電子檔案的安全與管理分析

胡樂琴

摘 要：電子化是檔案管理必然的發展趨勢，但同時電子檔案也對檔案管理工作提出更高要求，尤其在資料安全方面。本文總結電子檔案管理中常見的安全風險，給出電子檔案安全管理的具體對策，促進檔案管理能力升級，為相關單位檔案管理工作的開展提供理論參考。

關鍵詞：電子檔案;檔案管理;安全管理

電子檔單誕生于網絡技術、數字化技術高度發達的歷史背景下，其與傳統紙質檔案相互補充，成為企事業單位記錄發展信息的重要方式。電子檔案在國內的流行時間還不長，不少單位剛剛構建起電子檔案管理體系，在管理方式、安全保障措施等方面還存在諸多不足，因此有必要對電子檔案安全管理措施作分析總結。

1 電子檔案中的安全風險

1.1 辦公系統風險

電子檔案管理工作開展于計算機系統當中，電子檔案中信息呈現形式非常多樣，包括圖像、視頻、文本等，對現有計算機辦公系統性能提出較高要求。目前，不少單位電子檔案管理系統與原有的辦公系統獨立設置，兩系統間兼容性不強，導致數據轉換困難，無法順利開展電子檔案收集歸檔。另外，計算機系統本身也會給電子檔案管理帶來一定安全威脅，主要是由于計算機的軟硬件系統非常脆弱。例如，計算機硬件系統在使用過程中，設備物理損傷逐漸累積，導致其運營穩定性降低，若突發設備故障，則可能導致檔案管理系統內的資料、數據丟失。因此各級單位在建設電子檔案管理系統時，通常需要對其現有的計算及辦公環境做同步優化。

1.2 存儲介質風險

存儲介質是傳統紙質檔案與電子檔案的最顯著差別，電子檔案的存儲介質為計算機內存、硬盤以及光盤、U盤等移動存儲設備。這類存儲介質兼容多種信息格式，在存儲過程中信息的導入、刪除、編輯等也非常方便，在使用過程中，不會對檔案本身造成破壞。然而硬盤、光盤等存儲介質也具備明顯的不足，即易因外部環境影響而發生損壞，若檔案存儲過程中存儲介質發生受潮、進灰、輻射或受到機械破壞，其中存儲的檔案則無法被讀取[1]。即便在正常狀況下，光盤等設備的使用壽命也不超過5年，帶來檔案信息破壞風險。

1.3 網絡安全風險

電子檔案不光是一種先進的檔案管理方式，其能夠借助各類網絡技術、數字技術，最大限度開發檔案信息的資源價值，使其能夠被用于日常工作當中，作為數據基礎、理論資料而出現。電子檔案的資源化應用以信息共享為基礎，因此就涉及網絡環境溫度接入，導致電子檔案安全受到網絡本身帶有安全風險的威脅。相較于辦公系統風險、存儲介質風險等，網絡安全風險導致電子檔案數據丟失、破壞帶有極高的故意性，給相關單位帶來的資源損失也更大。例如，電子檔案管理系統遭遇黑客攻擊，導致單位內部資料被不法分子竊取、倒賣。

1.4 人員操作風險

電子檔案管理借助各類軟件、系統、技術開展檔案信息采集、統計、編輯等操作，對檔案管理人員的技術水平、工作細致程度提出嚴格要求。現有檔案管理人員雖然具備豐富的檔案管理經驗，但因缺少相應的工作背景，其往往對電子化管理技術的掌握程度不足，在計算機操作過程中易發生失誤問題，一旦操作不當即有可能導致系統中檔案資料被刪除，引發電子檔案安全風險。

2 電子檔案安全管理措施

2.1 做好電子檔案歸檔工作

電子檔案歸檔難問題的解決，除了要結合各單位實際發展情況及發展規劃，對計算機系統及辦公系統進行升級外，同時進一步提高電子檔案歸檔質量。給出以下電子檔案歸檔高效工作方法：

1）結合檔案類別，準確劃定資料收集范圍。對于重要檔案資料，其修改、辦理過程及最終的定稿資料均應轉換為電子檔案形式予以采集;檔案定稿后，與原始紙質檔案做對比檢驗，確保信息無誤且完整后，可進行保存;檔案管理過程產生的中間文件、流轉文件，應及時進行臨時存儲，避免發生文件丟失;文本類檔案歸檔過程中，相應的存儲格式及處理軟件也應進行保存;若歸檔過程文字、視頻、圖像等文件的格式無法順利轉換，可從應用市場選取性能優良的格式轉換軟件，將文件轉換為統一且兼容的格式進行收集[2]。

2）開展價值評估，將具備保存價值的文件提交至檔案管理部門。電子檔案歸檔即將有價值檔案文件統一提交至檔案管理部門做統一管理的過程，所提交的文件，其格式、讀取軟件等均應符合電子檔案歸檔的要求。將采集到的電子文件值作為歸檔數據集，再依照既定時間范圍進行提交，歸檔后，檔案的著錄信息及存儲地址被自動保存到檔案管理系統數據庫中。檔案管理部門人員對歸檔文件進行查驗，審查通過后，進行數據資料的統一整理，編制檔案門類目錄，以方便后期檔案調取、查閱。

3）加強電子檔案歸檔的同時繼續做好紙質檔案歸檔工作，形成兩套內容一致、形式不同的平行檔案。電子檔案與傳統紙質檔案之間并不是相互替代的關系，而需要相互補充，形成檔案管理雙保險，保證檔案資料安全存儲至指定年限。

2.2 優化檔案存儲介質選擇

相關單位在選擇電子檔案存儲介質時，應重點考察介質的使用壽命及資料存儲性能，選擇數據傳輸速率高且能夠被長期穩定使用的離線存儲設備。目前，本單位電子檔案存儲介質使用藍光光盤，該光盤對于大體量數據的長期安全存儲非常適用。藍光光盤檔案資料寫入具有不可逆性，完成資料寫入后便無法再次修改，可有效規避檔案資料被惡意篡改的風險。另外，藍光光盤的有效使用壽命在50年左右，造價低廉、抗干擾能力強，因此建議檔案資料信息體量較大的單位優先選用該類型存儲介質。

電子檔案存儲過程中，需對存儲介質做妥善保管，最佳存儲環境的溫度應控制在17～20℃，相對濕度應控制在35%～45%。若使用單片存儲介質，還應注意抗電磁干擾、抗粉塵干擾，將其存放在專門的存儲盒中，避免直接接觸介質。電子檔案管理過程中，定期查看存儲介質狀態，進行內容讀取實驗，確保其處于可用狀態。

2.3 完善檔案安全管理系統

在網絡環境安全風險預防上，主要工具為防火墻和殺毒軟件。相關單位可聘請專門的網絡安全技術人員，對電子檔案管理系統的安全防護體系進行完善。安裝高性能的防火墻，定期進行病毒查殺，避免不法分子利用網絡渠道盜取、破壞電子檔案。同時對電子檔案資料做加密處理，確保資料在傳輸過程的安全性。例如，用戶產生瀏覽或下載動作后，服務器對相應PDF文件做加密處理，然后再傳輸至瀏覽器[3]。瀏覽器對用戶訪問權限進行判斷，啟用其權限范圍內的操作功能。電子檔案加密使得檔案資料的傳輸可點對點進行，防止被復制或拷貝，確保檔案資料使用安全。

3 結論

針對電子檔案管理中存在的辦公系統、存儲介質、網絡安全及人員操作風險，可通過做好電子檔案歸檔工作、優化檔案存儲介質選擇、完善檔案安全管理系統、加快檔案管理團隊建設等措施進行有效預防。逐漸提高電子檔案安全管理能力，進而實現檔案資源化利用。

參考文獻

[1]溫玉霞.淺談基層單位電子檔案安全工作[J].蘭臺內外，2020（12）：30-31.

[2]李洋.談電子檔案的安全管理[J].科技經濟導刊，2020，28（07）：232.

[3]隋凌云.電子檔案安全管理探究[J].蘭臺內外，2019（36）：17.