招投標檔案管理電子化探究

劉莎

摘 要：隨著信息化的發(fā)展，電子技術(shù)已逐漸融入社會發(fā)展各個方面，為進一步規(guī)范管理我國基礎(chǔ)設(shè)施工程項目建設(shè)，將電子技術(shù)與項目建設(shè)的各個階段有機結(jié)合起來，有效提高招投標工作的效率，建立健全招投標檔案管理制度，提升招投標檔案的實用性，電子化管理招投標檔案工作勢在必行。

關(guān)鍵詞：招投標;檔案;管理;電子化

近年來，我國為進一步加強項目建設(shè)管理，規(guī)范項目建設(shè)流程，以達到公開、公平、公正、信用、擇優(yōu)的原則，積極主動接受行政監(jiān)督部門和社會公眾對項目過程實施監(jiān)督。面對科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)實社會，針對項目招投標的業(yè)主單位在開展項目招投標的過程中對整個流程的規(guī)范化管理需求，需要自身嚴格對招標文件進行電子化歸檔管理。

1 招投標檔案實現(xiàn)電子化管理的必要性研究

傳統(tǒng)的招投標檔案工作受限于傳統(tǒng)的招投標工作流程影響，在招投標過程中產(chǎn)生的以紙質(zhì)文件為主的檔案管理，包括收集、歸檔、立卷等都是以原始單一的方式開展的系統(tǒng)工作。在這樣的檔案管理中對人力、財力和物力的投入需求是巨大的，然而卻只能實現(xiàn)對當中產(chǎn)生的紙質(zhì)文檔進行收集整理，后期使用率不高，檔案管理成效不佳。而絕大多數(shù)招投標檔案的收集、歸檔主要是為后期工程建設(shè)而選擇信用、優(yōu)質(zhì)的施工主體提供合規(guī)合法的依據(jù)，也為保障工程建設(shè)質(zhì)量提供責任支撐，實現(xiàn)施工方主體責任的前提是保證施工方的合法性，而施工方的合法性必須通過招投標的完成來確定，也需要通過招投標檔案的管理來佐證。實施招投標檔案電子化管理是為保障施工方的合法性鑒定提供強有力的保證。

隨著招投標工作的全區(qū)域覆蓋，招標面更廣，為突破地域和時空限制，降低招投標成本投入，充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”、云平臺等信息技術(shù)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)招標公告、遠程投標簽到、交流及開標，通過異地評標和自動評審等招投標流程，最終達到招投標全過程電子化網(wǎng)上留痕。在全新的招投標運作模式下，對招投標檔案實行電子化管理是非常有必要的，既對招投標檔案管理的全流程進行細節(jié)監(jiān)管，也為后期的項目建設(shè)監(jiān)督檢查查證提供全方位線索依據(jù)，提高招投標檔案的使用率。

2 分析招投標檔案實行電子化管理中存在的問題

2.1 招投標檔案實行電子化管理未形成成熟的體制機制

由于我國的招投標檔案電子化管理是近幾年隨著信息化發(fā)展需求而提出的，政府沒有制定系統(tǒng)的針對招投標檔案電子化管理方面的法律法規(guī)，而是邊緣化的對招投標檔案電子化管理進行描述。比如說在《電子招標投標辦法》中只是簡要提出作為電子招標投標交易平臺需具備電子歸檔功能并進行電子歸檔備份的要求，并在附件《電子招標投標系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》中對招投標系統(tǒng)提出需滿足電子存檔和歸檔等功能的規(guī)定，而非對招投標檔案電子化管理進行詳細的要求和描述。可見，我國在針對招投標檔案管理實現(xiàn)電子化的問題上還處在前期探索階段，而沒有一個支撐和保障相關(guān)工作的法規(guī)性文件，導(dǎo)致招投標檔案電子化管理因沒有的規(guī)范性和權(quán)威性要求而失去其開展該項工作的實際意義。

2.2 無法滿足招投標檔案實行電子化管理的需求

招投標檔案的收集主要集中于項目招投標的各個階段，而在開展招投標工作中，由于工作人員更重視目標達成，而輕視對過程的管理，自然對檔案收集也只是形式化、流程式開展工作，展現(xiàn)出對招投標電子檔案的收集重視力度不夠的問題。加之電子檔案的收集、整理需要較高的科技網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保障，對信息技術(shù)設(shè)備有較強的依賴性，同時也需要工作人員轉(zhuǎn)變觀念，拓展自身關(guān)于網(wǎng)絡(luò)知識、系統(tǒng)操作流程等相關(guān)知識儲備，著力提升自身關(guān)于電子化檔案管理的業(yè)務(wù)能力，積極主動的學(xué)習(xí)新的檔案管理技能。

2.3 招投標檔案實行電子化管理的設(shè)施設(shè)備落后

傳統(tǒng)的招投標檔案基本由投標公司和招標業(yè)主單位出于對自身企業(yè)管理需要而獨自采取人工收集保存紙質(zhì)文件的方式進行歸檔。而當今隨著電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)，項目招投標方式發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變，電子一體化交易平臺逐步建設(shè)完成，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)互聯(lián)互通和信息共享已不再是展望，招投標工作中產(chǎn)生的大量檔案信息也可以充分運用相關(guān)技術(shù)而實現(xiàn)全方位、規(guī)范化的電子管理，這當中需要政府在檔案管理中認識到檔案管理載體已由以前的實物慢慢變成了新的多媒體設(shè)備，包括電腦、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、APP、云儲存和硬盤等設(shè)備，而這些設(shè)備的更新?lián)Q代由于涉及資產(chǎn)及財務(wù)投入，無論是政府或是企業(yè)都需要考慮財務(wù)投入因素及設(shè)備更新?lián)Q代較快等因素而一步一步實施。因此在招投標檔案管理方面配備的設(shè)施設(shè)備更新速度趕不上信息化發(fā)展需求，也是導(dǎo)致招投標檔案實現(xiàn)電子化管理滯后的一個重要因素。

3 招投標檔案實行電子化管理的具體舉措

電子化檔案管理具有儲存量大、查詢方便、管理規(guī)范等特點，已經(jīng)廣泛運用于各個領(lǐng)域，尤其在招投標檔案管理中實行電子化管理模式對招投標的全過程實施監(jiān)督管理具有一定的意義。招投標檔案實行電子化管理是時代發(fā)展趨勢下對檔案管理的必然要求，需要我們站在做好項目招投標工作的全局中進行檔案管理改革，為項目招投標提供基礎(chǔ)性、安全性保障，這就需要我們采取一些切實可行的措施完善對招投標檔案的電子化管理：

3.1 建立健全招投標檔案實行電子化管理的規(guī)章制度

在法律法規(guī)未針對這方面作出詳細規(guī)定的現(xiàn)實情況下，從對自身責任義務(wù)的界定和維護出發(fā)，企業(yè)和業(yè)主單位需要制定關(guān)于招投標檔案實行電子化管理的規(guī)章制度，做好對招投標檔案實行電子化管理的詳細規(guī)定，為招投標及其檔案管理提供依據(jù)，并規(guī)范對電子檔案的收集、管理及使用的全部流程。使招投標檔案的管理在績效管理制度下全力運行，以實現(xiàn)其真正的價值意義。

3.2 加強對招投標業(yè)務(wù)人員的電子檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)

目前我們很多業(yè)主單位、投標企業(yè)及招投標代理公司在檔案實行電子化管理方面重視不到位，業(yè)務(wù)能力不強、專業(yè)性低，不會專門設(shè)置檔案管理專職崗位來實施招投標檔案電子化管理，導(dǎo)致招投標檔案實行電子化管理制度虛化，而這些單位也是真正需要實行檔案管理改革，積極主動接受監(jiān)督的單位。因此加大投入對相關(guān)專業(yè)人才培養(yǎng)是勢在必行的。可通過舉辦招投標檔案電子化管理專題業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，實施獎勵機制以激勵業(yè)務(wù)人員按照規(guī)范開展招投標檔案電子化管理以及加強業(yè)務(wù)人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)的提高等措施加強人力保障。

3.3 配備先進的電子化檔案管理設(shè)施設(shè)備

巧婦難為無米之炊，技術(shù)再好的業(yè)務(wù)人員在設(shè)施配備不齊的情況下也無法開展招投標檔案電子化管理工作。因此做好設(shè)施設(shè)備配備是做好招投標檔案電子化管理的基礎(chǔ)。而且由于信息設(shè)備是成系統(tǒng)一體化的，缺一不可，有了硬件，缺少軟件也是不能正常開展工作的。因此在設(shè)備配備時就應(yīng)充分考慮工作需求，檔案整理時才會不留問題，網(wǎng)絡(luò)鏈接、電腦、移動硬盤、系統(tǒng)開發(fā)等設(shè)備都是不可或缺的。因此，檔案管理電子設(shè)備的配備工作是務(wù)必要做好的基礎(chǔ)性工作。

4 結(jié)束語

招投標檔案實現(xiàn)電子化管理是從提高檔案使用效率、保障檔案安全性和規(guī)范檔案管理流程出發(fā)而采取的適應(yīng)現(xiàn)代信息發(fā)展的檔案管理機制，是值得項目招投標所涉企業(yè)及單位實施推廣的檔案管理先進模式，但由于其現(xiàn)階段受制于眾多因素的影響，管理制度相對滯后，需要我們不斷探索，尋求解決問題的方式。相信在不久的將來，電子技術(shù)在檔案管理中的運用會越來越深入，對招投標檔案的管理成效也會越來越大。

參考文獻

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