大數據環境下檔案工作的創新與展望

謝濱鍵

摘 要：信息時代的高速發展，給傳統的檔案工作帶來了極大的沖擊和挑戰，檔案管理工作模式和管理方式發生了巨大改變。檔案管理工作者如何在信息化大潮中把握住機遇，利用大數據所帶來的變革，創新管理理論、創新服務模式、創新利用方式等，充分挖掘檔案信息資源的價值，更好的服務于社會。

關鍵詞：大數據;檔案數字化;信息資源;創新

1 引言

檔案作為一種特殊的信息資源，隨著社會和科技的不斷進步，在每一階段它都被賦予了不同的表現形式。進入信息、電子快速發展的時代，為了充分發揮檔案的利用價值，檔案信息化建設成為順應時代的必然趨勢。本文對當前大數據環境下檔案管理工作的開展進行了多視角、多維度、多層次的深入分析，提出相應的創新措施。

2 大數據環境下檔案工作的創新

在大數據時代，檔案管理工作發生了巨大變革。主要包括：檔案收集與歸檔范圍的變化，檔案整理工作的變化，檔案存儲工作的變化，檔案鑒定工作的變化和檔案數據庫的變化。這一系列的變化要求檔案工作者積極地變革和創新，變被動服務為主動服務、變“幕后”走向“前臺”、變“死檔案”為“活數據”。

2.1 創新服務模式

信息技術的廣泛應用使人們的思想觀念與生產生活方式大為改觀。不論何種行業，如果缺乏創新理念和思維，就無法適應時代發展的步伐。檔案管理工作應積極順應時代變革，不斷創新服務模式。在大數據環境下，檔案服務模式可以著眼于以下兩個方面的創新。

第一，建立一站式服務模式，承接服務型檔案建設的檔案服務供給的主導模式。它包括兩種主要形式，即檔案實體大廳一站式服務和虛擬檔案網站一站式服務。在檔案數字信息化尚未全部完成，因辦公場地有限，檔案管理機構不能夠將所有的業務全部集中辦理，進而導致了公共服務供給兩種狀態。而這一問題恰恰需要“互聯網和實體大廳服務”的新理念來解決。另外，網絡一站式并非完全優于實體一站式，網絡一站式發展也不是為了取代檔案實體一站式，兩者相互支撐，互為補充。

第二，從供給服務導向到需求服務導向，長期以來，檔案職業服務采取的是“供給服務導向”的發展模式，往往從自身業務供給的角度出發，有什么內容就提供什么樣的服務，用戶常常面臨著“提供的服務不需要，需要的服務找不到”的尷尬。隨著大數據環境的日益完善，用戶對檔案職業精品化、多元化、個性化的服務需求越來越強烈，如果繼續采取無所作為，那么檔案工作將失去未來發展機會而被邊緣化。因此檔案服務理念要實現從供給服務導向到需求服務導向的轉變，確立用戶在其服務體系中的主體地位，以用戶為中心，以需求為導向、利用大數據對用戶行為中的信息進行挖掘、尋找其隱性需求，實現資源密集型向服務主導型的轉變。

2.2 創新利用方式

筆者在大型國企從事檔案管理工作數十年，經歷了檔案從手工操作到檔案信息化建設的過程。雖然目前檔案信息平臺已基本在檔案機構內部普及，但企業職工對檔案信息平臺意識淡薄，基本還是通過到檔案機構借閱實物文檔，并沒有充分利用檔案信息平臺進行線上查閱利用。

因此，轉變檔案利用方式，建立檔案機構內部以及對外公開的檔案信息平臺，通過信息平臺線上利用方式，為查閱人提供信息共享、信息查詢、資料下載等服務。同時建立完善的多功能檢索體系，例如智能檢索、高級檢索、卡片檢索、樹型檢索、全文檢索等檢索方式，滿足利用者檢索信息快、準而全的要求，是檔案工作突破“自我完善”、“自娛自樂”局面的切入點。

2.3 創新檔案信息的整合與共享

建立并完善方便用戶利用的檔案體系，實現資源共享是大數據環境下檔案信息化發展的必然趨勢。從我國檔案資源建設的實際情況，無論是傳統載體形式的檔案還是數字化后的檔案資源，都分布在各級各類檔案館室，處于比較分散的狀態。大數據時代，碎片化信息充斥著社會的每個角落，但數據只有通過整合與共享才能發揮其應有的價值。

因此擴展數字資源整合范圍、增強數據資源組織方法的兼容性和擴展性、堅持用戶需求原則，才能將數字檔案信息資源整合與服務逐步與社會信息資源體系相融合，才能達成共建共享，充分發揮信息化建設的最大成效。

2.4 創新思維模式---從因果關系到相互關系

傳統檔案業務工作服務思維都是逆向思維模式：出現問題—分析問題—找出因果關系—解決方案，從而實現問題求解。

大數據時代最大的轉變是，放棄對因果關系的渴求，而關注相互關系，只需知道“是什么”，而不需要知道“為什么”，也就是從追尋“因果”走向審視“相關性”。這一轉變將使我們以一種嶄新的視角去理解檔案職業的新定位，正向思維模式：收集數據—量化分析—找出關系—優化方案。

這種相互關系的運用，一方面使得數據內在關聯得到深入挖掘，促進資源的集成創新，從而實現檔案數據資源的增值開發，另一方面使檔案工作“捕捉現在，預測未來”成為可能，通過開展跟蹤服務、知識關聯服務從而提升個性化服務的水平。

2.5 培養創新型檔案人才

云計算、大數據和人工智能等現代信息技術，已廣泛應用于檔案工作中。科技帶來高效便捷的同時，對檔案管理者的專業性、復合性和創新性也提出了更高的要求。

在檔案信息化和檔案資源觀的視閾下，如果把計算機及其相關技術歸并為信息專業，把檔案資源產生和來源行業或領域歸于主體專業，那么能夠適應檔案時代特點和發展趨勢的檔案專業技術人才，就是檔案專業、主體專業和信息專業的復合型人才。因此，提高專業素養和綜合素質，以適應信息化時代的復合型多層次的智力化專業技能，是檔案人才培養的迫切任務。

3 結語

大數據環境下，隨著公眾對政府數據及公共數據開放需求的不斷深入，給傳統的檔案工作帶來了巨大的沖擊和挑戰，檔案管理者要認清形勢、找準定位、迎接挑戰，根據各自單位信息化現狀和所處階段，明確任務，循序漸進地推動檔案信息化建設。檔案管理人員應從創新思維、人文素養、專業技能、團隊精神等方面，以自我提升應對大數據環境下的職業需求之變，以創新服務應對角色之變，以研究探索應對形勢之變。

參考文獻

[1]邁爾-舍恩伯格，庫克耶著，周濤譯.大數據時代——生活、工作與思維的大變革[M].杭州：浙江人民出版社，2013.

[2]涂子沛.大數據：正在到來的數據革命，以及它如何改變政府、商業與我們的生活[M].桂林：廣西師范大學出版社，2012.

[3]Bill Franks著，黃海譯.駕馭大數據[M].北京：人民郵電出版社，2013.

[4]薛四新.新技術環境下檔案從業人員技能探析[J].檔案學通訊，2018（6）.