水平，利用信息化系統(tǒng)來實現(xiàn)對財務(wù)檔案的統(tǒng)一和集中管理，可以進一步提升事業(yè)單位財務(wù)管理工作的水平，為事業(yè)單位財務(wù)管理工作的有序開展提供重要的保障。文中分析了事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中存在的問題，并進一步對加強事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化水平的策略進行了闡述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;財務(wù)檔案;信息化;意識;制度;完整性;安全

隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，將信息技術(shù)與檔案工作相結(jié)合，加快推動檔案信息化建設(shè)進程，這不僅是時代發(fā)展的必然要求，同時也是檔案工作發(fā)展的重要趨勢。事業(yè)單位通過加快推進財務(wù)檔案信息化建設(shè)的步伐，能夠使財務(wù)業(yè)務(wù)更具清晰性，實現(xiàn)各部門之間的順暢銜接，進一步精化業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)對各階段財務(wù)狀況的實時核查，進一步提高整體辦事效率。因此在實際工作中，事業(yè)單位輔導(dǎo)模式為財務(wù)檔案信息化建設(shè)提供重要的支持，進一步促進財務(wù)檔案管理信息化水平的提升。

1 事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中存在的問題

1.1 財務(wù)檔案管理信息化意識薄弱

一直以來事業(yè)單位在發(fā)展過程中對于財務(wù)檔案信息化建設(shè)不重視，單位管理者對于財務(wù)檔案管理工作不了解，覺得只要保管好不丟失、不泄密，能夠應(yīng)付日常外調(diào)和查檔要求即可。而且多數(shù)單位也沒有專職的財務(wù)檔案管理人員，兼職財務(wù)檔案管理人員投入到檔案管理工作的精力有限，多數(shù)沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案工作缺乏了解，不僅無法及時完成檔案信息的收集、整理和歸檔工作，而且檔案管理信息化意識缺乏，這在一定程度上對財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)帶來了較大的制約。

1.2 財務(wù)檔案管理制度不完善，軟件發(fā)展落后

事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化建設(shè)進程緩慢，這與沒有完善的財務(wù)檔案管理制度有直接的關(guān)系。當(dāng)前大部分事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化都處于停滯不前的狀態(tài)，而且管理體系混亂，沒有明確的信息化發(fā)展目標(biāo)，缺乏健全的檔案信息化管理制度。在實際事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化建設(shè)進程中，離不開科學(xué)技術(shù)的支持，但當(dāng)前部分事業(yè)單位缺乏專業(yè)的信息技術(shù)人員，再加之規(guī)模較少，這也導(dǎo)致信息化改革推進速度較慢，對財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)帶來了一定的阻礙。再加之受制于技術(shù)水平的制約，軟件開發(fā)難度大，軟件發(fā)展相對落后，這也對事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)帶來了一定的影響。

1.3 財務(wù)檔案管理缺乏完整性

事業(yè)單位會計電算化實現(xiàn)后，每天都會有大量的財務(wù)檔案信息載體產(chǎn)生，如電子文檔、程序文件及備份文件等，這些載體中的數(shù)據(jù)并沒有得到妥善的保存，在財務(wù)檔案管理軟件升級后，不同版本之間數(shù)據(jù)無法通用。再加之沒有完善的電算化財務(wù)檔案保護制度，這也導(dǎo)致不同人經(jīng)手的財務(wù)數(shù)據(jù)文件存在收集和歸檔不及時的問題，財務(wù)檔案歸檔資料易出現(xiàn)缺失。

2 提高事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化水平的策略

2.1 轉(zhuǎn)變財務(wù)檔案管理理念，明確信息要求

在事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化管理工作推進過程中，需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立先進的財務(wù)檔案信息化建設(shè)理念，強化檔案信息意識。事業(yè)單位管理者需要認識到財務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要性，并進一步提高對財務(wù)檔案管理信息化的重視度，結(jié)合自身的實際情況，充分的運用現(xiàn)代化思維和先進的技術(shù)手段，全面提高財務(wù)檔案信息化管理水平，使財務(wù)檔案能夠更好的服務(wù)于單位的財務(wù)管理工作。

2.2 完善財務(wù)檔案信息化管理制度

對于事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作而言，其具有較強的嚴肅性，而且與單位的發(fā)展息息相關(guān)。在當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模不斷擴大的新形勢下，財務(wù)檔案數(shù)量也隨之增加，在這種情況下，事業(yè)單位加快了財務(wù)檔案信息化建設(shè)的進程，因此需要加快建立健全財務(wù)檔案信息化管理制度，為財務(wù)檔案信息化建設(shè)工作的有序開展提供重要的指導(dǎo)。在實際工作中，隨著財務(wù)檔案管理與信息化技術(shù)的緊密結(jié)合，需要積極推進財務(wù)檔案管理制度的優(yōu)化。針對財務(wù)電子檔案管理流程進行明確，制定財務(wù)檔案信息化建設(shè)過程中的檔案查閱、移交、歸檔、整理和利用等標(biāo)準，積極對資源配置進行估性價比，提高財務(wù)檔案管理的標(biāo)準化和統(tǒng)一化水平。事業(yè)單位要針對財務(wù)檔案進行統(tǒng)一管理、錄入和處理，完成對文字檔案的格式的轉(zhuǎn)化和數(shù)字化處理。針對電子檔案的各項規(guī)章制度進行完善，使財務(wù)檔案信息化建設(shè)進程中各項工作的有序都能夠有章可循。另外，還要制定檔案崗位責(zé)任制，進一步規(guī)范檔案管理人員的行為，全面提高財務(wù)檔案管理工作的有效性和安全性。

2.3 做好財務(wù)檔案的收集與保存，確保財務(wù)檔案的完整度

為了確保財務(wù)檔案不被篡改，事業(yè)單位在財務(wù)檔案管理工作中宜實行電子簽單制度，并制定完善的財務(wù)檔案管理責(zé)任制，控制好電子件的簽入、簽出和安全。同時各軟件還要具有較強的兼容性，在財務(wù)軟件升級后，財務(wù)數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)存儲的可續(xù)性和標(biāo)準性。財務(wù)部門需要針對各項財務(wù)數(shù)據(jù)和文件進行有效備份，及時對財務(wù)檔案信息進行收集，保證財務(wù)檔案的完整性。目前財務(wù)檔案多采用磁性介質(zhì)進行存儲，因此宜采取雙份備份的方式，并在不同位置進行存儲，這樣即使有突發(fā)事件發(fā)生，也能夠第一時間對財務(wù)數(shù)據(jù)進行復(fù)原。在財務(wù)檔案信息存儲過程中，需要定期對存儲介質(zhì)進行檢查，并遠離磁場，避免發(fā)生由磁性介質(zhì)損壞而導(dǎo)致財務(wù)檔案信息丟失問題的發(fā)生。

2.4 提高財務(wù)檔案信息安全意識 強化網(wǎng)絡(luò)實時監(jiān)管

在當(dāng)前事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化建設(shè)過程中，其安全風(fēng)險呈現(xiàn)出不斷增長的態(tài)勢。因此針對財務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)，需要強化安全防護和監(jiān)管。事業(yè)單位宜建立信息安全管理系統(tǒng)，明確管理員的權(quán)限，及時阻止可疑數(shù)據(jù)和操作。對于財務(wù)檔案管理，需要實時進行信息反饋和管控，消除不安全因素。同時還要強化財務(wù)檔案管理人員的安全意識，加大安全防范力度，盡可能的降低財務(wù)檔案信息發(fā)生泄露的概率，保證事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)安全、有序的運行。

3 結(jié)束語

在當(dāng)前新形勢下，事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化工作的有序發(fā)展，為事業(yè)單位財務(wù)檔案管理水平的提升及財務(wù)檔案的高效利用起到了積極的促進作用。在當(dāng)前事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化建設(shè)過程中還存在許多不足之處，因此事業(yè)單位還要結(jié)合自身的實際情況不斷對財務(wù)檔案信息化建設(shè)工作進行優(yōu)化，加快推進財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)，為事業(yè)單位各項工作的有序開展提供重要的信息支持。

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